Es mejor si los materiales y suministros importantes de mantenimiento se guardan en un almacén central bajo supervisión apropiada. Las partidas de una naturaleza barata y solamente en cantidades que constituyan existencias de reserva deberían almacenarse en los diversos talleres de mantenimiento.
Los inventarios bien controlados dictan que todas las salidas deben estar en solicitudes escritas para que se puedan efectuar los cargos apropiados a los números de rutina o de orden de reparación.
Además, se deberá mostrar en la solicitud el número de cuenta para la distribución de la contabilidad. Por consiguiente, el costo de todos los materiales y suministros se puede determinar para todos y cada uno de los trabajos de mantenimiento y estos costos se pueden anotar en las copias de las órdenes junto con los costos hora-hombre.