El objetivo de la concepción de un sistema es el cumplimiento de una función.
En el enfoque tradicional, uno se interesaba por el estudio de los factores directos e indirectos de un problema, y el objetivo era encontrar la solución Pero el análisis de las consecuencias que tendría la solución en el conjunto del sistema a menudo se pasaba por alto.
El enfoque sistemático difiere en este sentido, sobre todo en lo que se refiere a la integración de los elementos del problema.
En esta perspectiva, la elaboración de un sistema tiene como finalidad reunir los elementos constitutivos, de tal forma que se obtenga un todo que respete las restricciones internas y externas de la organización.
La vida de un sistema es cada vez más corta. Ello s e debe a la evolución tecnológica y económica, que obliga a modificar ciertos elementos del sistema a fin de responder mejor a cada nueva situación.
Por tanto, es necesario que el sistema se conciba de modo que pueda ser modificado rápidamente y al más bajo costo posible.
Definición de la función
Con base en los objetivos de la empresa, debe definirse en términos claros la función del sistema analizado.
Como ya se ha visto, un sistema comprende varios niveles. y es necesario que la función principal sea descompuesta en subtunciones.
Por ejemplo, en una empresa cuyo objetivo es fabricar un nuevo producto, la función principal se descompone en subfunciones de fabricación, ensamble y embalaje, y la subfunción de fabricación se subdivide en talleres a cuyo nivel se precisan los elementos constitutivos.
Identificación de las restricciones
Las restricciones son las exigencias o los límites que el analista debe respetar. Estas pueden clasificarse en dos categorías: restricciones internas y externas.
Las restricciones internas son los Imites que emanan del sistema mismo: las políticas y normas de la organización, los capitales disponibles, etc.
Por ejemplo, una norma que especifique que sólo debe utilizarse aluminio en la fabricación de la mayoría de los productos se considera una restricción del insumo, Por su parte, el capital disponible es una restricción que afecta las decisiones concernientes a los elementos constitutivos.
Las restricciones externas provienen de imperativos ajenos al sistema. Estas pueden ser tecnológicas, económicas, políticas, culturales, sociales, etc.
La tecnología, por ejemplo, limita el número de unidad es fabricadas por hora, el tipo de procedimiento y las materias primas que convienen para cada procedimiento; ello genera restricciones para el agente físico, para la secuencia y para el insumo.
Las restricciones también pueden dividirse en controlables e incontrolables. Así, como restricciones controlables están los reglamentos y las políticas administrativas, y como restricciones incontrolables están la competencia, la legislación, la tecnología, etc.
En la concepción de un sistema, es esencial identificar al inicio las restricciones adecuadas para cada elemento de dicho sistema.
Descripción de los elementos constitutivos
La función y las subfunciones ya definidas sirven para determinar las unidades de producción.
Cada unidad se subdivide en subsistemas y sistemas paralelos. Para cada sistema en particular, deben definirse los elementos constitutivos: insumo, agente humano, agente físico, secuencia, medio ambiente, producto.
Con base en la función de cada elemento, deben describirse en detalle sus características.
Esta descripción facilitará la elaboración de las etapas subsecuentes. Por otra parte, las especificaciones permitirán fijar los criterios de control y de evaluación de cada elemento.
La descripción de las especificaciones del agente humano, por ejemplo, tratará del número de empleados y de sus aptitudes físicas, técnicas e intelectuales.
Determinación de los controles
Posteriormente se determinan, para cada elemento, las normas de control cuantitativo y cualitativo.
Así, para el agente humano, se determinan los criterios y los métodos de evaluación para la selección del personal. Lo mismo sucede para cada elemento constitutivo: deben precisarse el objeto del control, los criterios y los procesos de evaluación.
Análisis y elección de un sistema global
En primera instancia, deben estudiarse las disposiciones posibles de los elementos constitutivos propios de cada subsistema.
Posteriormente se analizan las combinaciones posibles de los subsistemas y de los sistemas paralelos que se encuentren en el interior del sistema global, según su grado de interdependencia.
