Celdas sin barrotes

Índice

Copia absoluta y relativa

Las celdas vienen referenciadas por un nombre que está constituido por una letra, que corresponde a la columna, y un número que indica la fila. Cuando tenemos por ejemplo la fórmula =A1 + A2 en la celda A3 para colocar en ella el total de las cantidades contenidas en las celdas por encima de ella y la copiamos a la celda B3 automáticamente cambia a = B1 + B2.

Esto es debido a que Excel no copió exactamente la fórmula; en su lugar asumió que las referencias de celda contenidas en las fórmulas deberían ajustarse a las nuevas columnas para no efectuar un duplicado de la fórmula de origen, sino obtener el total correspondiente a la nueva columna. A esto se le llama copia relativa.

Excel permite referenciar a las celdas de las siguientes formas:

Referencias relativas. Las referencias relativas modifican la referencia de las fórmulas en base a la posición que ocupe la nueva celda cuando se copia.
Si tienes la fórmula = B2 * C2 y la copias hacia abajo cambiará a =B3 * C3, = B4 * C4, etc. Si la copias hacia la derecha cambiará a =C2 * D2, = D2 * E2, etc. Corresponde a ti decidir si eso te sirve. Si no es así puedes recurrir a los siguientes tipos de referencias.

Nota. La referencia cambia dependiendo de hacia dónde realizas la copia. A derecha o izquierda cambia la columna, pero no la fila. Arriba o abajo cambia la fila, pero no la columna.

En diagonal cambiarían ambas porque se mueve en ambas direcciones.
Referencias absolutas. Las referencias absolutas garantizan que las referencias a las celdas no varían cuando se copian.
Para especificar en las fórmulas las referencias absolutas debe insertarse un signo $ delante de los caracteres que señalan la fila y la columna. Por ejemplo: $A$1. Referencias mixtas.

Las referencias mixtas fijan una coordenada como absoluta y la otra como relativa. Por ejemplo A$1, la columna A es relativa y puede cambiar si la copia es hacia derecha o izquierda mientras que la fila 1 es absoluta y no cambia sin importar hacia donde se copie.

Referencia circular. Se produce cuando una fórmula, de manera directa o indirecta, depende de su propio valor. Esto es un error.

Por ejemplo, si la celda A1 de la hoja tiene la fórmula =A1 + 5. Excel visualiza una caja de alerta indicando que no se pueden resolver referencias circulares debido a que entra en un bucle sin fin.

Normalmente el error se genera por confusión cuando las fórmulas de una celda dependen de otra celda que a su vez depende de la primera y en toda la mezcla se incluye una celda que no debería.

En ocasiones se pueden utilizar las referencias circulares para resolver ciertos problemas, pero esto se verá posteriormente.
Seguidamente se muestran las diferentes referencias que puede soportar una celda:

A1: Referencia relativa.
$A1: La columna es absoluta y la fila es relativa.
A$1: La columna es relativa y la fila es absoluta.
$A$1: Referencia absoluta.

Para modificar la referencia de una celda

Activa la celda que contiene la fórmula.
Haz clic en la barra de Fórmulas o pulsa la tecla F2.
Sitúa el punto de inserción delante de la coordenada que deseas modificar.
Pulsa la tecla F4 de forma repetida hasta que tenga la referencia que deseas.
Puedes modificar más celdas.
Pulsar la tecla Enter para terminar.

Relleno automático inteligente

Excel crea series de datos, bien sea números o textos, de forma automática con el manejador de rellenos sin necesidad de escribirlos.
Para crear series numéricas necesitas especificar los dos primeros elementos de la serie para indicar a Excel si deseas crear la serie de los números naturales, los números pares, los números impares, los números de cinco en cinco, etc. Si sólo escribes el primer número, copiará el número pero no creará ninguna serie.

Activa la celda deseada e introduce el dato, por ejemplo 1, y pulsa Intro.
Introduce el siguiente elemento de la serie, por ejemplo 2, y pulsa Intro.
Selecciona ambas celdas.

Sitúa el puntero del ratón en la esquina inferior derecha para que cambie a una cruz. Arrastra y suelta. A medida que arrastra, una caja de texto indica el elemento generado de la serie.

