La función de las finanzas para la administración se describe de manera general al considerar su papel dentro de la organización, su relación con la economía, con la contabilidad y con las actividades principales del gerente de finanzas.
La dimensión y la importancia de la función de las finanzas para la administración dependen del tamaño de la empresa, como empresas pequeñas. El departamento de Contabilidad, por lo general, realiza las funciones de finanzas y conforme vaya creciendo la empresa se vuelve responsabilidad de crear un departamento independiente donde se generaron dos puestos muy importantes:
1. Tesorero: que será el responsable de la administración de las actividades financieras, así como la planeación financiera y la obtención de fondos, así como la toma de decisiones en inversiones de capital y el manejo de efectivo, del crédito y del fondo de pensiones.
2. Contralor: es el que dirige, por lo general, las actividades de contabilidad, tanto corporativa financiera y de costos, así como el manejo de impuestos.
La relación de la economía y de las finanzas es muy cercana debido a que se debe conocer la estructura económica y estar al tanto de las consecuencias de los niveles de variación de la actividad económica y de los cambios en la política económica.
El principio económico más importante que utilizan las finanzas para la administración es el análisis marginal, el cual establece que es necesario tomar decisiones financieras e intervenir en la economía sólo cuando los beneficios adicionales excedan a los costos agregados y tengan como consecuencia que todas las decisiones financieras se orientan a un cálculo de sus beneficios y costos marginales.
Para ejemplificar el análisis marginal imaginemos que compramos un equipo de cómputo.
El cuadro anterior muestra que para tomar una decisión en el área financiera es necesario comparar los beneficios que se obtienen con una inversión nueva que representan un origen de recursos y el desembolso de efectivo que se realiza para poder obtener esas inversiones, que representan una aplicación de recursos; su comparación mostrará si la empresa puede obtener un beneficio adicional por la adquisición de la nueva inversión.
Estos conceptos nos muestran que en la operación de la empresa el área financiera requiere de conocer el flujo de efectivo para estar en condiciones de tomar una decisión adecuada.
La importancia de los flujos de efectivo, estos muestran la entrada y salida de recursos que tiene una empresa en un tiempo determinado, ya que este documento se puede realizar en forma mensual, bimestral, semestral o anual; la forma de realizarlo depende de la empresa. El resultado final muestra si la empresa cuenta con un superávit (efectivo) o déficit; si es la primera opción significa que con el ingreso que obtiene la empresa puede hacer frente a sus gastos, si existe un excedente el administrador financiero tomaría la decisión de invertirlo, en cambio para la segunda opción se tendrá que buscar un financiamiento adecuado para las necesidades de la empresa. El método denominado del efectivo registra los ingresos y gastos sólo con respecto a los flujos reales de entradas y salidas de efectivo.
Concluyendo la importancia de los flujos de efectivo, es que muestra la solvencia de la empresa la cual se mantiene mediante la planeación de los flujos de efectivo requeridas para hacer frente a sus obligaciones y adquirir el equipo necesario para lograr las metas de la empresa.
Ejemplo:
La información presentada en el cuadro indica que el área contable registra las operaciones de ventas y costos cuando se conocen, pero el flujo de efectivo sólo reporta las operaciones por las cuales se recibió una entrada de efectivo o se realizó una salida de efectivo. En el área financiera, se tiene que valorar ambos conceptos para que la toma de decisiones sea adecuada.