La evaluación de los elementos constitutivos del taller se presenta como sigue:
- Función:Fabricar la primera pieza del producto A.
- Insumo: Materia prima: 5000 kg/día
- Energía: 30 000 watts/día
- Agente humano: 5 obreros
- 1 capataz
- Agente físico: 10 máquinas
- 3 mesas de trabajo
- 5 juegos de herramientas
- Secuencia:Definida por el proceso de fabricación.
- Medio ambiente interno: Locales limpios, horarios flexibles, buenas relaciones de trabajo, etcétera.
- Producto: 2 000 piezas por día.
En primera instancia, se distribuyen los elementos constitutivos de cada taller de tal modo que la función del subsistema del taller se realice en las mejores condiciones.
Posteriormente se definen las relaciones de los diferentes subsistemas o talleres a fin de unirlas dentro de un sistema global, cuya función será la fabricación y el ensamble de todas las piezas.
En esta etapa debe tenerse mucha información sobre el funcionamiento de los subsistemas para poder integrarlos.
La elección del sistema global dependerá de la ejecución y de los costos de instalación y de funcionamiento La ejecución se juzgará según el número de unidades producidas por unidad de tiempo, la calidad y los costos, y la confiabilidad y rendimiento del sistema.
Elaboración de los documentos concomitantes
A medida que se realiza la concepción del sistema, deben redactarse los procedimientos y reglamentos.
Estos documentos concomitantes llevan diferentes títulos: Mantel de organización y procedimientos, Descripción de tareas, Guía de procedimientos, Procedimientos y reglamentas, etc.
Estos contienen la descripción del-sistema, la definición de las funciones de los agentes humanos, las formas que deberán utilizarse (solicitudes de pedidos, facturas, «requisiciones», etc.) y las reglas de funcionamiento del sistema.
El conjunto de estos documentos constituyen el sistema de información de la empresa.
Simulación y aprobación del sistema
A fin de verificar el buen funcionamiento del sistema, se necesita una simulación del desenvolvimiento de las operaciones, una vez que se ha terminado la concepción de ésta. Es éste el momento de corregirlos errores de concepción.
La presentación del sistema a las autoridades de la empresa para su aceptación es una etapa tan importante como las precedentes, puesto que de ella depende la decisión final.
Por tanto, es importante que quienes han concebido el sistema elaboren un informe en el que se expliquen las ventajas del nuevo sistema. Se trata aquí de la etapa de venta del sistema a las autoridades.
Implantación
En la implantación existen esencialmente tres fases:
a) Planificación de la Instalación física. Se elaboran planes que definan no solamente las diferentes etapas de implantación y su interdependencia, sino también su duración respectiva. (Las técnicas de planificación de los trabajos serán expuestas ulteriormente.)
b) Adiestramiento del personal. Para que los empleados realicen en forma adecuada su tarea, es a menudo importante que se les haga adquirir las habilidades necesarias.
El adiestramiento puede empezar antes de la instalación. Este en efecto se facilita grandemente cuando los empleados participan en la concepción del sistema; esta forma de participación los prepara y los motiva favorablemente.
c) Depuración del sistema. Para asegurar que los procedimientos definidos al inicio se sigan siempre, el sistema debe ser revisado periódicamente.
De este modo es posible corregir ciertas anomalías al nivel de los componentes o del funcionamiento. Los periodos de revisión deben ser previstos y planificados.
Debe verificarse el funcionamiento hasta que el personal esté familiarizado con el sistema y hasta que éste alcance un nivel determinado de eficacia.
Medición y evaluación del desempeño
En este punto se visualiza una doble finalidad: asegurar por una parte que el objetivo se cumpla, y por otra aumentar, de ser posible, la productividad del sistema.
La evaluación del desempeño deberá tener como finalidad mejorar el sistema y no arreglar las estadísticas en vista de medidas disciplinarias.
Fuente: Apuntes de Introducción de Sistemas de Producción de la Unideg