Estrategias y ciclo de vida de la negociación

Estrategias en el proceso negociador

Las estrategias son las orientaciones básicas y generales de los negociadores mientras que las tácticas son acciones o conjuntos de acciones más concretas que se dan a lo largo del proceso negociador encaminadas a conseguir los objetivos.

La estrategia, en la negociación, se refiere al análisis que nos permite predecir las acciones y reglas de respuesta ante una situación determinada. En el proceso negociador, cualquier situación estratégica pone de manifiesto una característica básica cuando establece que el mejor resultado de la negociación no depende de las decisiones o elecciones propias, sino que también depende de las elecciones y decisiones de otra parte. La cual persigue un objetivo propio que no depende de sí misma, sino de su contrincante.

Conviene observar, que cuando se habla de formas de resolución de conflictos, hay que diferenciar entre quienes no saben negociar adoptando estilos extremos por una tendencia personal, y quienes lo hacen de forma consciente en determinados momentos puntuales del diálogo como parte de una estrategia.

Al definir la estrategia, se aconseja establecer unos límites para todas las variables que se van a negociar y no modificarlos durante el desarrollo de la negociación. Estos límites son:

1. Limite de Partida: Es el punto que marcara las sucesivas concesiones que se van haciendo durante todo el proceso, por lo que no conviene situarlo demasiado cerca de los objetivos reales.
2. Zona de Objetivos: Establece las márgenes entre los que se espera cerrar el acuerdo, para ello se analizaran las necesidades, intereses y deseos propios.
3. Límite de Ruptura: Determina cuando es el momento más idóneo para cerrar el acuerdo, ya que sobrepasarlo es más perjudicial que romper la negociación. El análisis de las consecuencias de la ruptura de la negociación es la forma de comprender hasta donde puedes llegar.

Estrategias más habituales

La elaboración y elección de las estrategias se realiza con gran desconocimiento de la otra parte, por lo que solo en el encuentro de los negociadores se puede comprobar la efectividad de la misma y si es necesario revisarla. Las formas más habituales de afrontar una negociación son:

• Imposición: Es la posición de ganar a toda costa, es decir, de competir. Es incompatible con la negociación. No obstante hay una postura de presión o de puesta en guardia que puede servir en un momento dado para hacer ver la otra parte las consecuencias de no llegar a un acuerdo. Es válida cuando se utiliza apelando a la razón, nunca como amenaza.
• Acomodación: Es una postura, totalmente contraria a la imposición, que supone dar prioridad a los intereses de la otra parte buscando con ella una ventaja en el futuro.
• Evitación: Puede ser una salida válida para dejar de lado un aspecto de la negociación que no interesa cerrar o abordar en este momento.
• Compromiso: Es un estilo que tiene en cuenta a todas las partes y puede ser utilizado para resolver conflictos simples. Por ejemplo, en un regateo de precios las dos partes ceden para llegar a un punto intermedio.
• Colaboración: Junto con el compromiso son los estilos que deben prevalecer en todo el proceso negociador, pues tiene en cuenta a las partes. Esta postura se basa en necesidades y no en demandas. Su utilización se realiza en los conflictos difíciles, ayuda a buscar soluciones creativas entre las dos partes.

Hay cuatro estrategias posibles que pueden utilizar los negociadores, en función del interés por los propios resultados y por los resultados del otro. En ocasiones se presentan mezcladas, sobre las tácticas especificas de cada estrategia.

ESTRATEGIAS POSIBLES

Ciclo de vida de la negociación tecnológica

Especificaciones de requisitos

La Negociación de Tecnología, podría describirse como el proceso que transcurre entre un conjunto de fases que permiten, en cada una de ellas se garantiza, la recopilación de información, la diseminación de la misma, la aplicación de análisis y métricas y la formalización del proceso en una última fase negociación. El flujo entre las fases se describe en la Figura 1.

