El seguimiento de un proyecto es la supervisión continua o periódica de la ejecución del mismo. En este sentido, no sólo habrá que seguir la evolución física del proyecto (es decir, el conjunto de actividades que hemos realizado, o los bienes y servicios que hemos apoyado a poner en marcha), sino también los cambios y los impactos (intencionados o no) que produce.
El conjunto de procedimientos, mecanismos e instrumentos que utilizamos para obtener la información adecuada sobre la situación del proyecto en cada momento, lo llamaremos sistema de seguimiento.
Preguntas a responder cuando se quiere establecer un sistema de seguimiento:
QUÉ información es relevante para nosotros (indicadores).
CÓMO debería ser recolectada y analizada (métodos).
QUIÉN se involucrará en cada fase (responsabilidades).
Los objetivos de un adecuado sistema de seguimiento son:
Facilitar indicadores tempranos sobre los progresos o falta de los mismos, en el logro de objetivos y en la consecución de resultados.
Una vez que hemos identificado y valorado los posibles problemas permitirá adoptar las medidas correctoras necesarias tanto en el diseño como en la forma de ejecución, para mejorar la calidad de los resultados.
Hace posible el fortalecimiento de los resultados positivos tanto de ejecución como de los logros, de manera que nos permite sistematizar las “buenas prácticas” y tenerlas en cuenta para acciones posteriores y/o en otras de las zonas del proyecto.
Permite que se determine si el proyecto tal y como está concebido sigue siendo o no pertinente.
Contribuye a señalar y adecuar la distribución de las responsabilidades y a fomentar el aprendizaje. De esta manera se comparten éxitos y fracasos de los resultados y las decisiones de cambio para la mejora en el futuro.
Ayuda a reforzar las capacidades de seguimiento y evaluación de las instituciones participantes.
Entendemos por evaluación el análisis de los resultados y efectos de un proyecto, durante o una vez finalizada la ejecución del mismo con el fin de aprender de la experiencia. La diferencia fundamental entre seguimiento y evaluación está en los fines de cada uno. Mientras que el seguimiento pretende identificar problemas y logros para corregir el proyecto y/o sistematizar las buenas prácticas, el fin último de la evaluación es el aprendizaje. Sin embargo, ambas cuestiones se relacionan, dado que la evaluación basará gran parte de su trabajo en los informes de seguimiento, y el sistema de seguimiento mejorará según los resultados de las evaluaciones.