Introducción a la teoría de sistemas

Introducción

El estudio sobre la teoría de sistemas proporciona herramientas para conocer el comportamiento de los sistemas. En un sentido amplio, la Teoría de Sistemas se presenta como una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo transdisciplinarias. En la Teoría de Sistemas se caracteriza por su perspectiva holística e integradora, en donde lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen. Arnold, M. (1998).

Definición, objetivo y tipos de sistemas

Según el diccionario de la real academia de la lengua un sistema es un «conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a determinado objeto. De igual forma Aracil, J. (1992) argumenta un sistema es un objeto formado por un conjunto de cosas o partes, entre las cuales se establece alguna forma de relación que las articula en la unidad que es el sistema. También, el concepto de sistema se refiere a una abstracción de la estructura o conjunto de relaciones entre elementos o subsistemas, sus funciones o procesos y productos en interacción con un ambiente. También se concibe sistema como un método o modelo teórico interdisciplinario orientado al análisis del comportamiento de fenómenos inorgánicos (físicos) y orgánicos (seres vivos, seres humanos), que, mediante una estructura en interacción con su ambiente en movimiento, logran sinérgicamente unos procesos, un producto (Martínez, 2002 citado por Oviedo, W. 2011. Pág. 13).

La influencia ejercida sobre alguno de los elementos del sistema le afectará globalmente debido a la interrelación entre los elementos, que busca la autorregulación o equilibrio del propio sistema. Si el sistema recibe influencias del mundo exterior, se trata de un sistema abierto, en contraposición a un sistema cerrado (Andersen, 1998 citado por Oviedo, W. 2011. Pág. 13), de acuerdo entonces a lo anterior se puede determinar que existen varios tipos de sistemas siendo los principales:

Los sistemas en cuanto a su constitución se pueden clasificar como físicos o abstractos (hardware y software), y en cuanto a su naturaleza en abiertos y cerrados.

Los elementos que conforman un sistema tienen que ver directamente con el flujo normal de todo el desarrollo del sistema, es decir se tendrán información o datos de entrada, estos se procesaran y arrojaran unos resultados
(salida).

Propiedades emergentes

El término “propiedad emergente” en general se refiere a aquellas propiedades de un sistema que son distintas de las propiedades de los componentes individuales y que resultan de las interacciones entre sus partes. Tales propiedades no pueden predecirse fácilmente con base en las propiedades de los componentes individuales y desaparecen cuando el sistema se reorganiza o descompone. Los procesos emergentes se distinguen de los “procesos causales directos” los cuales tienden a ocurrir en sistemas con partes interdependientes y bien diferenciadas que interaccionan de manera restringida y secuencial. Un ejemplo de este tipo de proceso lo constituye la circulación sanguínea, Talanquer, V. (2006).

A continuación te enlisto cuáles son las propiedades de los sistemas:

• Sinergia: la suma de las partes del mismo es diferente del todo.
• Entropía: proceso mediante el cual un sistema tiende a consumirse y morir
• Homeostasis: equilibrio interno del sistema mediante la autorregulación o el auto control
• Recursividad: se formula como la definición de un sistema en términos mas simples de si mismo
• Equifinalidad: un sistema a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final

Clasificación de los sistemas de información

Para Peralta, M. (2009), los sistemas de información están diseñados para cumplir varios objetivos específicos, los cuales están direccionados para satisfacer las siguientes necesidades:

• Automatizar procesos
• Brindar información que sirva de apoyo en el análisis y toma de decisiones
• Permitir a la empresa y organización lograr ventaja competitiva a través de su implantación y uso

De acuerdo a su objetivo los sistemas de información se clasifican en:

Sistemas transaccionales

Son aquellos sistemas de información cuya finalidad tiene que ver con la automatización de procesos operativos dentro de una empresa u organización, pues su función es procesar todo tipo de transacciones como pagos, cobros, abonos, entre otras, Peralta, M. (2009).

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

Son aquellos sistemas de información que soportan todo el proceso de toma de decisiones, están direccionados para apoyar las actividades y funciones desarrolladas por los ejecutivos y alta gerencia.

Sistemas estratégicos

Son sistemas de información que se desarrollan con la finalidad de lograr ventaja competitiva, mediante el uso de tecnologías de la información.