El objetivo principal en esta Fase de Especificación de Requisitos es el de entender cuáles son las reales necesidades de la organización. Esto se logra a través de la ejecución del siguiente conjunto de actividades:

• Revisión Estrategia de la Organización
• Revisión Estrategia del Departamento
• Definición de requisitos / requerimientos
• RFI
• Elaboración de Documento interno de Especificación de Requisitos

Request for information

El objetivo de este documento es identificar el estado del mercado, hacer sondeos de precios, investigación de nuevas características técnicas en productos, tecnologías o servicio, identificación de compradores potenciales.
Los procesos asociados al RFI no generan ningún compromiso contractual por parte de la organización que lo
solicita. Otras actividades que se desprenden del RFI podrían ser: Asistencia a eventos, demostraciones, charlas con
proveedores, Suscripciones a revistas especializadas.

Documento de especificación de requisitos

Este último es bastante relevante no solo por la utilidad que representa durante el proceso de negociación, sino por la información que puede suministrar a futuro y que permita en cualquier momento entender cuáles fueron las condiciones en que la negociación asociada se dio. El documento de Especificación de Requisitos debe estar compuesto mínimo por los siguientes elementos:

• Visión
• Integración con el plan estratégico
• Descripción del proyecto
• Alcance
• Objetivos
• Estadísticas de apoyo
• Presupuesto
• Evaluación Financiera del proyecto (opcional)
• Estudio de Factibilidad
• Cronograma

Generación de solicitud de propuestas

Objetivo de la fase

“Generar un documento que sirva para conocer las ofertas de los proponentes y como base para una evaluación”

Actividad de la fase

• Conformar equipo Interdisciplinario
• Definir método de evaluación
• Elaborar un RFP
• Envío / Entrega de RFP a proveedores
• Atención a inquietudes proveedores

Definición método de evaluación

• Consenso
• Promedio simple
• Promedio ponderado
• Promedio ponderado por factor
• Electre II
• Saaty

RFP (Request for proposal)

El objetivo de este documento es oficializar (formalizar) un proceso de compra de bienes o servicios de hardware y/o software. El comprador usa un RFP para transmitir los requerimientos y especificaciones de la compañía al vendedor y con esto obtener la información necesaria para el análisis de los diferentes productos y así poder llevar a cabo una decisión de compra.

La compra de un equipo puede realizarse si se emite un Request For Price Quotation (RFQ) y se escoge el precio más bajo. Un RFQ es menos detallada que una RFP.

Cuándo usar un RFP

• La compra es muy grande y compleja
• Más de uno de los productos cumple con los requisitos
• No existen vendedores acreditados por la organización en el mercado, o no se tiene suficiente confianza o conocimiento previo de estos.
• Existen múltiples proveedores, con alternativas similares o con quienes la organización mantiene relaciones comerciales estrechas.
• Los precios son muy inestables o variables.
• Existen requisitos legales. Esta condición es más recurrente en el sector público.
• Uno de los casos en que es altamente recomendar la aplicación de un RFP, es aquel en el que varias personas forman parte del equipo de toma de decisiones, y ese grupo es heterogéneo.

Elementos de un RFP

• Descripción del proyecto.
• Información general.
• Información legal.
• Políticas de precios: incrementos, tiempos, etc.
• Aseguramiento de calidad (Certificaciones).
• Términos y condiciones de compra.
• Requerimientos y Especificaciones Técnicas de la Tecnología.

Definición de Fsctored/criterios

• Nº Criterio: Descripción de la pregunta que se va a realizar. Debe servir para diferenciar a los proveedores.
• Tipo: Opcional/Obligatoria
• Rango / Restricción: Se utiliza para limitar las posibles respuestas o para orientar al proponente o para descartar posibles tecnologías no deseadas.

Escala (ejemplo): Finalmente los resultados obtenidos han de servir como referente para la comparación entre varias propuestas.

Factores a considerar en la construcción de un RFP

• Proveedor
• Producto
• Aspectos Económicos
• Soporte Técnico
• Rendimiento, Desempeño
• Aspectos Legales

En este proceso debe incluirse, si es preciso, a todo un equipo interdisciplinar que de soporte a las recomendaciones técnicas asociadas a cada uno de los aspectos críticos de la construcción del RFP.

