La organización

Introducción

La organización es de gran importancia dentro del proceso administrativo y para todas las empresas y ejecutivos. Una buena administración se distingue por su capacidad de crear las condiciones y estrategias para integrar y poner a funcionar, de forma armónica, los recursos humanos y físicos esenciales para cumplir con las metas de la empresa. La organización hace posible que un grupo o equipo trabajen juntos, con más eficiencia de la que lograrían solos, en el logro de objetivos y metas.

La organización puede adoptar varios significados en administración, de los cuales los dos principales son:

• Entidad social. Organización como entidad social está orientada hacia objetivos específicos y estructurados de manera deliberada, porque está constituida por personas.
• Orientada hacia objetivos. Porque está diseñada para alcanzar resultados.
• Organización formal. Está basada en una división racional del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.
• Organización informal. Surge de modo natural y espontáneo debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.
• Función administrativa. Organización como función administrativa y parte integral del proceso administrativo, se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones a cada uno.
• Órganos. Los órganos involucrados en su administración.

Conceptos importantes relacionados con la organización

Para comprender la organización se deben considerar algunos conceptos importantes relacionados con la misma, a continuación se describen algunos de ellos:

• Organizar. Es el proceso de desarrollar de forma ordenada los recursos físicos y humanos esenciales para lograr las metas de la empresa.
• Organización. Es la entidad que hace posible que un grupo o un equipo trabajen juntos con más eficiencia de la que lograrían solos para alcanzar las metas.
• Organigrama. Es la representación esquemática de la manera como está ordenado y relacionado el trabajo para que puede ser desempeñado.
• División del trabajo. Consiste en la distribución de funciones y actividades.
• Unidad de mando. Así se denomina al principio que dice: “Un empleado debe tener uno y sólo un jefe inmediato”.
• Tramo de control. Nombre que recibe el número de subordinados que un jefe puede supervisar con eficiencia.
• Departamentalización. Es la agrupación de las funciones relacionadas en unidades manejables para lograr objetivos de la empresa de manera más eficiente y eficaz.
• Delegar. Trabajo que un ejecutivo desempeña al asignar responsabilidad y autoridad a otros y hacer que respondan por los resultados. Este proceso hace posible la administración porque permite lograr los objetivos mediante otras personas.
• Principio escalar. Nombre del principio relacionado con la cadena de mando, consistente en la definición clara de la autoridad en la organización. Ésta fluye hacia abajo desde los niveles superiores hacia los inferiores en la organización.
• Centralización. Sucede en la organización cuando el poder está centralizado, es decir, se delega muy poco.
• Descentralización. Se presenta cuando se delega una cantidad significativa de autoridad a los niveles inferiores de la organización.

Es importante organizarse con el propósito de alcanzar las metas y objetivos que se tienen planteados en la empresa.

Metas y objetivos

Las metas y objetivos deben estar orientados al mercado, una empresa existe con el fin de servir a las necesidades y deseos de los clientes, aunque la mercadotecnia está en primer plano al organizar una empresa, se debe asegurar el no afectar otras funciones, el plan de mercadotecnia por si solo, sin elementos de apoyo, tiene poco valor.

Si no tenemos un plan, no podemos formular objetivos; si no tenemos objetivos, no tenemos razones para organizar. En otras palabras, si no sabemos a dónde vamos a ir, no sabemos como organizarnos para ir allá. La Planeación y la Organización son dos responsabilidades integradas de un administrador.   

Alcance de la organización

En la organización se pueden considerar tres niveles de alcances, a continuación se detalla en que consiste cada uno:

Los niveles de organización en una empresa real se pueden considerar de la siguiente manera:

Nivel institucional

Abarca la empresa como una totalidad, se le denomina diseño organizacional, el cual puede ser de tres clases: organización lineal, organización funcional y organización de línea-staff.

Nivel intermedio

Es la organización que abarca cada departamento de la empresa, se le denomina diseño departamental o simplemente departamentalización.

Nivel operacional

Es la organización enfocada hacia cada tarea, actividad u operación específica, se le denomina diseño de cargos o tareas y está constituido por la descripción y análisis de cargos.

Principios administrativos

En la organización existen algunos principios administrativos que se deben considerar:

Principio de la Especialización

La base fundamental de la organización es la especialización, bien sea en sentido horizontal o vertical tal como lo vemos reflejado en el organigrama de la empresa.

• Horizontal

La especialización horizontal es consecuencia de la división del trabajo, puesto que la organización estimula la especialización, lo cual permite que se desarrollen zonas determinadas de atribuciones específicas. Este tipo de especialización ocurre a medida que el desarrollo de un órgano lo obliga a crecer horizontalmente o a dividirse en otros órganos paralelos y del mismo nivel para aumentar su pericia en determinada actividad. La especialización horizontal, denominada departamentalización, conlleva a un desdoblamiento de órganos en el mismo nivel.

• Vertical

La especialización vertical es característica básica de toda actividad organizada y consecuencia, también, de la división del trabajo. Ésta última conduce a la especialización vertical, es decir, la diferenciación entre los órganos ejecutores. La especialización vertical desdobla el órgano en varios niveles jerárquicos, lo cual especializa la supervisión ejercida.

