Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Características de los presupuestos:
– Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.
– Es un plan expresado en términos cuantitativos.
– Es general, porque se establece para toda la empresa.
– Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización.
– Es diseñado para un período determinado.
Clasificación de los presupuestos:
En relación con el nivel jerárquico:
Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización.
Ejemplo; El presupuesto de resultados.
Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa.
Ejemplo; Presupuesto de ventas.
Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos.
Ejemplo; Presupuesto de la sección de mantenimiento.
Por la forma en que se calculan:
Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones, sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.
Por su utilización:
Presupuestos de operación: Que abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
Presupuestos de capital: Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa, y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, etc.
Presupuesto financiero: En el se contemplan; balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.
Importancia de los presupuestos:
– Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables.
– Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta.
– Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
– Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta.
– Es un medio de control que permite controlar las operaciones.
– Determina el límite y alcance de las erogaciones.
– Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas.
– Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación.
– Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
– Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
– Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en materias, tiempo, etc.