Evaluación y selección de propuestas

Actividad de la fase

• Recepción de Propuestas
• Selección de propuestas viables
• Tabulación de Información
• Aplicación del método definido
• Pruebas adicionales
• Recomendación

Fases en la evaluación de propuestas

Los pasos más importantes en la evaluación de propuestas están definidos por:

• Evaluación Legal
• Evaluación Técnica
• Evaluación Financiera
• Pruebas Adicionales

Evaluación legal

Este paso aunque aparentemente simple es de rigor, ya que cualquier inconsistencia con las normas legales invalida completamente el proceso, y aunque pueden salvarse algunas situaciones, gracias a la intervención el apoyo de los profesionales del derecho y es posible hacer ajustes y correcciones para garantizar la correcta aplicación de la prueba, en contextos como el del sector público, una opción de oferta que no se ajusta desde el inicio, queda de manera automática descalificada.

Evaluación técnica

Una buena alternativa de aplicación de esta prueba, podría darse si se sigue la secuencia propuesta a continuación:

1. Definir un Formato de Evaluación que se ajuste a las características del método seleccionado.
2. Revisar las características detalladamente, las propuestas son confrontadas con el RFP.
3. Seleccionar las propuestas que cumplen con las especificaciones técnicas licitadas.
4. Aplicar pruebas (por ejemplo de rendimiento) a las que cumplen.
5. Ordenar las propuestas según los criterios más críticos y los resultados de la evaluación en dichos criterios.
6. Generar documento de Evaluación Técnica y Recomendación.

Evaluación financiera

Es preciso definir una metodología para realizar este proceso, y solo se toma en cuenta las propuestas que cumplen la parte técnica. Se debe elaborar un documento de evaluación financiera y realizar la recomendación. Este documento es fundamental para el proceso de negociación y perfeccionamiento del contrato.

Pruebas adicionales

Una vez recibidas las propuestas estas deben ser evaluadas una o varias de las técnicas descritas continuación.

Es preciso definir ciertas métricas que permitan la valoración objetiva en cada una de las pruebas con el propósito de facilitar la implementación de una matriz de evaluación, que servirá finalmente como instrumento para la toma de decisiones.

Un conjunto de pruebas, que son de carácter técnico y que son importantes de aplicar son las pruebas de rendimiento. Estas pruebas pueden ser de cualquiera de los tipos descritos a continuación.

• Benchmark
• Comparativos
• Pruebas específicas
• Demostraciones
• Visitas a fabricantes
• Visitas a clientes

Selección de propuestas

Con base en los documentos de recomendaciones legales, técnicas y financieras, se procede a realizar la evaluación final. Un producto importante de esta fase es la generación de un documento final de selección de propuesta con sus correspondientes recomendaciones.

Negociación y contratación

En este proceso se recomienda ampliamente contar con los siguientes puntos, considerados clave en la negociación:

• Aplicar técnicas de negociación.
• Empezar Temprano (No tener la presión del tiempo).
• Fijar una agenda y mantenerla.
• Definir estrategias desde la elaboración de los RFP.
• Identificar los malentendidos y resolverlos.
• Documentar los acuerdos parciales.
• Insistir en pruebas para recibir a satisfacción.
• Prever un desempeño continuado (Garantías, Soporte, Suministros).
• Finalizar con un Contrato y/o Orden de Compra.

Definición de contratación

Un contrato es el mecanismo por medio del cual las partes acuerdan ante la ley las condiciones de la negociación. La contratación depende en gran medida del tipo de empresa (estatal, privadas, etc).

Es importante tener en cuenta que el contrato en sí mismo no garantiza el éxito de una negociación, pues este es solo una herramienta, no remplaza la buena voluntad de las partes.

Elementos de un contrato

Aunque pueden existir algunas variaciones entre un contrato y otro, estructuralmente podríamos adoptar los siguientes componentes como los de base para un contrato tipo.

• Nombre del contrato.
• Determinación de las partes contratantes.
• Objeto y Alcance del Contrato.
  • Descripción de suministros, materiales, implementos y herramientas para la ejecución.
  • Condiciones para la ejecución del contrato.
  • Condiciones de calidad.
  • Servicio de Mantenimiento.
  • Capacitación.