• Especialización

De acuerdo con las las teorías clásica y neoclásica, la especialización, es decir, la concentración de esfuerzos en campos limitados permite aumentar la cantidad y la calidad de la producción. Si se simplifican las tareas y se asignan, a cada puesto de trabajo, tareas sencillas que requieren poca experiencia y escasos conocimientos previos, se puede disminuir el periodo de aprendizaje y facilitar la sustitución de unas personas por otras. Esto permite mejorar los métodos, aumentar la productividad y reducir los costos.

Principios de la definición funcional

Este principio se refiere a que el contenido de cada posición y las relaciones entre los ocupantes deben definirse por escrito con claridad. Los deberes, atribuciones la autoridad y las relaciones de cada participante, en toda la empresa, deben ser claros y estar por escrito, en la definición de cargos.

Principio de correspondencia entre la responsabilidad y la autoridad

La autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia. La responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad. Según Fayol, se debe distinguir la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de la inteligencia, saber y aptitud.

Principio de las funciones de staff y de línea

Este principio conduce a distinguir entre funciones de staff y de línea en la organización. El criterio para distinguirlas es la relación directa o indirecta con los objetivos de la empresa y no el grado de importancia de un sector frente al otro.

• Línea. Las funciones de línea son aquellas que están ligadas directamente a los objetivos de la empresa o del departamento.
• Staff. Las funciones de staff no se encuentran ligadas de modo directo a los objetivos de la empresa.

Principio escalar

El principio escalar se refiere a la cadena de relaciones directas de autoridad de un superior respecto del subordinado, en toda la organización, teniendo en cuenta que la autoridad máxima debe establecerse en algún nivel y que debe existir una línea bien definida que la vincule con cualquier posición en la organización. El principio escalar sostiene que cada subordinado debe saber quién le delega autoridad y a quién debe dirigirse cuando se trata de asuntos que están dentro de su competencia.

Organigrama

Los organigramas son diagramas estáticos que representan la estructura formal de la empresa, éste debe permitir la visualización simple y directa de la estructura de la organización. Es estático por definición; una especie de retrato del esqueleto organizacional de la empresa sin incluir alguna descripción de las funciones o atribuciones de los ocupantes de los cargos.

Un organigrama deben aparecer los siguientes elementos con claridad:

• La estructura jerárquica que define los diversos niveles de la organización.
• Los órganos que componen la estructura.
• Los canales de comunicación que unen los órganos.
• Los nombres de quienes ocupan los cargos (en algunos casos).

Símbolos y convenciones de los organigramas:

• Líneas llenas sin interrupciones. Autoridad formal, relación de línea mando.
• Autoridad lineal. Verticales, Autoridad sobre … Un jefe tiene la autoridad sobre su línea de mando
• Autoridad funcional. Correlación, hay igual autoridad en el mismo nivel, pero esta depende de la especialización de trabajo, es decir los de finanzas, mercadeo, entre otras.
• Al lado. Relación de Apoyo – Staff: Se identifica con líneas punteadas, tiene autoridad, pero solo recomienda, como por ejemplo los comités de salud ocupacional de las empresas, que solo recomiendan.

Clases de organigramas

Organigrama vertical

Son representaciones gráficas en las que se muestra claramente la jerarquía de una empresa, desde los niveles superiores a los inferiores.

Organigrama circular

Es aquel en que los niveles organizacionales se muestran en círculos concéntricos que se van situando de dentro afuera.

Organigrama escalar

Utiliza una serie de sangrías para mostrar los diferentes niveles jerárquicos de una empresa, de manera que a menor sangría, mayor autoridad.

Organigrama Horizontal

La distribución de jerarquías se organiza de izquierda a derecha, es decir, el cargo de mayor importancia se sitúa en la izquierda del organigrama.

Lineamientos para una buena organización

Para lograr una buena organización se deben considerar los siguientes lineamientos:

• Involucren a su gente en cualquier cambio que vayan a llevar a cabo para que comprendan su impacto y cómo les afecta. Con esto, ellos se sentirán más comprometidos a hacer que el cambio tenga éxito. Cambio: Deben ser consientes del impacto que significa para las personas, de la empresa, los cambios organizacionales. Cuando cambiamos la estrategia o un plan específico tenemos, también, que modificar las políticas, prácticas programas y procedimientos, entre otros, y esto produce “trastornos” e “inconformidades” en las personas.
• Mantengan una estructura, delgada y simple, de la empresa. Traten de no crear muchos niveles de aprobación y revisión. Eviten, en todo lo posible, sobrecargar o asignar menos de lo conveniente tareas y responsabilidades, ya sea a personas o grupos.
• Una vez desarrollen la estructura ideal en su empresa, ajusten a ella, en lo posible, a su personal. En otras palabras, la estructura debe estar de acuerdo con las necesidades de la empresa y no hecha para satisfacer las necesidades del personal.
• Practique siempre el principio de “Unidad de Mando” Usted no puede reportar dos personas al mismo tiempo respeto al mismo trabajo y satisfacerlas a ambas.
• Realice siempre, por escrito, la descripción de los cargos de las personas que tenga bajo su responsabilidad: “Principio de la Definición Funcional”. Algunas personas piensan que la descripción de puestos es una molestia innecesaria, argumentan que la gente sabe qué hacer; que conocen su trabajo. Si usted es una de las personas que piensa así y no cuenta con descripciones de puestos de trabajo en su empresa, se le dificultarán las cosas en el momento de ejercer control al logro de los objetivos y metas propuestas.