En tanto que la sección anterior explora las cuatro funciones clave de un proceso, ésta examinará con brevedad las características del mismo. Si bien un proceso supone transformaciones de naturaleza física, de ubicación o transaccionales, tienen 10 características en común.
Titularidad definida con claridad
En forma tradicional, la titularidad de los procesos físicos y de ubicación ha sido clara y explícita. El propietario del proceso era el gerente del departamento.
Este comprendía la misión de la organización y el rendimiento del proceso, y asumía una responsabilidad personal por éste y su rendimiento. Además, el desempeño del gerente se juzgaba contra normas cuantificables, como costos, programas y calidad.
En años recientes, la titularidad de procesos se ha desplazado en forma gradual hacia los grupos facultados y los equipos auto-dirigidos de trabajo.
Y en éstos, los empleados asumen algunos papeles tradicionales de la dirección. Sin embargo, las ideas básicas permanecen sin cambio: el propietario del proceso, sea persona o equipo, es responsable del rendimiento, costo, calidad y programa del mismo; debe llevar el proceso a los objetivos establecidos por la norma y tiene la autoridad para modificar el proceso con objeto de mantener los rendimientos deseados.
Límites
Los límites son el principio y el fin de un proceso. Los procesos físicos y de ubicación tienen límites claramente definidos.
El rendimiento final e insumos que requieren estos procesos son claros e inequívocos. Sin embargo, los límites de los procesos transaccionales son más difíciles de identificar.
Además, las especificaciones de rendimiento de los procesos transaccionales son incapaces de reflejar de verdad los requerimientos de los clientes, y las especificaciones de los insumos acaso no cumplan con las que se desean de rendimiento con los procesos existentes.
Es común una carencia de comprensión de las especificaciones de insumos y de rendimiento en muchos procesos de negocio.
Pero en un proceso transaccional bien manejado, los problemas de especificación se minimizan por medio del esfuerzo consciente dirigido a clasificar el producto de trabajo como si procediera de una operación a otra. Así, los límites de un proceso bien dirigido están bien definidos y controlados.
Capacidad
La capacidad es la tasa de rendimiento del proceso. Por lo general se expresa en términos de diseño o de capacidades teórica y real.Así, se establece la capacidad de diseño sin tomar en cuenta aspectos como confiabilidad de equipo, mantenimiento, o factores de personal, como curvas de aprendizaje, ausentismo, enfermedades, etcétera. Estas consideraciones, cuando se permiten, permiten calculadas la capacidad real.
Documentación
La documentación es un registro detallado del flujo de trabajo en proceso. Es posible registrarla con gran detalle, o quizá se trate de una recopilación de datos diversos. Además, la documentación proporciona un registro permanente de la transformación física que ocurre en un proceso de producción.
La documentación proporciona un punto de referencia desde el cual es posible medir la repetibilidad de un proceso con un parámetro básico que permita medir cualquier cambio. Por último, la documentación sirve como ayuda y referencia para el personal involucrado en el proceso.
Existen diversos tipos de documentos. Los más típic os incluyen los flujogramas del proceso, dibujos de ensamble y rutas.
Los flujo-gramas del proceso describen en forma gráfica la secuencia de operaciones en el proceso. Los dibujos de ensamble representan la fabricación de un producto. Las rutas describen los pasos operacionales que acompañan al flujograma del proceso.
Puntos de control
Los puntos de control regulan la calidad del trabajo o brindan retroalimentación. Se establecen para administrar la variación natural que ocurre en los procesos físicos.
Eficacia
La eficacia difiere de la retroalimentación en que mide a ésta contra los objetivos del proceso. La eficacia se evalúa mejor por medio de mediciones, internas y externas.
Las mediciones externas de eficacia deben reflejar los requerimientos del cliente. Las mediciones internas deberán reflejar los requerimientos de los clientes internos y externos.
Así, las mediciones internas de eficacia deberán ir del límite externo (por ejemplo, requerimientos del cliente) al límite inicial del proceso. Los flujogramas integrados que reflejan requerimientos establecidos son útiles para medir la eficacia.
