Contenido: Cambio de paradigmas con la planficación. ¿Por qué planificar?. Ventajas de la planificación. Las fases de la planificación.
Objetivo: Al finalizar la competencia describirá los fundamentos iniciales para realizar una planeación, sin error.
Cambio de paradigmas con la planficación
La planificación es un proceso sistemático en el que primero se establece una necesidad (cambio), y acto seguido, se desarrolla la mejor manera de enfrentarse a la misma, dentro de un marco estratégico que permite identificar prioridades y determina los principios funcionales. Planificar significa pensar en el futuro, de tal manera que se pueda actuar de inmediato.
¿Por qué planificar?
La combinación de un marco estratégico (obtenido de la planificación estratégica) junto con un buen funcional o plan de acción se manifiesta de la siguiente manera:
- proporciona una clara comprensión de los elementos necesarios para lograr los objetivos de desarrollo;
- ayuda a otorgar prioridades y tomar decisiones;
- permite centrar aquellos recursos más limitados en las acciones que beneficiarán el trabajo de mejor manera;
- proporciona una herramienta de ayuda para comunicar tus intenciones a otras personas;
- proporciona una guía coherente para el trabajo diario.
Ventajas de la planificación
A menudo resulta más sencillo no planificar por los siguientes motivos:
- Planificar implica tiempo y dinero, si se realiza correctamente, la inversión merece la pena.
- Un «estado de confusión eficaz» puede mantener a flote las operaciones cotidianas. Sin embargo, esta confusión puede resultar costosa y dañina al largo plazo, debido al ineficaz uso de los recursos, y también, inútil por no conseguir los resultados deseados.
- Resulta complejo planificar en medio de una crisis, pero planificando correctamente, se evitaran algunas de ellas. La planificación tan sólo será útil si las personas se comprometen a llevarla a cabo.
El papel de la dirección de la organización tiene que asegurar que la planificación sea útil y puesta en práctica. Las personas adquieren participación en un plan, formando parte de su desarrollo, siempre que sea pertinente y de acuerdo a las posibilidades actuales de la organización.
Las fases de la planificación
En cada una de las fases de planificación intervienen distintos interesados directos. Para entender su alcance se muestra la siguiente tabla:
Fase de planificación | Implicados |
| Planificación del plan | Debe haber un responsable que garantice que se lleva a cabo una planificación de manera regular y adecuada. Normalmente, se crea un equipo encargado de situar la planificación en la agenda y llevar a la realidad. |
| Comprensión del contexto | Esta fase podría formar parte de un taller de planificación. Esta presentación debe dirigirse a toda la Junta Directiva y empleados. |
| Planificación de la visión de futuro para la organización. | El equipo debe mantener informado al resto del personal y a la Junta Directiva y alcanzar un consenso sobre la visión final. |
| Formulación de la misión—transformar la visión en una misión para la organización—qué se va a realizar para lograr esta misión y cómo. | El equipo debe mantener informado al resto del personal y a la Junta Directiva y alcanzar un consenso sobre la visión final. |
| Análisis de la situación—esto implica un análisis de la situación actual dentro de la organización y de aquellos asuntos exteriores que tienen impacto en la propia organización. | Se debe hacer proyecto por proyecto o departamento por departamento. Como parte de este proceso resulta conveniente hacer un análisis FADO. |
| Opciones estratégicas y finalización de la misión—en este punto, los responsables de realizar un programa analizan las opciones estratégicas para la organización: cuál es la mejor manera de causar impacto en los problemas, teniendo en cuenta nuestro contexto, interna o externamente. A continuación, revisan la declaración sobre la misión para comprobar que tiene sentido. | Todo el personal y perteneciente al programa junto con algún miembro de la Junta Directiva. |
| Establecimiento de metas y revisión de la estructura. El establecimiento de metas implica fijar amplias metas globales o áreas de resultados para la organización. Este hecho, servirá de indicador para estructurar de la mejor manera posible el trabajo de la organización. | Puede llevarlo a cabo el equipo de planificación.. Una vez que las metas prioritarias queden claras, la estructura de la organización puede revisarse. |
| Establecimiento de objetivos. Esta fase es más específica que la de metas globales, requiere una unidad de trabajo para determinar los objetivos a alcanzar para que se cumplan las metas generales de la organización. | Debe realizarlo todo el personal, preferentemente dentro de unidades, departamentos y proyectos. |
| Planificación de acción—implica el desarrollo de actividades graduales que son necesarias para alcanzar los objetivos. | Igual que lo anterior. Llegados a este punto, el personal administrativo debe implicarse de nuevo. |
| Puesta en práctica. | Todo el personal |
| Seguimiento y evaluación. | Todo el personal de mayor responsabilidad; información a la Junta Directiva. |