Introducción
La Teoría General de Sistemas tiene sus inicios en la década de los años 40, a cargo del Biólogo y filósofo austríaco, Ludwig Von Bertalanffy, el que propone un modelo práctico que se pudiese aplicar tanto a las ciencias naturales como a las ciencias sociales permitiendo unir y organizar conocimientos teniendo como principios la integración de elementos que a través de las interacciones e interdependencia pudiesen conformar un todo.
Los Sistemas de Información, acorde con la teoría expuesta por Bertalanffy pueden ser abiertos o cerrados. Los cerrados normalmente son estáticos, sellados y aislados del medio ambiente por lo cual no reciben energía y sus componentes no se modifican y tienen funcionamiento sólo hasta que su propia energía se agota, siendo lo contrario los sistemas abiertos los cuales reciben influencia del medio, intercambiando energía con otros sistemas lo que le permite una evolución constante, es el caso de los organismos vivos, de las organizaciones empresariales entre otros sistemas que están en constante cambio.
Principios teóricos
La Teoría General de Sistemas (TGS) aplica mecanismos interdisciplinarios, que permitan estudiar a los sistemas no solo desde el punto de vista analítico o reduccionista el cuál estudia un fenómeno complejo a través del análisis de sus partes, sino también con un enfoque sintético e integral, que ilustre las interacciones entre las partes.
La TGS busca descubrir estructuras que puedan ser aplicadas a diferentes niveles de la realidad, con el fin de utilizar los mismos términos y conceptos para describir rasgos esenciales de sistemas reales muy diferentes y hallar leyes generales aplicables a la comprensión de su dinámica, permitiendo la modelización de las interpretaciones que se hacen de dicha realidad. Además, tiene en cuenta factores esenciales como la Entropía, entendida como el deterioro que sufren los sistemas con el pasar del tiempo y la relación con otros medios externos, así mismo toma como otro factor esencial la Entalpía entendida como la cantidad de energía procesada por un sistema en determinados momentos de tiempo y por último la Negentropía que busca el restablecimiento del sistema buscando su abastecimiento de energía con el fin de que todos sus componentes funcionen como si estuviesen en condiciones normales.
Elementos de los sistemas de información, su clasificación y características
Para abordar la temática se debe tener claro el concepto que merece el dato y la información.
En el caso del dato, es conocido en el medio de los sistemas como una parte de la información, sin que este por sí sólo, se constituya en información comprensible, con significado pleno e interrelacionado con situaciones que permitan una aplicabilidad para la toma de decisiones. Un ejemplo de dato puede ser Juan que por sí sólo no posee un significado claro.
En lo que respecta a la Información, se entiende como el conjunto de datos que posee significado y que pueden ser útiles para la toma de decisiones. Un ejemplo es Juan, con edad de 11 años vive en México, donde sabemos que es un niño por el nombre que posee, que es un preadolescente por la edad que dice y que reside en México.
Definición de sistema de información
El sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de elementos que se encargan de capturar entradas para alimentar al sistema, tiene la capacidad de procesar dichas entradas para que a través de transformaciones se conviertan en salidas.
Los sistemas de información también requieren de retroalimentación, lo que consiste en la revisión de las entradas para realizar cambios que conlleven a mejoras y en el caso de que las entradas sean las óptimas para el funcionamiento del sistema, se revisa el proceso con el fin de garantizar que todo se esté llevándose adecuadamente y así proporcionar las salidas que se esperan.
Otro factor importante consiste en que el sistema se encuentra dentro de un medio o ambiente del cual puede recibir información que lo fortalece o lo puede afectar negativamente por lo tanto, para evitar que dicho sistema sufra degradación se hace necesario modificar dicha información en el caso de ser posible.
Elementos de un sistema de información
El siguiente esquema muestra los elementos que conforman un sistema de información y su interrelación para conformar un todo.
De forma más puntual se explica la función que cumple cada uno de los elementos que conforman un sistema de información. Ellos son:
- El ambiente: Está constituido por los factores externos al sistema y que de alguna forma pueden afectarlo positiva o negativamente. Los factores externos pueden estar dados por condiciones ambientales como el clima, la temperatura, la seguridad social, la economía, aspectos políticos, aspectos culturales, entre otros.
- La entrada: es la captura de datos puros, sin procesar que son asumidos desde el interior del mismo sistema, de otros sistemas o de su entorno externo y que constituyen el alimento para que el sistema pueda funcionar.
