Para planificar un proyecto adecuadamente es necesario contar con la colaboración de personal cualificado, con experiencia en ejecución de proyectos en ese área, y que disponga de conocimientos actualizados sobre las actividades necesarias para conseguir los resultados, sus plazos y costos.
Un proyecto se puede planificar con distintos grados de detalle. En la fase de formulación de un proyecto es necesario hacer un cronograma indicativo de las actividades que nos permita presupuestar con un margen de error pequeño.
También conviene definir el reparto de responsabilidades y concretar el plan de seguimiento. Una vez definidos estos elementos tienen que ser conocidos y aprobados por todas las partes involucradas en el proyecto.
Una vez aprobada la financiación de un proyecto, y antes de iniciar la ejecución, es hace una planificación más detallada, que incluye planes de trabajo detallados de cada uno de los trabajadores a contratar, planos de las obras, formatos de informes de seguimiento, etc. Todos estos documentos tienen que ser coherentes con los elaborados en la fase de formulación.