La capacitación no debe ser un proceso casual; para ser eficaz se debe planear y sistematizar. Muchas organizaciones han aplicado durante años con eficacia un programa de capacitación relativamente sencillo en cuatro pasos: la llamada capacitación de tarea.
Preparación
La preparación debe ser tanto física como psicológica. Todos los equipos e instalaciones físicos que son necesarios para la capacitación deben estar en el lugar antes de que ésta inicie. Si se quiere enseñar a alguien a manejar una computadora, debe disponerse de una computadora, el software, un manual, los datos y todo el material necesario para mostrar cómo usar la computadora. Después de comenzar, no es bueno interrumpir a cada rato para buscar los elementos que se necesiten.
Respecto a la parte psicológica del proceso, usted debe explicar, antes de que comience la capacitación, qué se enseñará, por qué, y cómo encaja en el esquema general. Cuando una persona ve el panorama completo, no solamente su parte pequeña, aprende con más rapidez y entiende con mayor claridad, y es más seguro que recuerde lo que se le ha enseñado.
Presentación
Ya no es posible decirle a un educando: “Limítate a observarme y haz lo que yo haga.” El trabajo de hoy es demasiado complicado para aprenderlo por simple observación. Los siguientes cuatro pasos lo guiarán a mostrarle a alguien cómo hacer una tarea:
Describa lo que se va a hacer.
Demuéstrelo paso a paso. Conforme lo muestra, explique cada paso y diga por qué es necesario (por ejemplo, “Observe que anoté el número de pedido en la esquina superior derecha del formulario, esto permitirá localizarlo más fácil”).
Haga que los alumnos pongan en práctica la labor y le expliquen el método y razón de cada paso.
Si el trabajo no se hace a su satisfacción, repítalo completo o el paso que sea necesario; si está bien, refuércelo con reconocimiento o comentarios positivos.
Desempeño
Cuando esté satisfecho de cómo el educando efectuó determinada tarea, permítale llevarla a cabo; los alumnos necesitan una oportunidad de poner en práctica lo que han aprendido. Es probable que se cometan algunos errores, pero eso es de esperarse. De vez en cuando, verifique cómo se pone en práctica lo aprendido y haga las correcciones necesarias.
Seguimiento
El seguimiento es importante debido a que los alumnos tienden a cambiar lo que se les ha enseñado. Los descuidados se saltarán algunos pasos de un procedimiento y provocarán errores o complicaciones. Los inteligentes quizá apliquen cambios porque ellos consideran que mejoran lo que se les enseñó.
Aun cuando debe alentar a los miembros del equipo a que encuentren formas más eficaces de hacer su trabajo, prevéngalos de no hacer cambios hasta que los hayan analizado con usted; por lo general ellos no visualizan todas las posibles consecuencias de los cambios que proponen.
Programe reuniones de seguimiento de una nueva tarea tres o cuatro semanas después del paso de presentación. En ese momento, revise con su compañero lo que ha hecho, y si se han realizado cambios sin querer o queriendo, trate de que se retome el camino correcto.