La tecnología, factor determinante en la nueva estructura y relaciones organizacionales
Las organizaciones actuales difieren mucho de las de principios de siglo, los problemas que enfrentamos no son los mismos y todo esto promueve el cambio permanente y la mejora continua para poder afrontar los nuevos retos, sobre todo en el ámbito de la tecnología. La sociedad de la información se apoya en un nuevo paradigma, el tecnológico en el que son fundamentales los computadores y la informática, las telecomunicaciones y la microelectrónica, la robótica, la nanotecnología.
Las organizaciones en la era de la información deben tener características muy especiales:
- Aprender a aprovechar su conocimiento para desarrollar nuevas aplicaciones a partir de sus propios éxitos.
- Aprender a innovar
- Mejoramiento continuo de todos los procesos y productos que la organización hace.
- Dominio de redes sociales virtuales.
A esta época se le ha denominado «Sociedad de la Información» es la Edad del Bit y de la misma forma que aquellos mundos cambiaron con el descubrimiento y utilización de nuevos materiales, como el bronce o el hierro, en sus respectivas épocas, porque posibilitaron el desarrollo de cambios tecnológicos, en la historia de nuestra época, estos nuevos elementos: el bit, la digitalización están cambiando drásticamente nuestro futuro, nuestra organización social, nuestra forma de trabajo y las relaciones.
De los múltiples efectos de la tecnología sobre el conjunto de la sociedad se ven afectados prácticamente todos los sectores de la vida: la enseñanza, el arte, el comercio, el trabajo, la administración, el almacenamiento y conservación de la información, y la comunicación en todas sus formas.
En forma silenciosa, se ha producido una avalancha tecnológica que ha traspasado los límites de algunos sistemas como las grandes instituciones y empresas a introducirse en el tejido social, en el sistema familiar por ejemplo, con la aparición y expansión acelerada de las redes sociales de comunicación combinadas con el mundo informático. En el campo de la información, este cambio acelerado se traduce en dos factores: en la renovación tecnológica, con la aparición de nuevos formatos cada día, y en la búsqueda de la adecuación entre las estructuras informativas y los usuarios o receptores. La necesidad de ajustarse a los nuevos requerimientos del mercado impulsa al cambio que a su vez da lugar a un proceso innovador.
Organizaciones inteligentes
Las organizaciones inteligentes se construyen a través de procesos pedagógicos planificados y generalmente voluntarios, que desarrollan nuevas habilidades y promueven nuevos hábitos y comportamientos en la organización, entre los cuales podemos resaltar los siguientes:
- Liderazgo
- Trabajo en equipo
- Empowerment
- Innovación
- Normas técnicas de procesos
Sin embargo debemos reconocer que en nuestro medio todavía encontramos obstáculos que impiden el desarrollo inteligente de las organizaciones, principalmente los siguientes aspectos que considero significativos:
- Falta de una cultura de seguimiento continuo para asegurar el logro de los objetivos.
- Disciplina para documentar los aciertos y desaciertos en el respectivo proceso de aprendizaje.
- Intolerancia frente a los errores, generando temor y dificultad para reconocerlos, desperdiciando así una valiosa fuente de aprendizaje.
- Falta de conciencia del valor de la capacitación.
- Desarrollo de la creatividad para la innovación.
La innovación es un proceso de transformación paulatina que se desarrolla paso a paso y se debe organizar como un proceso sistemático porque es fundamental para las organizaciones basadas en el conocimiento, para aumentar la capacidad de rendimiento y por ende la habilidad para atraer y retener al personal informado y capacitado, del cual depende su productividad.
La innovación no surge de forma espontánea, no aparece sólo porque un equipo directivo esté convencido de ello, debe estar gestionada a largo, medio y corto plazo, es una mejora planificada, que surge como consecuencia de necesidades detectadas en el sistema o en las personas involucradas. Es un error vincular la innovación únicamente con la alta tecnología. Algunas innovaciones han cambiado de una forma total la fabricación, como son las empresas Zara, Ikea o Benetton. Sin embargo, los procedimientos empleados no están basados en ninguna tecnología punta, sino en el sentido común y la organización.
Las organizaciones inteligentes fomentan la iniciativa y la creatividad de cada individuo, concediéndoles una gran libertad de acción a la hora de lograr los objetivos bien definidos, como por ejemplo Hewlett Packard,3M, Toyota y Microsoft. Una innovación es algo diferente de lo que se ha hecho antes pero no puede ser simplemente extravagante o excéntrico, debe “funcionar”.
Daniel Goleman (2000)xix escribe: “Para ser creativo de algún modo debe ser apropiado, útil, valioso, significativo”.
La innovación debe agregar valor, producir valor; se ha llegado a decir que la investigación convierte la información en conocimiento, mientras que la innovación convierte el conocimiento en dinero. En esta era de la información y el conocimiento globalizado, la innovación se constituye en clave de supervivencia para toda organización, creando ambientes que faciliten el desarrollo y eliminen las resistencias al cambio.
