Seguimiento al ejecutar planes

Contenido: Introducción. Recopilar información a medida que avanzas. ¿De dónde proviene la información?

Objetivo: Al finalizar la competencia describirá los fundamentos teóricos para dar seguimiento al ejecutar planes, sin error.

Introducción

En un contexto de planificación de acción, el seguimiento constituye la evaluación en curso de cómo funcionan los planes de acción de una organización o proyecto (la herramienta sobre Seguimiento y evaluación trata el seguimiento y evaluación del impacto, que es un tema mucho más complejo). El seguimiento del contexto del plan de acción trata asuntos como:

• ¿Se están consiguiendo los resultados dentro del marco temporal establecido?
• ¿Se están usando los recursos de forma eficiente y efectiva?
• ¿Estamos haciendo lo que dijimos? En caso contrario, ¿por qué no?
• ¿Están cumpliendo sus objetivos las unidades de trabajo?
• ¿Están cumpliendo sus objetivos los miembros individuales del personal?

El seguimiento es una función interna. En una organización o proyecto bien administrado, se lleva a cabo continuamente. Esto ayuda a los que realizan una función de liderazgo a determinar si la organización o proyecto pone en marcha su plan de acción de forma efectiva y eficiente. Asimismo, les ayuda a responsabilizar a otros interesados directos por lo que está pasando en el proyecto u organización.  Les ayuda también a aprender de los errores y a desempeñar la acción correcta cuando sea necesario.

No recopiles información por el hecho de tenerla. Debes tener un propósito, una razón para recopilarla.

En la etapa de planificación, las cuestiones son las siguientes:

• ¿Qué clase de información necesitamos?
• ¿Cómo usaremos la información?
• ¿Cómo podemos recopilarla más fácilmente?
• ¿Quién se encargará de recopilarla?
• ¿Quién la analizará?

En el apartado de recopilación de información tratamos en detalle los métodos de recopilación de información y cómo utilizarla.

Recopilar información a medida que avanzas

No tiene sentido recopilar información al azar. Necesitas centrarte en el proceso de recopilación de información basándote en las respuestas a las preguntas de tu plan de acción y, a largo plazo, en las cuestiones que te gustaría responder sobre tu plan estratégico.

Para realizar la planificación, necesitas identificar los indicadores (ver Glosario de términos) sobre qué información deberías recopilar. Normalmente, cuando buscas la evidencia para mostrar el progreso de las actividades que serán útiles para reflejar la eficiencia, la efectividad y el impacto (para más información ver la herramienta Seguimiento y evaluación), te preguntas lo siguiente:

• ¿Cuántos?
• ¿Con qué calidad?
• ¿Con qué frecuencia?
• ¿A quién se beneficia?
• ¿Cómo se han beneficiado?

Para informar sobre las actividades, necesitas información que te diga con qué calidad lo has hecho para poder conseguir los objetivos o lo que has planeado; es decir, tener en cuenta siempre los resultados y los plazos de entrega para que puedas tomar medidas. Asimismo, necesitas observar las áreas resultantes y los indicadores clave que has desarrollado para la ocasión.

¿De dónde proviene la información?

• De documentación como cartas, informes, esquemas, contratos, listas de asistencia, impresos, facturas, recibos, actas, entre otros.
• De cuestionarios, grupos de enfoque, aportaciones anecdóticas de las que se debería dejar constancia (historias que cuenta la gente).

La información de referencia es importante: el conocimiento de una situación cuando empiezas. De este modo, si quieres mejorar las cualificaciones de los profesores en un área determinada, necesitas información de referencia sobre sus cualificaciones iniciales. Debería formar parte del plan recopilar esta información y guardarla de un modo accesible para poder comparar la situación del principio con la resultante tras la puesta en práctica del plan de acción.

Se debe recopilar y analizar la información. Así, por ejemplo, deberías saber cuánta gente está asistiendo a las reuniones comunitarias que has organizado, ya que tienes una lista de asistencia (recopilación de información). Pero, ¿qué significa que han asistido más hombres que mujeres o que a algunas reuniones acude más gente que a otras? (análisis de la información).

Cuando analizas la información, buscas lo inesperado e intentas aprender de cualquier desviación (diferencias de lo esperado) para poder mejorar la práctica. Una forma de analizarlo es la siguiente:

Aquí, la confirmación de certificados de registro y la información original de las escuelas sobre el número de profesores sin titulación fue la documentación que se recopiló (en este caso, por el administrador). El personal profesional del proyecto analizó la documentación. Cuando se dieron cuenta que había una desviación mayor de la esperada, fueron a hablar con los profesores que no se matricularon para identificar la razón. Así, fueron capaces de tomar las medidas oportunas.

No es necesario añadir un registro complicado de tu trabajo para poder realizar un seguimiento. En la mayoría de los casos, se pueden  usar los sistemas simples de los que ya se dispone. Hay que asegurarse de que los siguientes aspectos se diseñan y, cuando se analizan, te darán la información que necesitas:

• Registros de asistencia.
• Informes de funcionario de campo.
• Hojas de duración.
• Sistemas de registro de finanzas.
• Minutos de reuniones.

Por ejemplo, si los asuntos de género te resultan importantes, puedes incluir columnas para nombres y apellidos en tu registro de asistencia para ver cuántos hombres y mujeres han acudido a la reunión o taller; o simplemente, puedes hacer una «columna de género» (hombre/mujer).

Los métodos deberían ser apropiados para la información que necesitas, pero lo más sencillo posible, de forma que:

• Si has establecido la participación de los miembros de la comunidad en las reuniones de desarrollo como un indicador del aumento del fortalecimiento de la comunidad, entonces la herramienta de recopilación de información debe ser minutos de reuniones de desarrollo que incluyen los detalles de quién dice el qué.
• Si se establece más tiempo disponible para las mujeres como indicador de la mejora de su calidad de vida en ciertos pueblos, entonces el informe de funcionario de campo debería detallar las diferencias de lo que pasa en el pueblo en comparación con el estudio de base anterior.
• Si la estabilidad financiera se ve como un indicador de sostenibilidad, entonces se deberían analizar los registros contables regulares que lo reflejen.

Lo que hay que recordar es la necesidad de construir una colección de información y unos análisis en los planes de acción.

Fuente: Herramienta de planificación de acción por Janet Shapiro (e-mail:toolkits@civicus.org)