Para crear series con los meses o los días, basta indicar el primer elemento

Activa la celda deseada e introduce el dato, por ejemplo Enero, y pulsa Intro.
Selecciona la celda.
Sitúa el puntero del ratón en la esquina inferior derecha para que cambie a una cruz.
Arrastra y suelta. A medida que arrastra, una caja de texto indica el elemento generado de la serie. Para crear series también se pueden combinar textos con números.

Inserción de filas y columnas

Las órdenes filas y columnas del menú Insertar permiten respectivamente insertar celdas, filas y columnas en la hoja para proporcionar espacio para albergar nuevos datos, encabezados, o simplemente añadir espacios en blanco para que la hoja resulte visualmente más atractiva sin tener que realizar cálculos adicionales.

Para añadir una fila o una columna debe colocarse respectivamente en la celda debajo o a la derecha de donde quiere agregarse.
Ejecutar Insertar / Fila o Insertar / Columna.

Suprimir filas y columnas

La orden Eliminar, del menú Edición, permite suprimir filas y columnas enteras de la hoja eliminando el espacio ocupado.
La diferencia entre las órdenes Borrar (que también se encuentra en el menú Edición) y Eliminar radica en que la orden Borrar se comporta como una goma de borrar al dejar en blanco el contenido de una celda, pero la hoja mantiene la celda en su lugar, mientras que la orden Eliminar actúa como unas tijeras, al retirar la celda o rango seleccionado de la hoja que, por tanto disminuye su tamaño.

Para eliminar un rango de filas o de columnas

Selecciona las filas o columnas que desea eliminar. Si vas a eliminar una fila o una columna, activa cualquier celda de esa fila o columna.
Ejecuta Edición, Eliminar. Si has seleccionado un rango, Excel las elimina; en caso contrario, presente un cuadro de diálogo con varias opciones. En este caso selecciona la opción deseada.
Atención: A la hora de suprimir filas o columnas hay que tener la precaución de no borrar filas o columnas que sean referenciadas en fórmulas o funciones situadas en otras celdas. Sin embargo, las fórmulas y las funciones se comportan de manera diferente. Mientras que las fórmulas dan un error del tipo #¡REF!, las funciones se adaptan, en la medida de lo posible, a la nueva situación.

Personalizar gráficos

Añadir títulos y texto en los ejes

Excel permite insertar texto al gráfico como: título, descripciones al lado del eje Y y/o debajo del eje X.

Selecciona el gráfico o continúa en él si estás creando uno.
Ejecuta Gráfico / Opciones de gráfico. A continuación, selecciona la ficha Títulos.
Haz clic en la caja Título del gráfico, escribe el título para el gráfico.
Haz clic en la caja Eje de categorías, escribe el título para el eje.
Haz clic en la caja Eje de valores, escribe el título para el eje.
Haz clic en el botón Aceptar. Los títulos aparecen en el gráfico.

Mostrar valores en las series de datos

Selecciona el gráfico.
Ejecuta Gráfico / Opciones de gráfico. A continuación, selecciona la ficha Rótulos de datos.
Activa la caja Mostrar valor para mostrar los valores, o Mostrar rótulo para visualizar los rótulos.
Haz clic en el botón Aceptar.

Visualizar u ocultar la leyenda

Selecciona el gráfico.
Ejecuta Gráfico / Opciones de gráfico. A continuación, selecciona la ficha Leyenda.
Activa la caja Mostrar leyenda si deseas visualizarla.
Selecciona su ubicación en el gráfico en el área Ubicación.
Haz clic en el botón Aceptar.

Atención: Los gráficos circulares se construyen de la misma forma que el resto de los gráficos, pero hay que tener en cuenta que sólo son capaces de representar UNA serie de datos.

Corrector ortográfico

La orden Ortografía del menú Herramientas o el botón Ortografía, de la barra de herramientas
Estándar comprueba la existencia de errores ortográficos en la hoja de cálculo.

Si cuando se ejecuta la orden Ortografía está seleccionada

Una celda. Se verifica toda la hoja.
Un rango de celdas. Se verifica sólo el rango de celdas seleccionado.
Un grupo de hojas. Se verifica el contenido de todas las hojas.
La barra de Fórmulas. Se verifica el contenido de la barra de Fórmulas.

Si Excel localiza una palabra errónea, la presenta en un cuadro de diálogo, a continuación están algunas de las siguientes opciones:

Cambiar por. Palabra sugerida por Excel. Si aparece el mensaje No hay sugerencias, la palabra se puede corregir en este cuadro.
Omitir. Ignora la palabra errónea y continúa la corrección.
Omitir todas. Ignora todas las apariciones de la palabra errónea y continua con la corrección.

