Basado en muchas investigaciones, Likert propone que se clasifiquen los sistemas administrativos en cuatro clases:
Sistema 1. Sistema autoritario y fuerte. Consiste en un ambiente de desconfianza hacia los subordinados, en el que hay poca comunicación y se hace énfasis en recompensas o castigos ocasionales. Las decisiones están centralizadas en la cúpula de la organización.
Sistema 2. Sistema autoritario benévolo. Consiste en un clima de confianza condescendiente (típica del amo hacia el esclavo) en el que hay poca comunicación, castigos potenciales, poca interacción humana y algunas decisiones están centralizadas, y se basan en prescripciones y rutinas.
Sistema 3. Sistema participativo, consultivo. Consiste en un ambiente en el que hay más confianza, aunque todavía no es total. Existen algunas recompensas, hay interacción humana moderada, pequeña vinculación individual y una apertura relativa de directrices, y permite que se tomen ciertas decisiones en la base de la organización.
Sistema 4. Sistema participativo de grupo. Consiste en un ambiente de completa confianza en el que los subordinados se sienten libres para actuar en equipos, y en el que las actitudes son positivas y las ideas constructivas; hay participación y vinculación grupal, de manera que las personas sientan responsabilidad en todos los niveles de la organización.
La figura siguiente reproduce gráficamente el continuum de estos sistemas.
Likert también propone una técnica llamada “perfil organizacional” para establecer en qué tipo de los sistemas anteriores está operando la organización. Es una especie de cuestionario que se distribuye a los miembros de la empresa y cuyos ítems por responder se agrupan en seis dimensiones teóricas de procesos organizacionales (liderazgo, motivación, comunicación, proceso decisorio, establecimiento de objetivos y control). La disposición del cuestionario10 utiliza 20 ítems. Su composición es la siguiente:
- 1 a 4 = liderazgo;
- 5 a 7 = motivación;
- 8 a 12 = comunicación;
- 13 a 15 = proceso decisorio;
- 16 a 17 = establecimiento de objetivos;
- 18 a 20 = controles organizacionales.
En realidad, los cuatro sistemas presentados por Likert constituyen un continuum que va desde un sistema autoritario y rígido (sistema 1) hasta un sistema participativo y grupal (sistema 4), pasando por dos sistemas intermedios. Elsistema 1 corresponde, de manerageneral, a la teoría “X”, de McGregor, en tanto que el sistema 4 corresponde a la teoría “Y”. Naturalmente, la aplicación de cada uno de estos sistemas depende de las concepciones, respecto de la naturaleza humana, que tengan los niveles de jerarquía de las organizaciones. Sin embargo, dentro de una misma organización, es normal que se empleen dos o más sistemas en diversas áreas de actividad. En muchas empresas, por ejemplo, se utiliza el sistema 1 en la administración del personal no calificado que trabaja por horas, con todas las consecuencias; el sistema 2 se aplica al personal que trabaja por meses, sin responsabilidad de supervisión; y el sistema 3 comprende el personal ejecutivo, en la escala de la administración de la organización.
Likert comprobó que cuanto más cerca del sistema 4 esté el estilo de administración, habrá mayor probabilidad de que la productividad sea alta, haya buenas relaciones laborales y se obtenga una elevada rentabilidad. Así mismo, cuanto más se aproxime una organización al sistema 1, mayor será la probabilidad de ser ineficiente y de sufrir crisis financieras frecuentes. La experiencia, según Likert, ha demostrado que administrar por medio del sistema 1 (políticas coercitivas de reducción de costos, por ejemplo) produce buenosresultados a corto plazo (en términos de capital y no de ganancias), aunque evidencia desventajas a largo plazo (insatisfacción y frustración en el personal). En consecuencia, la aplicación del sistema 1 causa una influencia tan negativa que hace que el sistema no funcione. El análisis de los estilos de administración, de las actitudes y de las motivaciones del personal es el barómetro que indica si la capacidad productiva de los recursos humanos de una organización tiende a aumentar o a disminuir.