Muchas veces es más fácil identificar la ineficacia que la eficacia. Los siguientes son algunos síntomas que sugieren un proceso ineficaz.
- Quejas de cliente.
- Productos de calidad inconsistente.
- Carencia de conciencia de la calidad del rendimiento.
- Ausencia de un sistema de acción correctiva.
- Carencia de interés en el cliente.
- Tiempos prolongados de respuesta para corregir problemas.
Eficiencia
La eficiencia es una medición del rendimiento contra los recursos que requiere el logro de tal rendimiento.
Refleja la productividad de las operaciones internas y eficacia de los recursos que se emplean en el proceso. Una medición tradicional de eficiencia es la relación del rendimiento a la capacidad de un proceso.
Al igual que la ineficacia, es más fácil identificar la ineficiencia que la eficiencia. Los siguientes son algunos síntomas de ineficiencia.
- Muchas inspecciones fuera de línea.
- Actividades redundantes, innecesarias o carentes de valor agregado. Acciones correctivas, como retrabajo y conciliación.
- Problemas de proveedores (por ejemplo, mala calidad o retraso en las entregas).
- Costos excesivos en las actividades que agregan valor (por ejemplo, costos elevados de producción).
Flexibilidad
La flexibilidad se refiere a la capacidad del proceso para ajustarse a los cambios, ya sean tecnológicos o de rendimiento.
Además, la flexibilidad comprende la respuesta de un proceso a las variaciones en las condiciones, como requerimientos de rendimiento, limitantes internas y calidad de los insumos.
Un proceso es flexible si es posible modificarlo para enfrentar los nuevos requerimientos sin variaciones importantes. Un proceso adaptable puede requerir ciertos cambios del flujo de trabajo, personal y equipo cuando se requiere un cambina en el proceso, pero éste deberá permanecer intacto en gran medida Los procesos que carecen de flexibilidad tienden a ser limitados en su naturaleza.
Acaso las limitaciones involucren capacidad del equipo, tiempos de producción y ciclos de trabajó, o bien aspectos humano; como habilidades, flexibilidad, resistencia al cambio y otros.
Mediciones
Las mediciones proporcionan una base estadística para controlar el flujo de trabajo y administrar la variación. En otras palabras, proporcionar una base para la retroalimentación.
Las mediciones continuas son inherentes a cualquier proceso bien dirigido, ya que verifican que el pro dudo cumplirá las especificaciones. Además, las mediciones continua; permiten que el proceso se adapte a las variaciones naturales que ocurren en el mismo.
La mayoría de las organizaciones que antes se basaban sólo en las mediciones al final de la línea, o en controles finales de calidad, ahora descubren lo costoso de ese enfoque, desde el punto de vista del desperdicio y retrabajo.
Las medidas y el análisis de las mismas con técnicas estadísticas, como el análisis de Pareto y las gráficas de variación, son útiles para manejar operaciones repetitivas.
Asimismo, las organizaciones también requieren medir los productos contra los requerimientos del proceso retirar el producto del proceso.
Un proceso que no es susceptible de medición es mucho más difícil de controlar. Sin embargo, todos los productos. son medibles; así, todos los procesos lo son. El truco consiste en escoger las características adecuadas a medir.
Acción correctiva
La acción correctiva es la que se requiere para corregir las variaciones naturales en un proceso. En un proceso bien diseñado y administra-do, la retroalimentación interna de las mediciones, en uno o más puntos de control, identifica la necesidad de la acción correctiva antes de producir artículos de calidad inferior.
El proceso se ajusta con rapidez para corregir las variaciones, y la eficacia y eficiencia del proceso no sufren, a pesar de las variaciones naturales. La retroalimentación y la acción correctiva son el núcleo del control de procesos; sin ellos, el proceso pierde la repetibilidad, calidad y consistencia.
Fuente: Apuntes de Introducción de Sistemas de Producción de la Unideg