Idealmente, la entrevista debe contener cinco pasos: planificación, crear un ambiente de confianza, preguntas, cierre y revisión.
Planificación de la entrevista
Primero, la entrevista se tiene que planificar de antemano. Específicamente, hay que revisar la solicitud y el currículum del candidato y anotar las áreas que son confusas o que pudieran indicar fuerza o debilidades para que se puedan formular preguntas al respecto. Se debe revisar la especificación del puesto a fin de llegar a la entrevista con una visión clara de los rasgos que debe poseer el candidato ideal.
También se debe planificar el lugar donde se realizará la entrevista. En teoría, deberá ser una sala privada, no se deberán pasar llamadas telefónicas y se tienen que mantener al mínimo las interrupciones.
Creación de un ambiente de confianza
Después, reciba al candidato y haga lo necesario para tranquilizarlo. La misma sala entrevistas debe ayudar a reducir las tensiones y establecer confianza que debe ser privada, tranquila y carente de distracciones. Se podría iniciar la entrevista formulando preguntas poco controvertidas -quizás sobre el clima o las condiciones del tráfico ese día.
Unos minutos dedicados a preguntas como ésas pueden ayudar mucho reducir la tensión del aspirante; esto, a su vez, permitirá que la persona responda de manera más completa e inteligente a las preguntas.
Además de reducir las tensiones, crear un ambiente de confianza tiene otro objetivo: puede ayudar a que el aspirante sea considerado como amigo, sin importar que al final se le ofrezca o no un puesto. Como regla, a todos los candidatos inclusive quienes llegaron directamente a su oficina sin invitación- debe dársele un trato cortés y amigable, no solamente por razones humanitarias, sino porque su reputación y la de su empresa está en juego.
Formulación de preguntas
La entrevista pasa a la etapa de formulación de preguntas y, como ya se explicó previamente, hay varios métodos que se pueden utilizar; por ejemplo: no dirigida o estructurada. En el mismo sentido, una persona, un panel o una serie de entrevistadores pueden formular las preguntas.
En cualquier caso, hay varias cosas que se deben tener en mente cuando se formulan preguntas. Primero, evite las preguntas que puedan ser respondidas con “si” o “no”; por el boca del aspirante (por ejemplo, al decir, “usted ha llamado a tiendas de descuento, ¿verdad?”), ni telegrafíe la respuesta deseada, por ejemplo, al mover afirmativamente la cabeza o sonreír cuando obtiene la respuesta esperada.
No interrogue al aspirante como si fuera prisionero, y no sea sarcástico, enérgico ni distraído. Por último, no monopolice la entrevista hablando sin parar; de igual forma, no permita que el aspirante domine la entrevista hablando insistentemente sin dejarle hacer sus preguntas. Por el contrario, haga preguntas abiertas y escuche la respuesta del candidato para alentarlo a que se exprese completamente.
Cierre la entrevista
Hacia el cierre de la entrevista, hay que dejar tiempo para responder preguntas que pudiera tener el candidato y (si es apropiado) para convencerlo de los beneficios de trabajar para su empresa.
Trate de concluir todas las entrevistas de manera positiva. El aspirante debe ser informado si hay interés en sus antecedentes y, si es así, cuál será el siguiente paso. En el mismo sentido, los rechazos deberán hacerse cortésmente, por ejemplo, con una afirmación como, “aunque sus antecedentes son impresionantes, hay algunos otros candidatos cuya experiencia está más cercana a nuestros requerimientos”.
Si todavía se considera al aspirante, pero no puede tomarse una decisión en ese momento, se tiene que informar a la persona. Si la política es informar al candidato de la decisión por escrito, hay que hacerlo a los pocos días de la entrevista.
Revise la entrevista
Después de que el candidato se haya ido, deberá revisar las notas de la entrevista, llenar la forma de la entrevista dirigida (si no se hizo durante la plática) y revisar lo sucedido mientras está todavía fresco en su mente.