Para redactar adecuadamente el reporte, debemos tomar en cuenta los siguientes factores:
¿Quiénes lo van a leer?
Un reporte debe redactarse para un lector o lectores específicos. Generalmente nuestros clientes son los gerentes de marketing. El reporte debe tomar en cuenta los conocimientos técnicos de los lectores y su interés por el proyecto, así como las circunstancias en que lo leerán y la forma en lo que lo utilizarán. Es recomendable utilizar un vocabulario sencillo y de preferencia no recurrir a términos técnicos que tienden a confundir al lector.
¿Es un reporte fácil de leer?
El reporte debe estar estructurado en forma lógica y redactado con claridad. El material en especial, el texto principal del reporte, debe estar estructurado de manera lógica para que el lector pueda ver con facilidad las conexiones y enlaces inherentes. Deben utilizarse títulos para cada tema y subtítulos para los subtemas.
Las palabras utilizadas deben expresar con exactitud lo que el investigador desea comunicar. Es recomendable que, si tú no tienes la aptitud de la redacción, pidas a otra persona que te auxilie. Acepta críticas. También puede ayudar que pases el documento a otra persona para que lo revise y té de sus comentarios.
¿Tiene una apariencia presentable y profesional?
La apariencia del reporte es muy importante. Debe reproducirse en forma profesional con papel de calidad, escribirse en computadora y encuadernarse. La tipografía debe ser variada. La variación en el tamaño de los tipos y el hábil uso de los espacios en blanco pueden contribuir en gran medida a la apariencia y facilidad de lectura.
Recordemos que en la apariencia del documento está parte de nuestra imagen.
¿Es un reporte objetivo?
La objetividad es una cualidad que debe prevalecer durante toda la investigación y debe darse en ele reporte. En ocasiones sucede que el investigador no puede evitar dar al documento su muy personal forma de ver los hallazgos, ya sea por un interés personal, o bien por querer hacer sentir bien al cliente. Por ello, es adecuado que el reporte presente con exactitud la metodología, los resultados y las conclusiones del proyecto, sin alterar los descubrimientos para adoptarlos a las expectativas de la gerencia. Debemos tomar en cuenta que en ocasiones los resultados no hacen feliz al cliente, pero en nuestro deber comunicarle la verdad.
¿Tiene suficientes tablas y gráficas?
Es importante reforzar la información clave en el texto con tablas, gráficas, fotografías, mapas y otros dispositivos visuales. Este material puede facilitar la comunicación en gran medida y dar claridad e impacto al reporte.
¿Es un documento breve?
Un reporte debe ser breve y conciso, aunque no debe sacrificarse un reporte completo en busca de la brevedad. Las personas que lean el reporte nos agradecerán que les facilitemos el trabajo.