La planeación

Introducción

Planear es un proceso serio y estructurado de diagnóstico de la situación actual, formulación de los objetivos organizacionales -a corto, mediano y largo plazo-, toma de decisiones y de cómo se lograrán los objetivos, con qué recursos, en qué tiempo, así como la elaboración de los respectivos planes -con sus respectivos programas y proyectos.

La planeación consiste en la determinación del trabajo que debe realizar la organización para alcanzar los objetivos propuestos. Supone la toma de decisiones porque debemos elegir entre varias alternativas de acción. La planeación requiere visualizar el futuro y debe poder prever con una finalidad precisa, para formular un esquema integrado de acciones futuras.

Formulación de objetivos

La planeación es un proceso que comienza por los objetivos y, luego, determina los planes para conseguirlos. La fijación de objetivos es la primera actividad que debe realizarse: saber a dónde se pretende llegar y así poder cumplir con las expectativas.

Los objetivos son los resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en un cierto periodo. Reflejan la manera de pensar de la organización, orientan el desempeño empresarial y permiten evaluar la continuidad del negocio.

Los objetivos son resultados futuros que pretenden conseguirse en cierto periodo mediante la aplicación de recursos disponibles o posibles. Son pretensiones futuras que, una vez alcanzadas, dejan de ser objetivos y se convierten en realidad.

Jerarquía de los objetivos

Algunas consideraciones para el establecimiento de la jerarquía de los objetivos son:

• En general, las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo.
• Es necesario que exista jerarquía de los objetivos porque, una vez que se formulan, no todos son igualmente importantes.
• Se formulan objetivos de la empresa como un todo, para cada una de sus divisiones o departamentos y de cada especialista.
• Los objetivos de la empresa prevalecen sobre todos los demás.
• Los objetivos generales priman sobre los específicos.

Ejemplos de objetivos jerárquicos

Desdoblamiento de los objetivos

El desdoblamiento de los objetivos surgió a causa de la jerarquía de objetivos. A partir de los objetivos, la empresa establece sus políticas, directrices, metas, programas, procedimientos, métodos y normas, de acuerdo con una mayor o menor amplitud de alcance y un nivel de detalle cada vez mayor.

Cuanto mayor sea el nivel de control y la amplitud de alcance, y menor el nivel de detalle, los objetivos a seguir se desdoblan en directrices y políticas; pero cuanto menor sean el nivel de control y mayor el detalle, los objetivos se desdoblan en procedimientos, métodos y normas:

Políticas

Se refieren a la disposición de los objetivos o intenciones de la organización como guías orientadas de la acción administrativa. Son genéricas y se expresan mediante verbos como: mantener, seguir, usar, proveer, ayudar. Son comunes las políticas de recursos humanos, ventas, precios y mercados.

Directrices

Son principios establecidos que facilitan el logro de los objetivos formulados. Dado que los objetivos son fines, las directrices sirven para escoger los medios adecuados para alcanzarlos y para canalizar las decisiones.

Metas

Son objetivos a corto plazo, en ocasiones pueden confundirse con los objetivos del nivel departamental. Las metas más comunes son: producción mensual, facturación mensual, cobro diario, entre otras.

Programas

Son planes específicos de acción -muy variables- que contienen las actividades necesarias para alcanzar cada una de las metas.  Pueden contener un conjunto integrado de planes menores.  El alcance de las metas está determinado por los programas.

Procedimientos

Son las instrucciones sobre el modo como deberán ejecutarse o realizarse los programas. Los procedimientos son planes que muestran la secuencia cronológica de tareas específicas, requeridas para cumplir determinados trabajos.

Métodos

Son planes determinados para el cumplimiento de una tarea específica. En general, el método se proporciona a la persona que ocupa un cargo o realiza una tarea, para indicarle cómo desempeñarla o ejecutarla, respectivamente. El método detalla cómo debe realizarse el trabajo, es más limitado y restringido que el procedimiento.

Normas

Son reglas o reglamentos que determinan y aseguran los procedimientos. Son órdenes directas y objetivas de cursos de acción que deben seguirse. Las normas surgen cuando determinada situación exige una acción específica única.