Lista de datos

Una lista de datos es un conjunto de información, de cualquier tipo, relacionada y organizada en filas y en columnas para facilitar su localización y recuperación individual. En Excel, una lista puede usarse como una base de datos.

Las entradas individuales se colocan a lo largo de una fila y se denominan registros.

Cada fila está formada por una serie de columnas denominadas campos donde se almacenan los datos. La primera fila de la lista contiene los rótulos o etiquetas de cada columna. Todas las filas contienen el mismo tipo de información. Un ejemplo típico de una lista de datos es una guía telefónica, en la que cada uno de los abonados es un registro y la información sobre cada abonado son los campos.

En Excel la lista de datos es dinámica y su información puede manejarse muy fácilmente. Por ejemplo: ordenarla de forma ascendente o descendente; buscar, filtrar y borrar todos los registros con una característica común o también puede ser exportada a un procesador de textos para crear cartas personalizadas.

Una lista de datos ha de estar contenida en una única hoja de cálculo. Sin embargo, una sola hoja de cálculo puede contener muchas listas de datos, pero sólo en una se podrán realizar las diferentes operaciones.

Crear y definir una lista de datos

Una lista de datos no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo. La primera fila del rango puede estar situada en cualquier fila del rango puede estar situada en cualquier fila de la hoja de cálculo, contiene los rótulos de las mismas columnas e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, las filas con la información deseada.

Se recomienda que los rótulos de los campos sean cortos, aunque pueden estar formados por cualquier combinación de caracteres, incluidos espacios en blanco hasta un total de 32,000, y ocupar más de una línea. No pueden usarse como nombres de campos funciones o fórmulas que produzcan valores numéricos, pero sí texto.

Una vez diseñada la estructura de la lista de datos proceda a introducir los registros. Cada columna de la fila puede contener texto, números, fórmulas y funciones, al igual que sucedía en la hoja de cálculo, pero un registro no puede ocupar más de una línea.

La información se introduce, alinea y formatea de la misma forma en la hoja de datos. Lo mismo sucede cuando hay que borrar o insertar filas y columnas.
Puede ver los datos en forma de fichas individuales si estando situado en cualquier celda de la lista de datos ejecuta Datos / Formulario. Aparece el cuadro de diálogo Lista de datos, desde donde también puede añadir o eliminar datos a la lista de datos o acceder al siguiente o al anterior elemento de la lista (siempre que sea posible).

Cuando introduces información en una hoja de cálculo, Excel examina todos los datos de la misma columna y comprueba si alguno de los caracteres de la entrada actual coincide con alguna de las entradas existentes en esa columna. Si existe algún carácter igual, lo propone como entrada. En caso de ser correcto, pulsa Intro para aceptarlo; en caso contrario, sigue escribiendo.

Ordenar una lista de datos

En una lista de datos, las filas se muestran en el mismo orden en que se han introducido. La mayoría de las veces ese orden no guarda ninguna relación respecto a ninguna columna, lo que dificulta localizar una información concreta.

En cambio, si los datos están ordenados por alguna columna encontrar un dato resulta mucho más fácil. Por ejemplo, las guías telefónicas están ordenadas por apellidos.

Para deshacer la ordenación y restaurar los datos a su orden inicial, guarda la hoja en el disco con el comando Guardar antes de ordenar. Si la ordenación no se realizó como se pretendía, cierra el libro sin guardar y vuelva a abrirlo de nuevo.

Ordenar la lista por una columna

Activa una celda perteneciente a la columna por la cual desea llevar a cabo la ordenación.
Haz clic en el botón Orden ascendente, o descendente, de la barra de herramientas. Estándar según convenga.

Ordenar la lista por dos o más columnas

Suponga que desea ordenar la lista por la columna Apellidos. En el caso de que haya dos filas con apellidos iguales, deben aparecer ordenados por Nombre, y si hay registros con apellidos y nombres iguales, que aparezcan ordenados por la columna Provincia.