• Precio del contrato.
• Otras cláusulas.
  • Interpretación unilateral.
  • Modificación unilateral (máximo 20%).
  • Terminación unilateral.
  • Cláusula de caducidad del contrato.

• Garantías.
  • Seguros.
  • Prendarías (en dinero).
  • Hipotecarias.
  • Clases de garantías según el riesgo amparado.
  • Garantía de funcionamiento.
  • Garantía de cumplimiento.
  • Garantía de Correcto manejo.
  • Garantía de Salarios y prestaciones sociales.

• Duración del Contrato.
• Nulidad del Contrato.
• Aceptación y Cierre del Contrato.
• Obligaciones Especiales.
• Perfeccionamiento del contrato.

Ciclo de vida negociación de hardware

En el proceso de Negociación de Hardware se definen claramente cinco fases a saber:

• Fase 1: Análisis de requerimientos.
• Fase 2: Solicitud de Propuestas.
• Fase 3: Evaluación de Propuestas.
• Fase 4: Negociación y Contratación.
• Fase 5: Evaluación de la Negociación.

Como puede verse estas fases son transversales a todos los procesos particulares de negociación, es pues esta estructura una suerte de holograma de negociación, en el que la mirada de la negociación completa, es la misma mirada que se obtiene en esta fase en particular. Ver Figura 2

Fase 1: Análisis de requerimientos

Podríamos abordar esta fase a partir de las actividades que deben ejecutarse dentro de la misma, esta secuencia no tiene que ser ejecutada en orden estricto en su totalidad, aunque e altamente probable que algunas de las actividades requieran del cumplimiento de otras previas como insumo.

Actividades de la fase

• Visión
• Integración plan operativo
• Plan estratégico
• Descripción del proyecto
• Definición de requisitos
• Alcance del proyecto
• Generar estadísticas de apoyo
• Verificar presupuesto
• Verificar políticas de hardware
• Evaluación financiera del proyecto (opcional)

Para mostrar cómo se ejecuta esta fase, se usará un caso hipotético

Ejemplo: Compra de 20 equipos portátiles para constituir una sala móvil en la sede Bogotá.

Objetivos:

• Aumentar capacidad de la sala.
• Permitir movilidad con los equipos (aulas = sala).
• Utilizar nuevas tecnologías.

Requisitos:

• Se necesitan veinte (20) portátiles
• Liberar sala actual de PC’S para destinarla a un aula
• Posibilidad de utilizar todas las aulas como salas
• Uso mayor en fines de semana (viernes, sábado)
• Batería con buen tiempo de autonomía (clase)
• Personal de la sede con pocos conocimientos informáticos
• Seguridad física de los equipos deficiente
• Posible software con mas uso: Internet, Auto CAD, Photoshop,
• Project.
• No es necesario equipos con altas especificaciones
• Equipos para clase, no guardan información del estudiante

Alcance:

• Compra de 20 equipos portátiles
• Compra de 20 guayas de seguridad
• Compra de dos (2) access point inalámbricos
• Compra de un mueble de seguridad para guardar equipos
• Estadísticas de Apoyo:
• Cuatro grupos especialización (120 personas)
• Utilizado en 27 fines de semana (216 horas)

Presupuesto:

• Entre $ 2.800.000 y $3.200.000 por equipo
• Presupuesto aprobado 2005

Fase 2: Solicitud de propuestas

En esta fase se consideran las siguientes actividades.

• Conformar grupo interdisciplinario.
• Definir método de evaluación.
• Elaborar RFP.
• Enviar RFP a proveedores invitados.
• Generar estrategias de negociación.

