En relación a la clasificación de los papeles de trabajo, considero que existen dos básicamente:
En función del tiempo
a) Archivos ordinarios, temporales o de revisión del año. Son los papelesque contienen datos que se relacionan básicamente con auditoría de un sólo periodo y sustentarán la opinión de las cifras de un ejercicio. Ejemplo: estados de cuenta, facturas, pólizas, estados financieros, confirmaciones de saldos.
b) Archivos de carácter permanente (AP), expediente continuo de auditoría (ECA). Estos papeles de trabajo contienen información útil para el desarrollo de futuras revisiones. Ejemplo: Acta constitutiva, actas de asamblea, contratos, etc.
Cabe señalar que ésta es la clasificación a la cual se apega la normatividad emitida por la CONPA, quien prefiere denominarlos con los términos de archivos ordinarios y de carácter permanente.
Función del tipo de papel de trabajo
Antes de explicar este tipo de clasificación, es menester señalar que el tecnicismo cédula de auditoría lo entenderemos en el sentido que rescata Téllez Trejo al señalar: “la auditoría es un proceso de análisis, y la cédula es el documento que representa el análisis, o que consigna procedimientos de verificación o incluye información sobre las cuentas o ciertos aspectos del negocio”.
Así las cosas, un legajo de auditoría estará conformado de cédulas, y aquellas que tradicionalmente elabora el auditor y su equipo son las que se incluyen en la siguiente clasificación:
a) Hoja de trabajo. Es aquella en la cual se concentran los saldos que sirvenpara elaborar los estados financieros, dividida en activos, pasivo, capital y resultados. Generalmente incluye columnas para los siguientes datos: cuenta, saldo del ejercicio anterior, saldo del ejercicio, debe, haber, ajustes, reclasificaciones, saldos según auditoría y referencia a otros papeles de trabajo.
b) Cédula Sumaria. En este tipo de cédula se incluyen básicamente las mismas columnas que en una hoja de trabajo, sólo que exclusivamente incluirá un rubro de los estados financieros. Téllez Trejo establece al respecto que “es un documento que resume las cifras correspondientes a un grupo homogéneo de conceptos que se encuentran analizados en otras cédulas”66
c) Cédula Analítica. la forma de esta cédula no es uniforme debido a queincluye el desarrollo de algún procedimiento de auditoría que nos sirva para llegar a una conclusión y que afecte o se incluya dentro de la cédula sumaria.
d) Cédula subanalítica. Es la explicación más detallada de alguna parte de lacédula analítica.
e) Memoranda de auditoría e información corroboradora. Se refiere adatos escritos preparados por el auditor en forma narrada; podrán incluir comentarios respecto a los resultados de los procedimientos de auditoría y las conclusiones a las que llegó al realizar el trabajo. La documentación de información corroboradora incluye resúmenes de las actas de las juntas de directores; respuestas de confirmación; propuestas por escrito por parte de la administración y terceros; y, copias de contratos importantes.
A continuación se retomará la primera clasificación; el archivo permanente incluye la información que se ha acumulado de las auditorías en curso y de periodos anteriores y será necesaria en las futuras; permite obtener una visión rápida del historial financiero y operaciones de la empresa y resume brevemente las partidas recurrentes que deben revisarse, evitando la necesidad de tener que leer de nuevo los documentos del cliente, año tras año.
El auditor utiliza el archivo de papeles de trabajo del periodo anterior y el permanente como fuente de información para planear a cabo la auditoría del periodo en curso.
El archivo permanente generalmente incluye los siguientes elementos:
– Indice; debería colocarse sobre la tapa dentro de una misma tabla en donde se incluye una lista impresa de los elementos que suelen incluirse en el archivo permanente
– Copias o extractos de la escritura constitutiva y de los reglamentos de la sociedad
– Resúmenes de las actas de asambleas
– Estructura organizacional plasmada en el organigrama de la entidad
– Catálogo de cuentas
– Guía contabilizadora
– Resumen de las políticas contables
– Descripción general del sistema contable, incluido el control de inventarios y el sistema de costos
– Relación de los impuestos federales y locales a los que está obligada
– Extracto de los contratos y convenios importantes
– Explicación general del flujo de las operaciones más importantes de la entidad
Por otra parte, el archivo ordinario en términos generales puede incluir lo siguiente:
– Memorándums y correspondencia e instrucciones de auditoría
– Cuestionario de control interno o método por el cual se documentó su estudio y evaluación.
– Programa de trabajo general y específico
– Confirmaciones y declaraciones obtenidas
– Dictamen de auditoría
– Carta de observaciones y sugerencias del control interno
– Carta de declaraciones de la administración
– Hoja de trabajo
– Estados financieros auditados
– Cédulas sumarias
– C édulas analíticas
– Copias de la documentación comprobatoria por sección
– Control de horas
– Memorándums referentes a las investigaciones sobre acontecimientos inusuales o importantes
– Relación de deficiencias detectadas en el control interno
– Puntos pendientes
– Notas para auditorías subsecuentes