- El proceso: Consiste en la conversión, manejo, análisis de las diferentes entradas con el fin de que dichos datos puedan ser convertidos en energía esencial para el funcionamiento del sistema.
- La salida: Es el resultado del procesamiento de los datos que al convertirse en información permiten su distribución, convirtiéndose en entrada para otro sistema.
En el diagrama 2, se observan un proceso continuo, esto se conoce como una retroalimentación, esta se encarga de realizar una revisión o evaluación al sistema con el fin de detectar fallas que pueden estarse dando ya sea en las entradas, en el procesamiento de los datos o en la salida. La retroalimentación también es utilizada para fortalecer los sistemas, no necesariamente por que existan problemas en las salidas.
Organización o clasificación de los sistemas de información
Los sistemas de información según la TGS se organizan en dos grupos que son de acuerdo a su naturaleza y en cuanto a su estructura ya sean abiertos o cerrados. A continuación se detalla cada uno de ellos:
Sistema abierto
Es aquel que está en constante interacción con otros sistemas, recibiendo energía que puede estar representada en datos, insumos, alimentación, información, ideas, estrategias, entre otros, de igual forma cada sistema abierto está en capacidad de suministrar información a otros sistemas, constituyéndose esta información en datos de entrada que alimentan otro sistema. Se caracteriza por estar en continuo movimiento lo que le facilita evolucionar y generarse cambios ya que su misma dinámica no le permite mantenerse estático.
Los sistemas abiertos más comunes están representados por los organismos biológicos entre ellos las plantas, los animales, el hombre entre otros así como los sistemas sociales entre ellos las organizaciones empresariales, la misma sociedad, que a través de su misma dinámica están en capacidad de influenciar y ser influenciados, de crecer, cambiar, adaptarse, competir con otros sistemas del ambiente en el cual el sistema abierto se desenvuelve o con los cuales tiene algún tipo de contacto.
Sistema cerrado
Los sistemas cerrados, se caracterizan por ser herméticos, por lo tanto, no presentan ningún intercambio de energía con el medio, su comportamiento es determinístico y programado, son completamente estructurados entre los cuales se encuentran las máquinas, el reloj, el termostato. Estos sistemas se encuentran totalmente aislados, por lo tanto, sus componentes no se modifican. Es importante hacer la aclaración que en rigor los sistemas cerrados no existen, ya que de alguna manera las máquinas se ven afectadas por factores externos como la temperatura, la humedad y otros factores que siguen siendo punto de discusión.
Organización o clasificación en cuento a su estructura
Los sistemas de información en cuanto a su estructura pueden ser concretos o abstractos. Su explicación de cada uno de ellos se detalla a continuación:
Sistemas concretos
Un sistema se considera concreto cuando tiene representación física como por ejemplo el sistema humano, el sistema empresarial, el sistema de una máquina u objeto.
Sistemas abstractos
Son aquellos que no tienen representación física como por ejemplo una estrategia empresarial, un plan de trabajo, un sistema de software, entre otros.
En todo caso para que sea considerado como sistema de información ya sea concreto o abstracto, abierto o cerrado debe cumplir con cada uno de los elementos como las entradas, el proceso, la salida y en el caso de los sistemas abiertos debe realizarse retroalimentación e interactuar con el medio ambiente.
Características de los sistemas de información
Algunas de las principales características de los sistemas de información son las siguientes:
Entropía
La entropía para cualquier sistema de información siempre es creciente, y por lo tanto podemos afirmar que estos sistemas están condenados al caos y a la destrucción que se puede dar por varios factores entre ellos el paso del tiempo o por que la energía que reciben para su funcionamiento no es la adecuada. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden y desintegración.
Negentropía
Es un fenómeno que presentan los sistemas abiertos, que consiste en buscar la conservación de sus estados de organización, ya que tienen la posibilidad de importar energía extra para mantener estados importantes e incluso desarrollar mejores resultados de rendimiento. Es así como la negentropia busca negar esos estados de desorganización y desgaste que se menciona en la entropía. La negentropía tiene que ver con la capacidad que genera el mismo sistema para corregir sus fallas y sobrevivir. En el caso de una organización empresarial, ella busca negar la entropía a través de reestructuraciones en sus estrategias, procesos y actividades, aplicando diferentes controles que le permitan cumplir con su misión y visión, mostrando calidad en sus productos o servicios, siendo competitiva al lado de otras empresas del medio cercano o lejano.