Principios para el establecimiento de objetivos

Los autores clásicos se preocuparon por trazar ciertos principios que rigen la fijación de los objetivos. Al respecto, destacan tres principios:

• Comunicación total. Los objetivos deben comunicarse a toda la empresa.
• Coherencia vertical. El objetivo de un nivel organizacional debe ser aquel que haga más probable, fácil y económica la consecución del objetivo organizacional inmediatamente superior.
• Coherencia horizontal. Se refiere a que debe existir armonía y coherencia entre los objetivos de los órganos situados en el mismo nivel organizacional para evitar conflictos o incompatibilidades.

Tipos de toma de decisiones

La toma de decisiones tiene algunas características, a continuación se presentan diferentes tipos de toma de decisiones:

• Toma de decisiones anticipada. Se decide ¿qué hacer? y ¿cómo hacerlo? antes de ejecutar la acción requerida. La planeación incluye un proceso formal que precede a la acción, en tanto que la toma de decisiones puede ser informal.
• Interconexión de las decisiones. La planeación busca conjugar las diversas decisiones tomadas en los diferentes niveles y áreas de la organización, así como incluir una decisión o un conjunto de decisiones en otras decisiones antecedentes o subsecuentes, dificultando saber dónde comienza y dónde termina la planeación.
• Creación de un estado futuro deseable. La planeación busca alcanzar una situación futura deseada por la organización, que puede referirse a objetivos organizacionales globales o a objetivos departamentales o sectoriales.

Elaboración de planes

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

El plan reúne en un documento único toda la información necesaria para poner en marcha los programas y proyectos a través de los cuales se lograrán los objetivos de la organización. Éstos contienen información sobre el entorno, se determinan las variables involucradas en el proyecto y se decide la asignación óptima de recursos para ponerlo en marcha.

Según sea la magnitud del plan -proyecto o programa-, su realización puede llevarse varios días o varios meses toda vez que no se trata, sólo, de redactar un documento si no de imaginar y poner a prueba toda la estructura lógica necesaria para anticiparse al futuro con cierto grado de certidumbre.

Toda la información cuantitativa de los planes debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos o de lo contrario estaremos acercándonos a un fracaso.

Alcance de la planeación

Además de jerarquía de objetivos, existe también una jerarquía de “Planeación”, y es así como podemos hablar de tres niveles, a saber:

• Planeación estratégica. A nivel de toda la organización.
• Planeación táctica. A nivel de la operación de la empresa para lograr el objetivo estratégico.
• Planeación operacional. Para cada tarea o actividad, día a día.

Planeación estratégica

Es la planeación más amplia de la organización, las características principales de la planeación estratégica son:

• Proyectar a largo plazo, sus efectos y consecuencias, es decir, se extiende a varios años en el futuro.
• Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y áreas de actividad; se preocupa por alcanzar los objetivos de nivel organizacional.
• Está definida por la cúpula de la organización en el nivel institucional y corresponde al plan mayor, al que se hallan subordinados todos los demás.

Planeación táctica

Es aquella realizada en el nivel de departamentos y sus características principales son:

• Proyectada a mediano plazo, es decir, sus efectos y consecuencias, se extienden a un año.
• Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos específicos, se preocupa por alcanzar los objetivos de los departamentos.
• Se halla definida en el nivel intermedio para cada departamento de la empresa.

Planeación operacional

La Planeación Operacional se realiza para cada tarea o actividad y sus principales características son:

• Proyectar a corto plazo, para el futuro inmediato.
• Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por las metas específicas.
• Está definida en el nivel operacional.

Conceptos de estrategia y táctica

El antiguo concepto militar define estrategia como aplicación de fuerzas en gran escala contra un enemigo. En términos empresariales, podemos definirla como la movilización de todos los recursos de la empresa para tratar de alcanzar objetivos a largo plazo. La táctica es un esquema específico que determina el empleo de los recursos dentro de la estrategia general.

Comparación entre estrategia y táctica

Bases de la planeación estratégica

Las bases que posibilitan la planeación estratégica son: la misión, los valores, los objetivos y las estrategias. A continuación se describe brevemente en que consiste cada uno de los elementos previamente referidos:

La misión

Describe el concepto de la empresa, la naturaleza del negocio, la razón para que exista la empresa así como la gente a la que le sirve y los principios y valores a los que pretende funcionar.

Los valores

Representan las convicciones de las personas encargadas de dirigir la empresa hacia el éxito.

Los objetivos

Representan las posiciones estratégicas que se desean alcanzar en un momento dado del futuro. Deben ser alcanzables, medibles y retadores.

Las estrategias

Es un proceso para la determinación de la dirección en la cual la organización necesita moverse para cumplir con su misión.