Para realizar por una ordenación por dos o más columnas procede de la siguiente forma:

Activa una celda de la lista de datos a ordenar.
Ejecuta Datos / Ordenar. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar.
En el área La lista tiene fila de encabezamiento activa la opción Sí, en el caso de tenerla.
Haz clic en la flecha debajo de la caja Ordenar por. A continuación, selecciona la columna principal por la que desea llevar a cabo la ordenación, en este caso Apellidos.
Indica el tipo de ordenación deseada, Ascendente o Descendente.
Haz clic en la flecha debajo de la caja Luego por. A continuación, selecciona la columna deseada como segundo criterio de ordenación, en este caso Nombre.
Indica el tipo de ordenación deseada, Ascendente o Descendente.
Repetir los pasos quinto y sexto con el tercer criterio de ordenación en la otra caja Luego por, en este caso Provincia.
Haz clic en el botón Aceptar.

Aplicar un filtro

Para poder aplicar un filtro, primero hay que identificar la lista que se desea filtrar, y a continuación aplicarlo. Suponga que desea visualizar sólo los nombres de las personas de una provincia (Siguiendo con el ejemplo del ordenamiento).

Activa una celda de la lista de datos: no es necesario que sea un rótulo. El rango adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de datos en la cual se va a realizar el filtrado de los datos.

Ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro. Junto a los campos de la lista de datos aparecen unas flechas para poder hacer el filtrado.
Haz clic en la flecha al lado del rótulo del campo en el cual va a especificar la condición de filtrado, en este caso la Provincia. Aparece una lista con todas las ocurrencias de esa columna, ordenadas por orden alfabético o numérico.
Haz clic en la opción deseada. Excel muestra las filas que cumplan la condición. El rótulo del campo por el que ha llevado a cabo el filtrado y las filas visualizadas aparecen de color azul.

Para volver a visualizar todos los datos de la lista

Haz clic en la flecha del rótulo del campo por el que ha realizado el filtrado de los datos, que aparece de color azul.
Haz clic en la opción Todas. Excel visualiza todas las filas y quita el color azul.

Para suprimir las flechas del filtrado ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro.

Combinar documentos

Como dijimos anteriormente consiste en unir dos documentos en uno sólo sin que varíe la información de los documentos que han servido de base para realizar la combinación. El ejemplo más típico es la creación de cartas personalizadas.

Para llevar a cabo la combinación son necesarios dos documentos denominados origen de datos y documento principal, en el cual es necesario insertar los códigos de combinación. En este tema el origen de datos es un libro de Excel y el documento principal es un documento de Word.

También como dijimos antes los campos deben designarse por un nombre; lo más normal es denominar a los campos en función de la información que contienen. Y se debe aplicar el filtro del tema anterior a la lista de datos.

Seleccionar el origen de datos
Para llevar a cabo la selección del origen de datos:

Haz clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar.
Ejecuta Herramientas / Combinar correspondencia. Aparece el cuadro de diálogo

Combinar correspondencia.

En la opción Documento principal, haz clic en el botón Crear.
Selecciona Cartas modelo.
Haz clic en el botón Ventana activa.
Haz clic en el botón Obtener datos.
Selecciona Abrir origen de datos. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. Seleccionar el tipo de archivo con el origen de los datos como una hoja de tipo Excel. Entre los archivos que aparecen debes seleccionar aquel que contiene la información.
Selecciona la opción Filter Database (Base de Datos con Filtro). Y luego Modificar documento principal.

Crear el documento principal

Una vez que cierres el cuadro de diálogo de la sección de datos escribe el texto en el documento principal como si fuera un documento cualquiera.
Para insertar un código de combinación haz clic en el botón Insertar campo de combinación, de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Aparece una lista con todos los campos del documento de datos asociado; seleccione el campo deseado.
Cuando insertes dos campos seguidos, debes dejar un espacio de separación entre ellos para que a la hora de combinar los documentos el texto quede separado.
Ejecuta Archivo, Guardar para guardar el documento con el texto de la carta y los códigos de combinación en el disco.

Combinar los documentos

Verifica el resultado de la combinación usando el botón Mostrar campos o valores.
Después de comprobar que el resultado es el esperado puedes combinarlo creando un documento nuevo que contenga toda la combinación con el botón Combinar a documento; o puedes enviar la combinación directamente a la impresora con el botón Combinar al imprimir.

Atención: Si ya tienes creado el formato de la carta entonces puedes sustituir el primer paso del proceso cuando usas el botón nuevo por abrir. El resto del proceso es el mismo.

Fuente: Apuntes de la materia de informática / unideg