El concepto de eficiencia y eficacia está ligado a otros conceptos que tienen aceptación en todo pensamiento administrativo y económico con-temporáneo. Se le vincula a denominaciones tales como: racionalidad, rentabilidad, productividad, desarrollo, etc.’ En la teoría administrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa.
Sin embargo, al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y sólo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto, se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
En nuestro caso concreto se tratará la técnica de «auditoría administrativa», para llevar a cabo un examen y una evaluación sistemáticos e integrales de los problemas administrativos, sus causas y las posibles soluciones` Por tanto, en lo sucesivo nuestro propósito será el de plantear una estructura teórica para la auditoría administrativa, que tanta falta hace en el quehacer de nuestra profesión, y se analizarán otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teoría.
Significado de «auditoría administrativa»
En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. Así ha ocurrido específicamente con la auditoría: la extensión de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva área de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera, al término «auditoría» se ha adicionado la palabra «administrativa«, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional) .
El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la expresión auditoría administrativa (Management Audit) a tareas que se realizan para la evaluación de la gestión administrativa de ciertos organismos. Por otra parte, en algunas reuniones nacionales e internacionales especializadas2 se ha empleado con frecuencia el término.
El presente trabajo es producto de varios años de actuación profesional desarrollada paralelamente con investigaciones sobre el tema; es un intento de esquematizar el estado actual de la teoría de la auditoría administrativa con el fin de indicar vías a través de las cuales, en nuestra opinión, podría lograrse un principio de solución a las dificultades planteadas en la práctica. Con el propósito de que tenga sentido una teoría sobre auditoría administrativa es necesario presentar una clara definición del término. La expresión se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados.
Al respecto, los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson3 nos dicen: «Los consultores administrativos han aludido a la auditoría administrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el propósito de definir y explicar áreas-problema». Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditorías internas o auditorías operativas denominándolas en ocasiones «auditorías administrativas».4 El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría (funcional, procesal o analítica) se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoría administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes. A continuación se presentan las definiciones sobre auditoría administrativa expresadas por algunos autores.
William P. Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o de cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.
E. Hefferon
Es el arte de evaluar independientemente las políticas, planes, procedimientos, controles y prácticas de una entidad, con el objeto de localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones para el logro de esas mejoras.
Chapman y Alonso
Es una función técnica, realizada por un experto en la materia, que consiste en la aplicación de diversos procedimientos, encaminados a permitirle emitir un juicio técnico.
Fernández Arena J. A
Es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución. En este contexto, la auditoría administrativa se halla más en el carácter de una auditoría de la dirección superior. En consecuencia, se percibe a la auditoría administrativa en el campo de auditorías independientes de la administración; se usan términos que tienen la intención de connotar el contexto de atestiguación de la auditoría administrativa. Atestiguación se define como aquel proceso por el cual se atribuye credibilidad a las aclaraciones y exposiciones de una parte a otra mediante la acción de una tercera: el atestiguador.
El autor E. Salomon ha colocado la función de atestiguación sobre una base firme al expresar lo siguiente: «La atestiguación como tal, posee un sentido social. . . porque tiene una utilidad fundamental». Esta idea sobre utilidad de la atestiguación, surge del complejo medio ambiente económico que genera requisitos de información respecto a las operaciones de un organismo. Tal información la requieren diversas personas, tanto internas como externas, a una organización determinada, con el propósito de tomar decisiones bien informadas con respecto a tal organismo.
Cabe aclarar que no en todos los casos existe claridad respecto a la auditoría administrativa; ésta, como herramienta de control y evaluación, comenzó a difundirse en nuestro medio hace algunos años y ya se advierten algunos indicios de aplicación integral. Sin embargo, la terminología utilizada procede de la lengua inglesa y no existe uniformidad en la traducción de algunos términos, el alcance no se halla estrictamente delimitado y, además, en algunas reuniones internacionales especializadas se ha empleado dicha terminología sin definir adecuadamente el concepto. La mayoría de los trabajos en inglés no distinguen entre auditoría gerencial (management auditing) y auditoría operativa (operational auditing), se utilizan ambas expresiones como sinónimos. Sin embargo, ya hemos analizado contribuciones destacadas, donde las denominaciones sí responden a en-foques y concepciones aplicadas a nuestro medio.
En resumen, el aditamento «administrativa» a la palabra auditoría que, aun con los problemas conocidos, cuenta con la aceptación general dentro del ambiente profesional, ha traído como resultado un concepto anfibológico, fuente de discusiones y confusiones tanto para los versados como para los neófitos en el tema.
Necesidad de la auditoría administrativa
En las dos últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá gran demanda de información respecto al desempeño de los organismos sociales. La auditoría tradicional (financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continúa siendo, de gran significado y valor para nuestras comunidades industrial, comercial y de servicio, a fin de mantener la confianza en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. Además de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar también los medios de que se vale la dirección superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica), la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:
- la calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoría administrativa funcional, procesal),
- la calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoría analítica), y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos, información, métodos de control, etc.
Los organismos sociales en general, sean industriales, comerciales o de servicios, grandes, medianos o pequeños, pertenezcan al sector público o al privado, se encuentran en distintas ocasiones a lo largo de su vida, con la necesidad de examinar su situación. Los directores saben que constantemente hay que adaptarse a nuevas situaciones que les impone la realidad. Y no son sólo los periodos de crisis sino también los de éxito, los que originan cambios a los que necesariamente hay que adaptarse.
