El licenciado en Contaduría a través del tiempo ha tenido la necesidad de adecuar su actividad, ya que las empresas crecen y los tiempos con que se cuentan son cortos para dar respuesta, afortunadamente las herramientas con las que se cuentan actualmente para el registro de las operaciones también ha evolucionado: de tener sistemas manuales, a contar con sistemas electrónicos, que en algunas ocasiones llegan a jugar un papel trascendente porque podemos ser sorprendidos.
No debemos perder de vista la trascendencia que tiene la elección del sistema o sistemas que implementaremos en la organización, pues existen consideraciones importantes para que este sistema cumpla con su objetivo principal que toda la información generada debe cubrir las características cualitativas que son: confiable, relevante, comprensible y comparable, señaladas dentro de las NIF A -4 (normas de información financiera).
La planeación del Departamento de Contabilidad y la adquisición del equipo de cómputo así como la paquetería es una función que un contador u otro profesional con experiencia en el área es el responsable en proporcionar los requerimientos que debe solicitar. A continuación se listan algunas características mínimas por considerar:
- Costo del equipo
- Capacidad de expansión
- Un software acorde con las necesidades Importe de la actualización
- Tarifa del mantenimiento del equipo
- Capacitación del personal involucrado
- Compatibilidad con otros sistemas operativos.
Estos son algunos aspectos que deben observarse, además se tiene obligaciones fiscales al llevar sistemas de contabilidad como lo señala el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación y el art. 29 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, que solo los mencionamos porque serán vistos con mayor detalle en otra materia.
Los aspectos referidos tienen gran relevancia, no sólo porque se da cumplimiento legal, además el responsable de operar el departamento, deberá coordinar la etapa de implementación del o los sistemas, empezando por clasificar la documentación y posteriormente codificar cada operación que deba registrarse en el sistema, por medio de un catálogo de cuentas, que veremos cómo se crea, qué tipos existe, en temas posteriores.
Uno de los paquetes que son más conocidos son los de la marca Aspel, ya que cuenta con una gran variedad de productos como por ejemplo el sistema contable conocido con el nombre de COI, el sistema de nóminas conocido con el nombre de NOi, el sistema de bancos, y un sistema más completo el llamado sistema de administración empresarial SAE, que permite a la empresa llevar el control de sus clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas.
Este es solo un ejemplo de los paquetes contables que existen, ya que es importante conocer las necesidades de la empresa, pues depende de las características para elegir el paquete contable más adecuado a las necesidades de la empresa.
Fuente: Apuntes de Prácticas de contabilidad de la FCA UNAM