Durante la ejecución del proyecto es necesario hacer el seguimiento de lo que se va avanzando y compararlo con lo planificado inicialmente, para que, en caso de que haya desviaciones negativas, se introduzcan medidas correctivas o, en su caso, se reformule el proyecto.
El seguimiento se debe hacer día a día por todas las personas que participan en el proyecto. No obstante, periódicamente se hacen informes escritos, donde se recoge, para cada periodo, la descripción del proyecto, la descripción general de la marcha del proyecto en relación con los objetivos y resultados previstos, las actividades realizadas, el presupuesto ejecutado, la actualización del cronograma si es necesaria, la relación de gastos realizados, la actualización de las previsiones presupuestarias, la valoración del seguimiento y las recomendaciones.
Ejemplo. Seguimiento de la constitución de un fondo de crédito
ACTIVIDAD PREVISTA
Descripción: Constitución de un fondo de crédito
Recursos: Personal
Costes: 30.000 US $
PERIODO: de 1/1/2000 al 30/6/2000
Situación: Concluida., En Proceso, No realizada, Reprogramada, Desestimada.
Breve explicación: El fondo de crédito se ha constituido, se ha elaborado y aprobado por la cooperativa. Cada productor ha firmado un contrato de crédito por el cual se establecen las condiciones del mismos. El fondo ha financiado las labores de mecanización, la semilla y los fitosanitarios a cada productor, en un monto variable en función del número de manzanas que se ha sembrado
PERIODO: de 1/7/99 al 31/12/99
Situación: Concluida., En Proceso, No realizada, Reprogramada, Desestimada.
Breve explicación: Se ha devuelto el 40% del fondo prestado, que era lo previsto…
En el informe final se debe informar con detalle de la justificación económica del proyecto, siendo recomendable que las cuentas estén auditadas.