Cuando se constituye un RFP en el tema de Hardware, se recomienda tener en cuenta los siguientes elementos:

• Requerimientos y especificaciones técnicas
• Esta sección es el cuerpo del RFP
• Indicar claramente cuales son especificaciones obligatorias y opcionales
• Cantidades, configuraciones deseadas, marcas específicas.
• Compatibilidad con otros sistemas
• Cargas de trabajo
• Experiencia / Solidez del Proveedor
• Soporte brindado
• Metodología de evaluación (opcional)
• Tiempo de entrega, entrega a satisfacción
• Fecha inicio de garantía
• Pagos: anticipos, fecha facturación, TRM
• Información legal: manifiestos importación
• Garantías: en sitio, centro de servicios, personal
• Póliza cumplimiento garantías
• Stock de partes: existencia, oportunidad
• Instalación software previo a entrega
• Adicionales: capacitación, internet, etc.

Fase 3: Evaluación de propuestas

En esta fase se recomienda considerar los siguientes aspectos.

• Conformar grupo interdisciplinario.
• Aplicar método de evaluación.
• Aplicar pruebas adicionales.
• Elaborar documento de recomendación técnica.

Uno de los posibles instrumentos utilizados en esta fase, específicamente en el tema el método de evaluación, es la aplicación de una Matriz de Evaluación.

Fase 4: Negociación y contratación

Como en cada uno de los subtemas de negociación de proyecto, en este de la misma manera deben definirse y aplicarse las Técnicas de Negociación que serán utilizadas, aunque estas podrán variar según las emergencias inherentes al proceso de negociación mismo.

Se recomienda ampliamente definir algunas Listas de Chequeo para el proceso de aceptación de equipos. Algunos de los aspectos que deben ser tenidos en cuenta en esta fase, están relacionados con la definición del nivel de responsabilidad del proveedor, y el tratamiento que se dará al tema de las licencias preinstaladas.

Al terminar esta fase se espera contar con los siguientes productos:

• Contrato.
• Orden de compra.
• Pólizas.

Fase 5: Evaluación de la negociación

En esta fase existen tres aspectos fundamentales que deben ser resueltos:

• Evaluar los objetivos propuestos y los logrados: aquí se debe tener en cuenta la Tecnología deseada, los Aspectos financieros, la Calidad de los equipos y el Cumplimiento del contrato.
• Elaborar una Medición Estadística para conocer el comportamiento del Hardware: en estas mediciones deben ser incluidos los daños reportados y el tiempo de cumplimiento de las garantías, sin olvidar la atención post venta del proveedor.
• Seguimiento al proveedor.

Ciclo de vida negociación de software

Este es un aspecto fundamental de todo el proceso de negociación de tecnología en virtud de la marcada tendencia de las organizaciones de darle mayor importancia al software que al hardware, al parecer con unas muy bien justificadas razones.

Bajo la premisa de que las organizaciones no requieren computadores sino soluciones a sus necesidades, las organizaciones hoy dan más relevancia al tema del software que del hardware, una de las razones que quizás den sustento a esta afirmación, es una estadística no oficial que muestra como el 90% de las soluciones están ligadas al software, y aunque este dato no está confirmado por la Federación de la Industria Colombiana del Software ni ningún otro organismo similar, pareciera, desde la experiencia de administradores de tecnología en algunas empresas que este dato es bastante aproximado a la realidad.

Una buena estrategia que permite atenuar los impactos adversos en la organización por causa de la adquisición de software que no se ajuste a las necesidades particulares de la misma es “comprar lo que se puede y destinar recursos internos al desarrollo de software especializado”.

En el caso de decidir por una solución a la medida, se puede optar por un desarrollo interno, un Outsourcing (contratar a una empresa de desarrollo), o comprar la solución.

Ciclo de vida selección de outsourcing

En función de las particularidades del proyecto que se esté abordando es preciso evaluar la posibilidad de contratación de un Outsourcing. Quizás someter a un comparativo entre las razones para contratar y las razones para resistirse sea una buena estrategia, que ayude a la toma de una buena decisión.

¿Qué es outsourcing?

El Outsourcing es un contrato de servicios que se realiza con el propósito de incrementar la efectividad y eficiencia de las funciones de Tecnología de Información (TI).

Características

• Esfuerzo enfocado en resultados tangibles: Reducción de costo de TI,
• Incremento en niveles de servicio.
• Acuerdo contractual basado en Niveles de Servicio (ANS) específico
• Contratos multianuales.
• Flexibilidad en la definición del alcance de los servicios y cambios durante la vigencia del contrato.