Hay que crear entornos innovadores que apoyen la flexibilidad, la diversidad de las personas y que estimulen la creatividad, donde se potencie la capacidad de asumir riesgos, el espíritu emprendedor para tener éxito y causar impacto en la sociedad. Estos son los aprendizajes más relevantes para que una organización se considere inteligente.
Metodologías de cambio organizacional posmodernas: reingeniería, empowerment, teoría del clima y contigencia
En virtud de la incertidumbre y el cambio constante del entorno con que interactúa la organización, se ha hecho necesario implementar diversas metodologías de adaptación, en este tema nos aproximaremos al conocimiento de las características relevantes de las metodologías imperantes en el contexto organizacional latinoamericano.
Reingeniería
Es una estrategia de transformación organizacional que consiste en el rediseño radical de un proceso o un cambio drástico de un proceso. Requiere que los procesos fundamentales de los negocios sean observados desde una perspectiva transfuncional y en base a la satisfacción del cliente e implica la revisión y transformación radical de los procesos para alcanzar mejoras espectaculares en rendimientos tales como costo, calidad, servicio y disponibilidad, oportunidad (rapidez).
Rediseñar radicalmente significa descartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el trabajo, por tanto, para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a ser más productivos.
Una definición rápida de reingeniería es «comenzar todo de nuevo«, lo cual significa abandonar viejos procedimientos y buscar que lo nuevo agregue valor hacia el consumidor, teniendo en cuenta que las actividades de valor agregado tengan dos características: una que sea algo que el cliente aprecie y que se ejecuten correctamente desde la primera vez. Rediseñar radicalmente significa descartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el trabajo, por tanto, para que una empresa adopte el concepto de reingeniería, tiene que ser capaz de deshacerse de las reglas y políticas convencionales que aplicaba con anterioridad y estar abierta a los cambios por medio de los cuales sus negocios puedan llegar a ser más productivos.
La Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez». (Hammer 1994) En la definición anterior planteada por Hammer y Champy existen cuatro palabras claves:
Fundamental, Radical, dramáticas y Procesos.
Estas palabras son claves debido a que:
- Una reingeniería buscará por qué se está realizando algo fundamental.
- Los cambios en el diseño deberán ser radicales (desde la raíz y no superficiales).
- Las mejoras esperadas deben ser dramáticas (no de unos pocos porcentajes).
- Los cambios se deben enfocarse únicamente sobre los procesos.
Reingeniería vs el mejoramiento continuo
Reingeniería significa cambio radical mientras que mejora continua son pequeños cambios increméntales, aun cuando en ambos enfoques el objeto es mejorar lo que una organización ya está haciendo. La situación ideal es afrontar una reingeniería inicial de procesos para luego continuar con una mejora continua.
Empowerment (Empoderamiento)
Es una nueva estrategia de administración de la organización, donde se integran todos los recursos, haciendo uso de una comunicación efectiva y eficiente para lograr los objetivos deseados. Esta herramienta reemplaza la vieja jerarquía por equipos autodirigidos, donde la información se comparte con todos y todos los empleados tienen la oportunidad y la responsabilidad de dar lo mejor de sí.
En el empowerment todos los miembros, los equipos de trabajo y la organización, tienen completo acceso y uso de información crítica, poseen la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizarla y llevar a cabo el propósito de la organización.
Teoría del clima
Para los estructuralistas, es decir, las escuelas que se enfocan en la estructura como elemento esencial de la organización, el clima depende de aspectos objetivos como el tamaño de la organización, la centralización o descentralización de la toma de decisiones, el número de niveles jerárquicos de autoridad, el tipo de tecnología que se utiliza, la regulación del comportamiento del individual.
Para los humanistas, el clima es el conjunto de percepciones globales que los individuos tienen de su medio ambiente y que se reflejan en la interacción de las características personales y las de la organización.
Dentro de las corrientes sociopolítica y crítica, se afirma que el clima organizacional representa un concepto global que integra todos los componentes de una organización; se refiere a las actitudes subyacentes, a los valores, a las normas y a los sentimientos que los profesores tienen ante su organización.
Son muchas las escuelas que opinan alrededor del concepto de clima organizacional, sin embargo la teoría de clima organizacional o de los sistemas de organización, como tal, es reconocida a la propuesta de Likert porque permite estudiar en términos de causa-efecto la naturaleza de los climas y además permite analizar el papel de las variables que conforman el clima que se observa.
Likert.1961. (citado por Brunet L: 1999) sostiene que “en la percepción del clima organizacional influyen tres grupos de variables.
- La primera de ella son las causales referidas a: estructuras de la organización y su administración: reglas, decisiones, competencias y actitudes entre otras. Definidas como variables independientes, las cuales están orientadas a indicar el sentido en el que una organización evoluciona y obtiene resultados.
