Elementos, dimensiones y tipos de estructura
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se divide, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los individuos, en sus diferentes niveles y según sus tareas específicas.
Existen varias formas de entender la estructura de la organización, pero entre otras definiciones, encontramos significativas las siguientes:
- “El conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en áreas distintas, consiguiendo luego
la coordinación de las mismas.”(Mintzberg 1984) - “Patrón establecido de las relaciones entre los componentes de la organización”. (Kast Rosenzweig
1969) - “Complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres
humanos”. (Simon 1947)
Estas tres formas de entender la estructura de la organización son prácticas y nos ayudan a aproximarnos a entender la organización situándonos en ella y comprendiendo que existe un nexo esencial entre los elementos de la misma que se verifica por medio de las relaciones entre individuos que la conforman.
Según Cuervo, existen tres dimensiones de elementos que componen la estructura de la organización, que son:
- Los individuos, que desempeñan la actividad y tienen una serie de objetivos a cumplir.
- Los grupos, compuestos por conjuntos de personas unidas por vínculos de amistad, trabajo, etc. que tienen unos intereses.
- La organización compuesta por la interrelación de los dos niveles anteriores, sus dinámicas, sus normas, la jerarquía y estilos de liderazgo con el que operan.
Se puede considerar entonces a la organización desde el punto de vista de las relaciones que existen entre las funciones, los niveles y las actividades que cumplen los miembros que la conforman y los recursos materiales, técnicos y financieros de la misma, con el fin de lograr su máxima eficiencia en el cumplimiento de los planes y objetivos señalados.
La estructura determina la forma en la cual se han distribuido actividades dentro de la organización y se representa mediante una figura gráfica que se denomina organigrama.
Toda empresa necesita obligatoriamente una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, teniendo en cuenta sus objetivos, sus fortalezas, los recursos de los que dispone y por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y en general su funcionamiento integral.
Toda actividad humana que quiere organizarse requiere dos elementos fundamentales y en cierta forma opuestos:
- La división del trabajo, es decir delimitar en distintas tareas la actividad que debe desempeñarse para el cumplimiento de los objetivos de la organización y
- La coordinación de los individuos que intervienen en el proceso, de tal manera que puedan complementarse en los límites de sus funciones para lograr una especie de engranaje efectivo que permita el logro de los objetivos de manera eficiente.
Dentro de este esquema dinámico de interacción, coexisten a su vez dos niveles de relación y comunicación, a los que se les ha denominado:
- Estructura formal, toda actividad que se realiza por voluntad y disposición de la dirección.
- Estructura informal: se refiere a las relaciones y dinámicas socio-afectivas, espontáneas, no previstas, no reguladas.
La estructura formal conjuntamente con la informal, coexisten, conviven y constituyen la estructura total de la organización.
El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano, que permita lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional, por tanto es un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo.
En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro modelos de estructura, que se consideran esenciales o fundamentales: lineal, funcional, matricial, circular e híbrida.
A continuación, analizaremos cada una de los modelos:
Modelo lineal
Está basado en líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre el superior y los subordinados.
Ventajas:
- Es sencilla y de fácil comprensión
- Refleja una clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados
- La cantidad de cargos es relativamente pequeña, la cúpula solo representa un cargo centralizador y el subordinado únicamente se relaciona con su superior.
- Permite una estabilidad considerable en el funcionamiento de la organización en virtud de la rígida disciplina de la unidad de mando por una parte y por otra debido a la centralización del control y de las decisiones.
Desventajas:
- Es rígido e Inflexible, lo cual dificulta la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas y excluye cualquier posibilidad de innovación.
- Hace excesivo énfasis en la jefatura, autoridad única y absoluta sobre sus subordinados.
Modelo funcional
Aplica el principio de la especialización de la tarea, por medio de la cual separa, distingue y especializa. Esta estructura surge por las dificultades producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a los jefes de producción en la estructura lineal fue consagrada por Taylor
Ventajas:
- Permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su función.
- Permite mejor supervisión.
- Separa las funciones de planeación y de control de las funciones de ejecución.
Desventajas:
- Perdida de la unidad de mando, la sustitución de la autoridad jerárquica que establece la estructura lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida, dificulta el control que los cargos superiores ejercían sobre los cargos inferiores.
- Tendencia a la rivalidad y competencia entre los especialistas.
Modelo matricial
También conocida como el sistema de mandos múltiples, es una estructura en la que especialistas de diferentes departamentos de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos de manera conjunta, es decir, que responden ante dos superiores, tienen una doble autoridad, la autoridad de línea y la autoridad funcional, es decir del proyecto.
No es muy utilizada, porque generalmente genera mucha resistencia al estar sometidos a dos mandos que en ocasiones pueden ser opuestos o ambiguos en sus intereses.
Modelo circular
Es aquella donde los niveles de autoridad están representados en círculos concéntricos, uno central, que corresponde a la autoridad máxima de la organización y alrededor círculos que constituyen un nivel determinado con su respectivo jefe, ligado al centro por líneas de autoridad y responsabilidad.
Ventajas:
- Destaca la importancia de los niveles jerárquicos.
- Eliminan o disminuyen la idea de estatus más alto o más bajo.
- Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:
- Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer.
- No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario.
- Fuerzan demasiado los niveles.
Modelo híbrido
Reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriores, tiene enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo varios funcionales, descentraliza algunas actividades y mantiene el control en otras.
Ventajas:
- Permite que la organización crezca y mantenga la adaptabilidad y eficacia.
- Proporciona una buena alineación entre la división de productos y los objetivos corporativos.
- Permite coordinación efectiva dentro de las divisiones y departamentos funcionales.
Desventajas:
- Generando costos administrativos indirectos.
- Se pierde su capacidad de respuesta rápida a los cambios en el mercado.
- Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional.