Es el área encargada de la seguridad de los bienes dentro del área de influencia administrativa del almacén, la cual puede estar delimitada dentro del mismo y en el trayecto de la puerta del proveedor al propio almacén o del almacén a la puerta del proveedor, básicamente su objetivo es el resguardo físico de los bienes contra el robo, para ello pueden auxiliarse de elementos como los siguientes:
a) Circuito Cerrado de Televisión (CCTV)
Consiste en el monitoreo de las actividades relacionadas con el manejo de materiales dentro del área de influencia del almacén, por medio de cámaras las cuales pueden ser fijas, móviles o disuasivas, en la mayoría de los casos estas cámaras contienen sensores de movimiento y zoom para facilitar su análisis y seguimiento (excepto las disuasivas); regularmente estos grupos de cámaras se conectan a un servidor que “guarda” la información por tiempo determinado, previo a que termine se debe copiar la información en elementos externos como CDs para tener un acervo de imágenes que pueden ser consultadas en el momento que se tenga esa necesidad. Cabe destacar una recomendación respecto al monitoreo, el cual puede ser dentro o fuera del almacén por personal propio o externo, lo más transparente y deseable es que sea mixto, para evitar cualquier conflagración que facilite el robo, sin embargo, esto se reflejará en el costo de dos “monitoreos” a la vez, donde como mínimo, se recomienda que de forma externa se tenga el monitoreo a su vez del “monitorista” interno, para supervisar que trabaje en estar al pendiente de los acontecimientos de forma continua o poder visualizar su comportamiento de la misma forma. La ubicación de las cámaras de primera instancia deben estar colocadas a fin de que su cobertura sea total, sin embargo, si los costos no lo permiten, se recomienda como mínimo que su enfoque sea en la mercancía de más alto valor y en las zonas de acceso y salida del almacén, así como de mayor tránsito.
b) GPS (Global Positioning System) o rastreo satelital de vehículos, se trata del uso de tecnología de telecomunicaciones, actualmente predomina el esquemautilizado en la misma frecuencia de la comunicación vía celular, que de forma intermitente o continua envía la siguiente información:
– Posición geográfica
– Velocidad del vehículo en ese instante
Existen sistemas que además pueden estar dotados de los siguientes aditamentos:
– Sensor de desenganche de la caja al tracto camión.
– De apertura de puertas
– De apertura del tanque de diesel o gasolina Señal de voz desde la cabina
Y en la totalidad de los casos, esta herramienta trae consigo el llamado “botón de pánico”, el cual es activado por el operador desde la cabina del tracto camión y da una señal de alerta si existe alguna situación de riesgo ante su persona y/o sobre los bienes que transporta (Ej. Sospecha de intento de robo o secuestro).
Cabe destacar que en el rubro del GPS existen dos partes fundamentales, una es la tecnología, la cual ya fue descrita anteriormente, y la otra está conformada por los protocolos o procedimientos de acción ante alguna eventualidad, estos protocolos deben ser diseñados de forma conjunta por el personal de más alto nivel del almacén en conjunción con las áreas de seguridad y tráfico, y si es el caso por los prestadores externos del servicio de transporte, en conjunción con asesores externos de seguridad. Lo anterior permitirá y dará una mayor claridad a todos los actores para saber qué hacer en caso de un intento de robo, el robo consumado o accidente.
Se presenta como ejemplo el siguiente protocolo general ante una activación de botón de pánico.
1. Se recibe la señal de activación del botón de pánico. (Puede ser activada accidentalmente, por lo que se debe confirmar más información)
2. Se habilita el escuchar la cabina, y a la par se obtiene la localizacióngeográfica y velocidad del vehículo, se confirma presencia de terceros en la cabina y el vehículo en paro total.
3. Se da aviso a la autoridad, ya sea municipal, estatal o federal para llevar a cabo un operativo de alcance y/o encuentro, y/o simplemente monitoreo (debemos recordar que el operador está en peligro y es posible que se “corte” la señal por acciones de los delincuentes).
4. Se avisa al coordinador de la línea transportista o al área de tráfico de nuestra empresa.
5. Se siguen las instrucciones de las autoridades.
La tendencia en este rubro es que cada vez es más frecuente, el uso de varios sensores de GPS en el mismo tracto camión y caja, ya que los delincuentes pueden cortar la señal de los equipos que vayan encontrando o percibiendo.
c) Personal de seguridad en las instalaciones.
Puede estar conformado este equipo de seguridad por personal interno (contratado por la misma empresa) y/o externo (empresas de seguridad privada), su función radica en el control de accesos y salidas tanto de vehículos como personas al almacén, son coordinadas por el Jefe de Seguridad del almacén y en su caso directamente por la Gerencia.
Se apoyan básicamente por radio local, para una comunicación constante entre ellos mismos, así como a caseta de vigilancia y monitores de CCTV.
d) Custodias
Regularmente este servicio es proporcionado por empresas de carácter privado o incluso por las mismos cuerpos policiacos estatales, su trabajo consiste en “acompañar” durante algún trayecto determinado a uno o más vehículos cargados con bienes para su entrega a clientes internos o externos, la decisión de contratarlos así como el destino final del acompañamiento debe determinarse en función de las siguientes variables: Valor de los bienes que serán transportados.
– Estado de peligrosidad o riesgo de siniestro del trayecto o punto donde se contrata este servicio.
– Por política de la empresa respecto al transporte de sus productos.
Cabe destacar que este servicio tiene por objetivo evitar los robos de los bienes o vehículos por medio de la disuasión o por medio de la coordinación (constante comunicación) con las autoridades y el área de seguridad patrimonial del almacén con el apoyo de las tecnologías como el GPS y su reacción inmediata.
Existen dos modalidades de custodia, en la cual sus elementos van armados o no; por su parte pueden ser varias unidades de custodia o solo una y la cantidad de vehículos también puede variar, por ejemplo una caravana de vehículos custodiada en el interior de la ciudad y termina este acompañamiento en las casetas de entrada a las carreteras federales, por lo que el vehículo quedará solo en constante comunicación por medio del GPS o por radio o celular. También puede ser el caso que la custodia acompañe al vehículo por todo el trayecto con “paradas intermedias de entrega” o hasta un solo destino final.
e) Certificación y proceso de reclutamiento.
Un servicio adicional es el proceso de certificación al personal que está por ingresar a trabajar a la empresa, y en el caso del reclutamiento del personal para el área de seguridad este servicio es de vital importancia, el cual consiste en ir más allá de la solicitud de empleo, currículo u hoja de vida, que presenta el candidato, o incluso se puede exigir este tipo de control en sus empleados a las empresas externas que nos prestan cualquier servicio, también no está de sobra que estos procesos de certificación pueden ser utilizados en cualquier momento para el personal que ya está dentro de la empresa, como lo puede ser por verificación en cada periodo establecido de tiempo o incluso ante un siniestro.
El proceso de certificación debe ser aceptado por la persona a quien se le aplicará si es el caso del reclutamiento o ante cualquier sospecha de algún siniestro anterior, el proceso consiste básicamente para el caso de seguridad en los siguientes puntos:
– Entrevista con polígrafo
– Exámenes “antidoping”
– Visita exhaustiva y entrevista con el personal a contratar así como las referencias citadas por el mismo.
– Verificación de bases de datos de siniestros anteriores o/y en otras empresas (existen empresas que administran estas bases de datos en empresas que son usuarias y a su vez proveedoras de información de sus empleados).
Cabe destacar que un proceso de selección como el citado anteriormente no asegura un 100% de certeza de que el empleado a contratar tendrá un comportamiento confiable; siempre existirá esa incertidumbre, sin embargo, nos ayuda a descartar o recopilar información valiosa para el cumplimiento de los objetivos.
f) Seguros.
La decisión de asegurar o no los bienes, ya sea los que están en el almacén o en los trayectos, es una decisión que incumbe incluso a la Dirección Generalen función de los riesgos y valor de los mismos, con esto se quiere decir que si todos los bienes están asegurados en todos los puntos de influencia, ¿por qué recurrir a todos estos esquemas de apoyo en seguridad patrimonial?, larespuesta es simple, conforme más siniestros se reporten y se cobren, máscaras son las primas de seguro o incluso puede haber una negativa de las aseguradoras a ser contratadas por algunas empresas con un mal o sospechoso historial. Por su parte existen factores decisivos del negocio que las aseguradoras no pagan, como lo es la relación con clientes, o la opinión sobre elnegocio que pueden tener el público en general ante un desabasto ocasionado por un siniestro, así como los deducibles y el pago en ocasiones es a costo y no a precio de venta.
Por su parte para el caso del reporte y reclamación relativos a un siniestro ante la aseguradora, se debe tener una reacción inmediata en el reporte, así como la conformación de la documentación necesaria que solicite la aseguradora, como lo puede ser las actas legales de denuncia y su ratificación levantadas ante un siniestro, un listado y las facturas de lo que se reclama.
Fuente: UNAM