Introducción al pensamiento sistémico

Para Martínez, M. (2013) el pensamiento sistémico contempla el todo y las partes, así como las conexiones entre las partes y estudia el todo, para poder comprender las partes.

El pensamiento sistémico es la base de un razonamiento claro y de una buena comunicación, una forma de profundizar y ampliar nuestro punto de vista. Las explicaciones obvias y los criterios mayoritarios no son siempre los acertados. Desde una perspectiva diferente y más amplia, se puede averiguar qué es exactamente lo que ocurre y adoptar las medidas más adecuadas a largo plazo.

La culpa está casi siempre mal enfocada, pues las personas actúan lo mejor que pueden dentro del sistema en el que están involucrados. Es la propia estructura del sistema, no el esfuerzo de las personas que lo forman, lo que determina los resultados. Para ejercer alguna influencia, es preciso comprender la estructura del sistema. El pensamiento sistémico es un instrumento fundamental para guiarse a uno mismo y dirigir a otros con eficacia. Sirve para comprender la complejidad de un proceso y descubrir la forma de mejorarlo. También resulta útil para crear y dirigir equipos, ya que cada equipo de personas funciona como un sistema.

Ciclos de vida de los sistemas de información

Cualquier sistema de información pasa por una seria de etapas durante todo su ciclo de vida, dentro de las cuales se pueden enunciar las siguientes:

• Planificación
• Análisis
• Diseño
• Implementación
• Pruebas
• Instalación o despliegue
• Uso y
• Mantenimiento

Comprender el problema implica todo un proceso de análisis, considerar posibles soluciones tiene que ver directamente con el proceso de diseño, llevar a cabo la solución significa todo el proceso de implementación y comprobar que el resultado obtenido es el adecuado y efectivo implica todo un proceso de prueba, pero para que cada actividad funcione es necesario partir de una excelente planeación.

Componentes de los sistemas de información

Todo sistema de información tiene que ver con un conjunto de elementos o partes que se relacionan entre sí, para lograr un objetivo, el cual tendrá que ver directamente con la toma de decisiones. Los sistemas tienen diferentes componentes los cuales permiten que cada uno de los procesos, puedan desarrollarse de manera efectiva, según Fuentes (2003) los componentes de un sistema de Información son los siguientes:

Recursos humanos

Constituidos por personas que interactúan con el Sistema de Información. Éstos pueden ser a su vez:

• Operadores de computadoras: personas encargadas de conseguir la información y llevarla al sistema.
• Especialistas en Sistemas de Información: analistas y programadores de sistemas que desarrollan y operan los Sistemas de información.
• Usuarios finales: llamados también clientes, que usan un sistema de información ya generado. Pueden ser: trabajadores de oficina, clientes o gerentes.

Hardware

Constituidos por los dispositivos físicos utilizados en el procesamiento de información. Los equipos se subdividen en los siguientes elementos:

• Unidades centrales de proceso (CPU): conocidas como procesadores centrales, contienen microprocesadores y se constituyen en el cerebro de la computadora.
• Memoria Principal: lugar donde se almacenan datos y programas que luego serán procesados por el CPU. Se divide en dos tipos de memoria:
  • La memoria RAM: espacio donde están los programas y datos antes de ejecutarse o
    procesarse.
  • La memoria ROM: área donde la información guardada, contiene información y programas
    ejecutados con frecuencia y cuyo contenido no varía con el tiempo.

Dispositivos periféricos

Elementos conectados al CPU y sirve como vía de comunicación entre la computadora y el usuario. Se divide en tres dispositivos:

1. Los dispositivos de entrada: usados para introducir datos y dar órdenes a la computadora. Los más comunes son el teclado, mouse, escáner y cámaras.
2. Los dispositivos de almacenamiento: utilizados para guardar información que no se pierde al apagar la computadora y que se pueden eliminar de ser necesario. Los más comunes son los discos duros.
3. Los dispositivos de salida: usados para comunicar la información obtenida hacia el exterior. Las unidades más utilizadas son los monitores y las impresoras.

Software

• Software del sistema: son programas del sistema operativo computacional. Por ejemplo Windows MR.
• Software de aplicación: son programas de los usuarios finales. Pueden ser planillas electrónicas, bases de datos, entre otros.

Datos

Pueden ser de muchas formas, incluyendo datos alfanuméricos (compuesto de letras y números); pueden también estar compuestos de textos, oraciones o párrafos; imágenes (gráficos y figuras); o audio y video.