- Referente a las variables intermediarias, se tiene que estas reflejan el estado interno y la salud de una empresa educativa y constituyen los procesos organizacionales; al respecto se mencionan las siguientes: motivación, actitud, comunicación, toma de decisiones, entre otras.
- Las variables finales son el resultado obtenido de las dos anteriores e impacta fuertemente a la organización en la productividad, ganancias y pérdida”.
Para poder hacer una evaluación del clima organizacional basada en la en la teoría de Likert, su autor diseño un instrumento que permite evaluar el clima actual de una organización con el clima ideal y consiste en un cuestionario que considera aspectos como:
- El método de mando, es decir, la manera en que se dirige el liderazgo para influir en los empleados,
- Las características de las fuerzas motivacionales, las estrategias que se utilizan para motivar a los empleados y responder a las necesidades;
- Las características de los procesos de comunicación referido a los distintos tipos de comunicación que se encuentran presentes en la empresa y como se llevan a cabo;
- Las características del proceso de influencia referido a la importancia de la relación supervisor – subordinado para establecer y cumplir los objetivos;
- Las características del proceso de toma de decisiones; pertenencia y fundamentación de los insumos en los que se basan las decisiones así como la distribución de responsabilidades;
- Las características de los procesos de planificación: estrategia utilizada para establecer los objetivos organizacionales;
- Las características de los procesos de control, ejecución y distribución del control en los distintos estratos organizacionales;
- El objetivo de rendimiento y perfeccionamiento referidos a la planificación y formación deseada.
- El instrumento desarrollado por Likert busca conocer el estilo operacional, a través de la medición de las dimensiones citadas.
La metodología para aplicar el instrumento está fundamentada en presentar a los participantes varias opciones por cada concepto, donde se reflejará su opinión en relación a las tendencias de la organización (ambiente autocrático y muy estructurado o más humano y participativo).
El modelo de Likert es utilizado en una organización que cuentan con in punto de partida para determinar:
- a) el ambiente que existe en cada categoría;
- b) el que debe prevalecer; y
- c) los cambios que se deben implantar para derivar el perfil organizacional deseado.
Contingencia
Contingencia, es la posibilidad de que una cosa suceda o no suceda, algo incierto o eventual, proposición cuya verdad o falsedad solamente puede conocerse por la experiencia o por la evidencia y no por la razón. La teoría de la contingencia destaca la eficacia de las acciones administrativas tomadas en una situación espontáneamente y reprueba de cierta forma la estandarización. También conocida como teoría situacional plantea que hay una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para alcanzar eficazmente los objetivos de la organización.
En esta relación funcional, las variables ambientales se consideran variables independientes en tanto que las técnicas administrativas se toman como variables dependientes.
Los factores o variables internas que pueden originar contingencia son:
- Recursos Humanos
- Recursos Físicos.
- Inversiones
- Tecnología
- Tiempo
Desarrollo organizacional
Es una estrategia que observa y analiza a la organización como un todo, es decir, que estudia y entiende tanto la dinámica humana como también los procesos que existen en ella, para lograr que ambos elementos se complementen y logren conjuntamente los objetivos que requieren alcanzar.
Valores del desarrollo organizacional
- Respeto por las personas.– Se considera a todas las personas, como el elemento más valioso de la organización, como personas responsables, y se les trata con dignidad y respeto.
- Confianza y apoyo.- Se busca la organización eficaz y saludable caracterizada por la confianza, autenticidad, franqueza y clima de apoyo.
- Igualdad de poder.– Las organizaciones eficaces restan énfasis a la autoridad y control jerárquico, no establecen relaciones de superior a inferior, sino de igual a igual.
- Confrontación.– No se pueden esconder los problemas. Se les debe enfrentar abiertamente.
- Participación.- Entre más personas se involucren en el cambio y en las decisiones que lo rodean, más se sentirán comprometidas con la implantación de las decisiones de cambio.
Intervención del desarrollo organizacional
- Capacitación en sensibilidad (sensibilización al cambio): Grupos de capacitación que buscan cambiar el comportamiento mediante la interacción de grupos no estructurados.
- Retroalimentación a través de encuestas: Uso de cuestionarios para identificar discrepancias entre las percepciones de los miembros; sigue su análisis y se sugieren medidas alternativas o estrategias de acción.
- Consultoría del proceso: El consultor proporciona al cliente elementos de juicio respecto a lo que sucede en la organización o en su entorno, así como en la organización y sus empleados y/o en la organización y sus clientes e identifica los procesos que requieren mejoramiento.
- Construcción de equipos: Utiliza actividades específicas para convertir a los grupos de trabajo en verdaderos equipos de trabajo, con mucha interacción para incrementar la confianza, la apertura y la franqueza entre los miembros.
- Desarrollo entre grupos: Ayuda a corregir el conflicto disfuncional entre los grupos, tratando de cambiar las actitudes, estereotipos y percepciones que los miembros de los grupos tienen entre unos y otros.