Tipos de outsourcing informáticos

• Construcción de software a la medida
• Help Desk para soporte a usuarios
• Administración de la base de datos
• Servicios Telemáticos
• Ejecución de aplicaciones
• Administración de centros de computo
• Administración Dpto. de Sistemas
• Outosurcing de Personal
• Soporte y Respaldo
• Impresión de alto volumen

Razones para contratar un outsourcing

• Reducir costos operativos
• Concentrarse en el foco de la compañía
• Tener acceso a la última tecnología
• Liberar recursos internos
• Acelerar implantación de procesos
• Compartir riesgos
• Tener disponible un capital base
• Contar con recursos no disponibles

Razones para resistirse al outsourcing

• Resistencia al cambio
• Miedo a la reducción de personal
• Miedo a perder el control
• Complejidad de los procesos
• Relación de confianza con el proveedor
• Dificultad en la transferencia de tecnología
• Estilo gerencial

Fase1: Objetivo y alcance

• Trabajar con personal calificado
• Herramientas y tecnología de punta
• Efectividad en costos
• Responsabilidad y Flexibilidad
• Disminuir inversión directa en desarrollar o adquirir
• Disminuir inversión en reentrenamiento
• Reducir en el costo de una transacción
• Satisfacer necesidades clientes internos
• Disminuir tiempos de desarrollo
• Aprovechar experiencia de terceros

Fase 2: Parámetros de evaluación del proyecto

A continuación se enumerarán los elementos que mínimamente deberían considerarse dentro de cada uno de los 5 parámetros más relevantes dentro de este proceso de evaluación.

• Oportunidad: Disponibilidad del servicio, Tiempo de atención, Tiempo de recuperación de fallas.
• Productividad: Nro. de operarios, Nro. de tareas por operario, Productividad por costo
• Seguridad: Nro. de Incidentes, Tasa de Incidentes
• Calidad: % de Errores, Tiempo promedio entre errores, Acciones Preventivas / Acciones Correctivas
• Satisfacción de clientes: % de satisfacción, Calificación de encuestas de satisfacción, Transferencia de tecnología

Los resultados de esta evaluación pueden usar como instrumento cualquiera de estos:

• Dashboard o Tablero de Control: los resultados son dinámicos y los cambios se muestran en tiempo real.
• Informes de Gestión: pueden ser diarios, semanales o ejecutivos mensuales. El nivel de detalle de los mismos varía según el destinatario y el nivel de decisión que tiene dentro de la organización.
• Escalamiento: que puede ser en el nivel operativo o el administrativo.

Fase 3: Documento de requerimientos

El siguiente podría considerarse como un check list, cuyo propósito es actuar como carta de navegación a través del proceso de construcción o levantamiento de requisitos.

• Cronograma del proyecto
• Definir requerimientos de servicio
• Definir Acuerdos de Nivel de Servicio
• Política para el recurso humano
• Política de manejo de activos
• Forma de Pago
• Como evaluar la propuesta
• Lista de requerimientos
• Planes de contingencia
• Comunicación partes externas
• Asegurar trabajo en equipo
• Garantizar utilización adecuada recursos
• Identificar soporte externo
• Garantizar mecanismos de control
• Facilitar auditoria
• Verificar entregables
• Asumir responsabilidad

Fase 4: Negociación

Esta es prácticamente la última fase del proceso de negociación de Outsourcing, lo que falta en lo sucesivo es solo el momento de implantación. Es absolutamente clave definir un muy preparado y con experiencia equipo de negociadores, para poder dar inicio al proceso de negociación propiamente dicho. Dentro de este proceso se requiere no solo como evidencia sino como referente para el proceso, la definición de unos acuerdos parciales que deberían registrarse en Actas.

En estas Actas entre otras deben fijarse las responsabilidades, entre la cuales está la vigilancia al cumplimiento de los acuerdos. Todo el ejercicio debe culminar en la construcción y el perfeccionamiento del contrato.