La experiencia nos dice que la razón principal por la que las empresas son descapitalizadas no es por las contingencias económicas, sino por el proceder de sus propios dueños, quienes por desconocimiento sobre administración financiera las llevan a perder tanto flujo que ya no es posible sostenerla sin una inversión nueva de capital o un préstamo.
Dado lo anterior, los expertos ubican el primer gran riesgo de las empresas sobre el control del dinero, específicamente sobre el movimiento de éste. La dinámica de entradas y salidas de dinero y su control es una de las preocupaciones constantes de todo empresario. De aquí que de pronto y un día antes de los compromisos se oigan expresiones como “No hay para la nómina” o “¡Ya me rebotó un cheque!”. La sorpresa en las cantidades de dinero necesario o excedente puede ser controlable y administrada con un registro llamado flujo de efectivo.
Este registro, más que cualquier cálculo de ganancias, es la herramienta más sencilla de llevar, la más útil para controlar la empresa y la menos utilizada en la práctica por los empresarios de micro y pequeñas empresas. Los expertos la llaman el “volante” de la empresa. Comúnmente llamada Hoja de Programación y Presupuestos, la hoja de flujo de efectivo tiene columnas que representan períodos, los que comúnmente son semanas, quincenas o meses (según se presenten los movimientos de dinero) y consta de un renglón llamado saldo inicial, un apartado de entradas y otro de salidas, finalmente un reglón llamado saldo final.
El modelo que se presenta le permite al administrador financiero conocer cuál es el importe del efectivo que se tendrá al final de cada uno de los meses y estará en posibilidad de canalizar los excedentes como inversiones temporales que le generen un interés o tramitar los financiamientos necesarios.
Con esta herramienta elaborada periódicamente y proyectada a períodos futuros, no se necesita tener una “bola mágica” para predecir el futuro cercano; además sirve para tomar decisiones con anticipación y no caer en incumplimiento de compromisos vitales como la nómina, rentas o pagos de proveedores o, peor aún, en una descapitalización de la empresa tal que le impida seguir operando.
Existe también en la práctica la confusión entre el cálculo de las utilidades y las ganancias. Comúnmente, el cálculo de la ganancia es entendido como la diferencia superior entre las ventas y todos los costos y gastos. Ya sea llamada ganancia o utilidad, lo complicado no es hacer una resta correcta, sino utilizar los conceptos correctos de ventas, costos y gastos en dicho cálculo.
En principio de cuentas, las entradas regularmente son confundidas con las ventas, claro que tal vez lo sean, sin embargo qué pasa si la entrada de efectivo fue motivada por una venta realizada en el pasado o en el futuro. Los períodos de las ventas no son siempre los mismos que los de las entradas del efectivo, por lo que es común que el empresario confunda una época de altas ventas con una época de recuperación de créditos otorgados con anterioridad. Desde el punto de vista financiero, la venta es considerada como tal en el momento en que se crea el compromiso de las partes, ya sea a través de la generación de una factura, la entrega del producto o servicio, la firma de un contrato o pagaré, o mediante el pago en efectivo o cheque.
Lo de los cálculos financieros en el período en la que se realizó, también debe ser enfrentada contra los costos y gastos que contribuyeron a generarla en ese mismo período, con base en la misma naturaleza de las ventas, para poder determinar con certidumbre la utilidad del período. Los períodos de costos y gastos tampoco son siempre los mismos que los de las salidas del efectivo.
Cabe aclarar que el error más recurrente en este sentido es la omisión de los conceptos de sueldos del administrador, rentas no pagadas (de activos regularmente prestados a la empresa por sus dueños, familiares o conocidos y utilizados en las operaciones), las depreciaciones de los activos propiedad de la empresa (asignación del valor de los activos en el tiempo de vida útil a los gastos, para su acertada reposición).
Es hasta después de integrar todo los datos anteriores, aislados por períodos, cuando se tiene un cálculo real y certero de las utilidades de la empresa en ese período, un cálculo que refleja el desempeño financiero de la empresa y soporta la asertiva toma de decisiones. En este contexto es en el que se encuentra la función financiera de la empresa en la organización empresarial y justamente a esta problemática se enfrenta día a día.