El ciclo de compras consiste en una serie de actividades o etapas que se encadenan e inician con una demanda interna, denominada «requisición» de compra.
a) Emisión de una requisición de compra. Esta es laetapa en la que se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento.
Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control de los inventarios.
Esta última práctica es la más común en la mayoría de las empresas.
b) Análisis de la requisición. El secretario del departamento de abastecimiento dirige la requisición al comprador responsable de esta, categoría de bienes y servicios, el cual debe a su vez revisar ciertos puntos antes de proceder a la investigación y elección de un proveedor, o simplemente a la emisión de un pedido.
c) Investigación y elección de un proveedor. Esta etapa existe en las siguientes situaciones:
- compras nuevas,
- compras importantes desde el punto de vista económico o técnico,
- Insuficiencia del proveedor actual,
- evolución del mercado (disminución de los precios , aparición de un nuevo producto, de un nuevo proveedor, etc.).
La investigación y elección de un proveedor comprenden las tres siguientes actividades:
- elaboración de una lista de proveedores aceptables,
- elaboración de cotizaciones o concurso de ofertas,
- evaluación de las ofertas y elección de un proveedor.
d) Emisión de una solicitud de pedido. Una vez que se ha hecho la elección, se expide al proveedor una solicitud de pedido, la cual constituye el contrato escrito entre la empresa compradora y el proveedor.
e) Seguimiento del pedido. La responsabilidad del abastecimiento no termina con la expedición de una solicitud de pedido, sino se extiende hasta la utilización del material en las líneas de producción.
Entre estas dos etapas, es necesario que el responsable de la compra siga el pedido de cerca y proceda a hacer recordatorios y solicitudes de información al proveedor, a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea entregado en la fecha prevista.
f) Recepción e inspección de la mercancía. En el momento de la recepción, la inspección se hace generalmente en dos etapas, que pueden denominarse inspección general e inspección técnica.
La inspección general es realizada por un comisionado del departamento de recepción, el cual verifica el estado general dé la mercancía.
Posteriormente dicha mercancía se guarda en la zona de control, en espera de la inspección técnica por parte de los especialistas de la empresa.
g) Verificación y pago de la factura. Si el informe de inspección es favorable para la aceptación de la mercancía, éste se envía al departamento de contabilidad para la autorización del pago.
Después de la verificación simultánea de la solicitud de compra, el informe de inspección y la factura, el departamento de contabilidad emite un cheque.
Fuente: Apuntes de Introducción de Sistemas de Producción de la Unideg