Esta es una importante definición para poder establecer las obligaciones de cada parte de la empresa o de la misma área de logística y cadena de suministro, que define hasta dónde es la responsabilidad del equipo que dirige y coordina los almacenes y por ende aplicar la autoridad relativa.
Regularmente para el caso de almacenes su responsabilidad y debido control de la mercancía inician desde que se recibe la mercancía por parte de los proveedores internos o externos y que declara recibidos los bienes, pero; ¿En dónde físicamente puede darse esta circunstancia?, puede ser en tres lugares bien definidos:
1. En el andén de recibo del mismo almacén de la empresa.
2. En la puerta de entrega del proveedor.
3. En el puerto de embarque o desembarque de un proveedor de importación.
Lo anterior es muy importante definirlo, porque una vez hecho se establece el área de responsabilidad de resguardo y cuidado de los productos; de los cuales la Gerencia del almacén debe procurar y lograr el control y buen estado de esos bienes. Puede ocurrir que se encuentren en tránsito o bajo custodia e inspección de la autoridad por lo cual, se debe establecer protocolos de acciones con los transportistas y agentes aduanales, en su caso, con el objetivo de minimizar los riesgos de pérdida, robo o merma, así como en caso de siniestro establecer y ejecutar los procedimientos respectivos de aviso y reclamación a las empresas aseguradoras.
Ahora, ¿Dónde termina la responsabilidad del almacén? Tradicionalmente, en el pasado, la responsabilidad iba de la puerta de entrada a la puerta de desembarque del mismo almacén, sin embargo, gradualmente su influencia es mayor en los procesos siguientes de la cadena de valor de la empresa a la par con la responsabilidad del área de logística y cadena de suministro. Por lo anterior, de primera instancia pueden establecerse tres lugares donde termina su responsabilidad:
1. En la puerta de recibo del cliente, una vez que éste manifiesta como recibidos los bienes.
2. En la puerta de embarque del mismo almacén, si es el caso de que el cliente recoge los bienes.
3. En el puerto de embarque o desembarque si se trata de bienes que son exportados.
Sin embargo, como se comentó anteriormente, cada vez es más común que el almacén, siguiendo el liderazgo de la Dirección de cadena de suministros de la empresa, se haga cargo del transporte y entrega de los bienes, ya sea en el anaquel del cliente (Administración de categorías en el caso de la industria del comercio al detalle) o en su caso en la línea de producción como se da en el esquema “Justo a tiempo” o “Just in time” en la manufactura de automóviles.
Ello implica que además del control de los bienes dentro del inmueble de almacenamiento se deba tener el mismo control y resguardo dentro del equipo de transporte a la mercancía en tránsito, así como en las mismas instalaciones del cliente interno o externo; lo cual puede ser controlado por medio de herramientas tecnológicas así como manuales de procedimientos o protocolos de acción ante una eventualidad o siniestro; como se describirá más adelante dentro del tema de seguridad patrimonial.
Fuente: UNAM