• Redes de comunicación: permiten unir los equipos computacionales y así compartir información. Los elementos de redes incluyen:
• Medios de comunicación: los cuales pueden ser:
  • Medios conductores: transmiten datos gracias a impulsos eléctricos (cables coaxiales) o de luz (fibra óptica).
  • Medios radiados: transmiten datos por medio de frecuencias (ondas de radio, microondas, satélite) o de luz (infrarrojos).
• Soportes de redes: Incluye los recursos humanos, hardware y software que ayudan a utilizar redes de comunicación. Sus componentes son:
  • Los procesadores de comunicaciones: los módems y procesadores que permiten intercomunicar redes.
  • El software de control de comunicaciones: sistemas operacionales de redes y paquetes de navegadores para Internet.

Información

Según Chiavenato, I. (2006): La información es un conjunto de datos con un significado, o sea, que reduce la incertidumbre o que aumenta el conocimiento de algo. En verdad, la información es un mensaje con significado en un determinado contexto, disponible para uso inmediato y que proporciona orientación a las acciones por el hecho de reducir el margen de incertidumbre con respecto a nuestras decisiones.

El conocimiento y su gestión

Para Valhondo, D. (2003): El conocimiento es un conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje (a posteriori), o a través de la introspección (a priori). En el sentido más amplio del término, se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo.

Para el filósofo griego Platón, el conocimiento es aquello necesariamente verdadero (episteme). En cambio, la creencia y la opinión ignoran la realidad de las cosas, por lo que forman parte del ámbito de lo probable y de lo aparente. El conocimiento tiene su origen en la percepción sensorial, después llega al entendimiento y concluye finalmente en la razón. Se dice que el conocimiento es una relación entre un sujeto y un objeto. El proceso del conocimiento involucra cuatro elementos:

1. Sujeto
2. Objeto
3. Operación y
4. Representación interna (el proceso cognoscitivo)

Gestión del conocimiento

Según Valhondo, D. (2003): La gestión del conocimiento tiene que ver con el uso de los computadores y comunicaciones para ayudar al ser humano a recopilar y aplicar sus datos; es la transformación del conocimiento en negocios, aprendiendo mediante la transformación de la información en conocimiento. La gestión del conocimiento es la actividad organizacional de creación del entorno social e infraestructura para que el conocimiento pueda ser:

• Accedido
• Compartido y
• Creado

Retroalimentación del conocimiento

También llamado feedback, este proceso consiste en la entrega de la información con el propósito de mejorarle y realmente convertirla en conocimiento; la retroalimentación de la información puede ser positiva o negativa dependiendo del resultado del direccionamiento de dicha información, es decir, si mediante la devolución realmente posee un valor verdadero y cuantificable es positiva, de lo contrario cuando no tiene valor significativo y no es cierta se convierte en negativa. La retroalimentación o feedback, a nivel de conocimiento, significa un método de control para que la verificación de que la información, después de su análisis, realmente dé como resultado el conocimiento.

La globalización en el sistema de información

Los sistemas de información son reconocidos como un arma estratégica que se usa para la obtención y mantenimiento de una ventaja competitiva, bien, actuando sobre el producto o sobre el proceso: para de esta manera mejorar el rendimiento de la empresa, y la competitividad, facilitando nuevas maneras de organizar y gestionar, para llevar a cabo nuevos negocios. La globalización y la tecnología también desatan amenazas en las empresas comerciales, debido al desarrollo de la comunicación global y sistemas de administración, ya que los consumidores ahora obtienen información de precio y calidad de los productos las 24 horas del día. Para ser empresas competitivas se necesitan sistemas de información y de comunicación eficientes y eficaces (Laudon y Laudon, 2004).

Capital intelectual

El Capital Intelectual lo podemos definir como el conjunto de activos Intangibles de una organización que, pese
a no estar reflejados en los estados contables tradicionales, en la actualidad generan valor o tienen potencial de
generarlo en el futuro, Euroforum, (1998). Los conocimientos de las personas clave de la empresa, la satisfacción de los empleados, el know-how de la empresa, la satisfacción de los clientes, entre otros, son activos que explican buena parte de la valoración que el mercado concede a una organización y que, sin embargo, no son recogidos en el valor contable de la misma.

Para Euroforum (1998), el Capital Intelectual se compone de: