Contenido: Introducción. Lado fijo del triángulo. Optimizar para cumplir con la programación. Optimizar para cumplir con el presupuesto. Optimizar para cubrir los requisitos del ámbito.
Introducción
Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados, no necesitaría realizar tareas de administración. Desafortunadamente, la mayoría de proyectos tienen un límite de tiempo, un presupuesto y un ámbito determinados.
Es esta combinación de elementos (tiempo, dinero y ámbito) lo que llamamos triángulo del proyecto. (Estos elementos concurrentes también se conocen como las tres restricciones de un proyecto). Si comprende el triángulo del proyecto, podrá tomar mejores decisiones cuando tenga que efectuar ajustes.
Si ajusta cualquiera de los lados del triángulo, los otros dos lados se ven afectados.
Por ejemplo, si decide ajustar el plan de proyecto para:
– Adelantar la fecha de finalización programada podría terminar con costos más elevados y un ámbito reducido.
– Cumplir con el presupuesto podría dar como resultado una programación prolongada y un ámbito reducido.
– Aumentar el ámbito podría ocasionar que el proyecto dure más y cueste más en el sentido de recursos, como los trabajadores.
Los cambios en el plan pueden afectar al triángulo de diversas maneras, dependiendo de las circunstancias específicas y de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos casos, recortar la programación podría incrementar los costos. En otros casos podría incluso reducirlos.
En términos del triángulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo que al ajustar los recursos para acomodar más o menos trabajo a fin de reflejar su disponibilidad, los costos aumentarán o se reducirán correspondientemente. Estos costos se basan en las tasas de pago de los recursos.
También podrá observar que a medida que ajusta los recursos, la programación cambia.
Lado fijo del triángulo
En la mayoría de los proyectos, al menos uno de los lados del triángulo está «fijo», es decir, no se puede modificar. En algunos proyectos es el presupuesto. Pase lo que pase, no podrá disponer de más dinero para el proyecto. En otros casos, es la programación; no se pueden cambiar las fechas. O bien, puede ser el ámbito; no habrá cambios en las entregas.
La clave está en encontrar los lados «fijos» del triángulo de su proyecto. Éstos le indicarán qué es lo que puede modificar y dónde puede realizar ajustes si llega a surgir un problema. Formular el problema en una frase puede ayudarle a determinar qué lado del triángulo presenta problemas.
Saber qué lado del triángulo no se puede modificar le ayudará a saber dónde puede realizar ajustes. De esta forma, cuando comience el proceso de optimización, tenga en cuenta el orden de las siguientes decisiones:
– Primero, decida cuál de los tres elementos está fijo. Por lo general, éste es el elemento más importante y del que depende el éxito de su proyecto (terminar a tiempo, ajustarse al presupuesto, o cumplir con el ámbito acordado).
– A continuación, determine en qué lado se presenta el problema actual. Una vez identificado, sabrá cuáles son los elementos con los que deberá trabajar para volver a encaminar su proyecto.
En el caso de que el lado problemático coincide con el lado fijo, aún cuenta con los otros dos lados del triángulo para trabajar. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el problema es que está demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el ámbito para volver a encaminar el proyecto.
Si el lado problemático es diferente del lado fijo, querrá optimizar ajustando el otro lado. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el ámbito ha aumentado, solamente le resta trabajar con el punto de los costos, agregando recursos, por ejemplo.
Cabe mencionar que cuando se ajusta un lado del triángulo de tiempo, dinero y ámbito, los dos lados restantes pueden verse afectados, ya sea de manera positiva o negativa, dependiendo de la naturaleza del proyecto.
Optimizar para cumplir con la programación
Una vez analizada la programación, es posible que descubra que ésta no cumple la fecha límite del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duración de la programación. Los métodos elegidos dependerán de las limitaciones impuestas al proyecto completo, como el presupuesto, la disponibilidad de recursos, el ámbito y la flexibilidad de las tareas.
La manera más efectiva de acortar la programación consiste en cambiar las tareas que están en la ruta crítica. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, también se moverá la fecha de finalización del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no están en la ruta crítica no afecte a la programación. Puede hacer lo siguiente:
– Acortar la duración de las tareas (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito o un incremento en los recursos).
– Superponer tareas con el fin de poder trabajar en ellas simultáneamente.
– Quitar tareas para cumplir con la fecha de finalización (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito).
– Asignar recursos adicionales.
– Reducir la cantidad de trabajo asignado (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito o de mayor eficiencia en los recursos).
Al ajustar la programación, se pueden incrementar los costos, se pueden sobreasignar los recursos y el ámbito puede cambiar.
Optimizar para cumplir con el presupuesto
Podría descubrir que el plan de proyecto que ha desarrollado supera el presupuesto. Los costos del proyecto se ven principalmente afectados por recursos asignados a las tareas del proyecto: los costos basados en las tasas y los costos fijos de personal, equipamiento y materiales. Por lo tanto, para reducir costos, puede reducir el ámbito del proyecto con el fin de tener menos tareas o una duración más corta para aquellas tareas que necesitan recursos.
Si no desea reducir el ámbito, puede ajustar recursos y asegurarse de que la configuración de tarifas, tasas y tiempo extra sea correcta. Puede comprobar que los recursos asignados sean los mejores para el trabajo. Podría incluso reemplazar un recurso más caro por otro de menor precio y usar los recursos más caros cuando resulten más efectivos en cuestión de costos.
Al ajustar el plan para cumplir con el presupuesto, puede que la fecha de finalización se prolongue o que el ámbito disminuya.
Optimizar para cubrir los requisitos del ámbito
Existen dos aspectos del ámbito que es necesario tener en cuenta: el ámbito del producto y el ámbito del proyecto.
El ámbito del producto describe la entrega final del proyecto, por lo general, de forma muy detallada. Algunos ejemplos de ámbito del producto incluyen las especificaciones o modelos del producto. Como jefe de proyecto, es probable que no tenga mucho control sobre el ámbito del producto.
El ámbito del proyecto incluye todo el trabajo de proyecto realizado para cumplir con las entregas descritas en el ámbito del producto. Como jefe de proyecto, normalmente tendrá cierto control sobre el ámbito del proyecto. Por ejemplo, puede omitir la revisión de códigos para algunas entregas.
Normalmente, se ajusta el ámbito cuando hay un problema que impide cumplir con la fecha de finalización o con el presupuesto. Puede reducir el ámbito para acercar la fecha de finalización o reducir costos. Así mismo, se puede aumentar el ámbito si se dispone de tiempo adicional o de un mayor presupuesto.
Modificar el ámbito por lo general implica también modificar el número o la duración de las tareas. El ámbito está estrechamente relacionado con la calidad. Si aumenta el ámbito, tiene la oportunidad de ofrecer una mayor calidad. Si se reduce el ámbito, puede que resulte necesario reducir los estándares de calidad aceptables.
Si reduce el ámbito, puede que los costos se reduzcan y la fecha de finalización se adelante. Si aumenta el ámbito, puede que los costos se incrementen y se retrase la fecha de finalización.
Fuente: office.microsoft.com