Muchas veces se hace no sólo necesario sino imprescindible analizar detalladamente los problemas y las causas que están dificultando el desarrollo operativo de la empresa. Posiblemente habrá necesidad de redefinir objetivos y planes, políticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos, ya que la organización debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.
La empresa puede encontrarse por diversas causas frente a situaciones delicadas. Una gestión deficiente o condiciones externas muy desfavorables pueden situarla en una posición difícil; si todavía hay tiempo de detectar las principales causas de los problemas, encontrar soluciones e implantarlas, se puede llevar a cabo una auditoría administrativa del medio ambiente, que abarca aspectos como mercados, competencia, calidad de la función social, etc. En los casos anteriormente citados, es conveniente examinar y evaluar los problemas, detectar sus causas, valorar la importancia de cada uno y llegar a proponer recomendaciones adecuadas.
En cada tipo de auditoría administrativa (funcional, analítica o del medio ambiente) y según sea quien la aplique, habrá una metodología por seguir, también podrán variar el alcance y la profundidad del examen, que dependerán básicamente del objetivo de la auditoría. Pero en todos los casos se trata de llevar a cabo un análisis sistemático e integral de los problemas, sus causas y soluciones. Si consideramos a los organismos sociales como entes dinámicos, con sus problemas de crecimiento y adaptación al medio ambiente, comprenderemos entonces por qué a ese examen y evaluación se le denomina auditoría administrativa. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.
Marco general de la auditoría administrativa
El autor J. C. Burton dice: «Aun cuando ya se ha escrito sobre auditoría administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoría». Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.
2. Establecer normas de desempeño.
3. Elaborar informes sobre auditoría administrativa.
4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.
A continuación profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administración.
1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.
Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la función social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes podrían obtener de una auditoría resultados levemente distintos; pero la variación no debe exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado profesional.
La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. La auditoría administrativa es constructiva. La perspectiva actual de la administración está orientada básicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a la administración del presente, debe tomarse en cuenta implícitamente el futuro. De esta manera, lo que el auditor administrativo debe hacer, es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro. Esto implica una auditoría de procedimientos, que constituye con toda claridad una porción de la auditoría administrativa. Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente, ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. Por lo tanto, la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente, y en la evaluación de los mismos.
La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. Una información que realmente trasmita los hechos esenciales, es la culminación del trabajo del auditor. Sin embargo, en ocasiones ocurre que el auditor sólo obtiene un éxito relativo, no porque no conozca todos los datos sino porque no dedicó el tiempo necesario ni puso todos los medios para trasmitir esos datos a la dirección superior.
Parte importante de la responsabilidad que tiene el auditor, es trasmitir de una manera eficaz la información que ha obtenido en sus investigaciones y que tiene que ver directamente con los problemas de la administración. El texto de un informe debe ser interesante, trasmitir el mensaje de una manera objetiva y fácil de entender, y debe presentarse a la mayor brevedad posible para que la dirección pueda actuar con oportunidad. Un informe bien concebido estimula la acción e influye bastante en la decisión que se tome.
2. Establecer normas de desempeño.
Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.
Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo, por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido. Un primer paso para la creación de medidas de control podría consistir en identificar los diversos f actores de control administrativo dentro de la empresa.
Dentro de los seis factores internos, pueden identificarse varios procedimientos que son de gran utilidad para mejorar la calidad de la administración y la calidad de los procesos mediante los cuales se opera .El último factor (externo) ayuda a controlar la calidad de las relaciones del organismo con el medio ambiente social, económico y político en el cual opera la empresa.
Por tanto se podrán ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo.
3. Elaborar informes de auditoría administrativa.
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar los aspectos siguientes:
Planeación del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:
- ¿Quién lo va a leer?
- ¿Qué uso va a tener?
Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:
a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:
- Portada
- Carta de presentación
- Prefacio
- Sumario
b) Informe (contenido principal)
En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:
- Deficiencias de las áreas funcionales.
- Deficiencias de la administración general.
- Apreciación de la empresa.
- Conclusiones y recomendaciones.
c) Material complementario.
En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos más comunes están los siguientes:
- Gráficas
- Cuadros
- Formas
- Diagramas de flujo
- Cuestionarios
- Hojas de trabajo
- Hojas de datos (entrevistas)
- Programas de trabajo
El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado. El autor W. P. Leonard plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas:
¿Se exponen todos los hechos de importancia?
¿Está redactado el informe con claridad?
¿Las recomendaciones son oportunas, fáciles de realizar, convenientes para la dirección v el éxito de la empresa?
¿Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y útil para la dirección?
Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podrá estar seguro de que el informe, tal como está concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan.
Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:
- Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.
- Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.
- Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.
4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.
Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo.
En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.
En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se re-quieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina «procedimientos de auditoría».
Los procedimientos de auditoría se definen como: «Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación». Naturaleza de los procedimientos de auditoría. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rígidos para llevar a cabo un examen y una evaluación de tipo administrativo. Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.
Procedimientos de auditoría de aplicación general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.
La aplicación de una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos siguientes:
TECNICAS DE INVESTIGACION
1. Investigación documental (de hechos y registros)
2. Observación directa
CUESTIONARIOS
1. Cuestionario general
2. Cuestionario por áreas funcionales
3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo
4. Cuestionario de análisis de procedimientos
5. Cuestionario de análisis del sistema de información
6. Cuestionario de análisis de formas
7. Hoja de análisis
8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)
ENTREVISTAS
1. Entrevistas a funcionarios y gerentes
2. Entrevistas a jefes de departamento
3. Entrevistas a personal operativo