Sistema de apoyo a ejecutivos
El sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) Pertenece al nivel estratégico de la organización. La función principal de estos sistemas consiste en proporcionar herramientas de software que permitan a los directores resolver asuntos estratégicos que tienen tendencias a largo plazo y que se relacionan directamente con el rumbo de la empresa a futuro con repercusiones importantes tanto al interior de ella como al exterior, permitiéndole hacer proyecciones basado en necesidades actuales y futuras, costos de inversión, mecanismos de producción a largo plazo, todo tipo de reestructuración interna que permita abolir procesos entrópicos.
Este sistema de información debe tener el control de los demás sistemas, ya que un ineficiente informe, con información errada, puede ser nefasto para el futuro de la organización. Este tipo de sistema está diseñado para incorporar datos externos como leyes impuestas por el gobierno, información de competidores, extraen información resumida de los MIS (Sistemas de Información Gerencial) filtrando y dando seguimiento a datos críticos reduciendo así tiempo y esfuerzo que se requiere para que los ejecutivos utilicen en otro tipo de actividades.
Proceso del sistema de apoyo a ejecutivos
El proceso que manejan estos sistemas se refleja a groso modo en la siguiente tabla.
| ENTRADA DE INFORMACIÓN | PROCESAMIENTO | SALIDAS DE INFORMACIÓN | USUARIOS |
| Se ingresan datos acumulados externos relacionados con el negocio, así como datos internos de la organización. | Se realizan gráficas, utilización de simulaciones, softwares interactivos. | Proyecciones que dan respuestas a consultas. | Directores |
Para que los diferentes sistemas de información puedan funcionar de forma debida, es necesario abordar conceptos como internet, intranet, extranet, ethernet, entre otros, ya que actualmente sin dichas arquitecturas sería imposible establecer comunicación entre los diferentes sistemas de información tanto al interior como al exterior de las organizaciones.
Sistema de soporte gerencial
SSG (Sistema de Soporte Gerencial) o MIS o SIG (Sistema de Información Gerencial), como ya se mencionó anteriormente tiene la función de apoyar la planeación, el control y la toma de decisiones, proporcionando informes cortos y concretos que serán de gran ayuda para fortalecer las estrategias del negocio.
Este sistema de información, estará en manos de los gerentes de las organizaciones quienes pueden tomar de él informes especiales, acceso a líneas de desempeño real, históricos de informes pasados y que valdrá la pena retomar para realizar análisis comparativos. Los SSG, resumen operaciones básicas de la compañía. Por ejemplo, pueden mostrar un informe en media página con información concreta que el sistema informático genera con el diseño, la apariencia, la disposición de datos o elementos con el fin de ofrecer una apariencia limpia y organizada que permite entender de una forma clara la información justo en el tiempo que se requiera.
Proceso del sistema de soporte gerencial
| ENTRADA DE INFORMACIÓN | PROCESAMIENTO | SALIDAS DE INFORMACIÓN | USUARIOS |
|---|---|---|---|
| Datos resumidos de transacciones, organizado en modelos simples. | Informes de rutina, modelos simples, análisis de bajo nivel por ser concretos y exactos. | Informes resumidos y excepciones. | Gerentes de nivel medio. |
A continuación se muestra un informe concreto que ilustra de forma sencilla y clara las ventas por áreas para una empresa que se dedica a la comercialización de equipos de cómputo, dando una idea a la gerencia sobre el movimiento general de las ventas y permitiéndole así basado en la información generar estrategias para incrementar las ventas y en los puntos convenientes de acuerdo a su interés, le permite además tomar decisiones que tienen que ver con inversiones, distribución de recursos económicos entre otros aspectos gerenciales, acorde a la prospectiva de la organización.
Ejemplo de un informe consolidado
| CÓDIGO DEL PRODUCTO | DESCRIPCIÓN | REGIÓN | TOTAL |
|---|---|---|---|
| 567 | Portátil COMPAQ | Norte | 50000000.0 |
| Total Norte | 50000000.0 | ||
| 208 | Portátil HP | Occidente | 15456765.0 |
| Total Occidente | 15456765.0 | ||
| 208 | Portátil HP | Oriente | 20567432.0 |
| 567 | Portátil COMPAQ | Oriente | 15000000.0 |
| Total Oriente | 35567432.0 | ||
| 567 | Portátil COMPAQ | Sur | 5800000.0 |
| Total Sur | 5800000.0 | ||
| Total general | $106,824,197.00 |
Por lo tanto, sería un informe ágil que le permite a la gerencia evaluar de forma simple, realizar comparaciones y tomar decisiones de forma eficaz y eficiente.