Tecnología de la información
Según Adell, J. (1997) Las tecnologías de la información y la comunicación han desempeñado un papel fundamental en la configuración de nuestra sociedad y nuestra cultura. Pensemos en lo que han significado para historia de la Humanidad la escritura, la imprenta, el teléfono, la radio, el cine o la TV. Parafraseando la definición de González, Gisbert et al., (1996, pág. 413), entendemos por «nuevas tecnologías de la información y la comunicación» el conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas herramientas (hardware y software), soportes de la información y canales de comunicación relacionados con el almacenamiento, procesamiento y transmisión digitalizados de la información.
Estrategias y tácticas
Para Francés, A. (2006) una estrategia se refiere a la combinación de medios a emplear para alcanzar los objetivos, en presencia de incertidumbre. La estrategia debe ser flexible y está sujeta a modificaciones a medida que cambia la situación y se dispone de nueva información. Una estrategia bien formulada permite canalizar los esfuerzos y asignar recursos de una organización y la lleva a adoptar una posición singular y viable, basada en sus capacidades interna (fortalezas y debilidades), anticipando los cambios en el entorno, los posibles movimientos del mercado y las acciones de sus competidores (oportunidades y amenazas). Y la táctica es el proceso en que se conjugan todas las posibilidades físicas, técnicas, teóricas, psicológicas y demás, para dar una solución inmediata a las disímiles situaciones imprevistas y cambiantes que se crean en condiciones de oposición. (Ms.C. Alain Alvarez 2002).
| Estratégico | Táctico |
|---|---|
| Son los asuntos de largo plazo (Visión) | Es la gestión de la oferta y la optimización de los costos. |
| Se refiere a la gestión de la demanda y a la optimización de beneficios de las aplicaciones. | Son aquellos aspectos de naturaleza operativa a corto plazo. |
Sistemas de información vs tecnología de la información
Para este caso los sistemas de información se convierten en la estrategia, son los asuntos a largo plazo que se determinan para alcanzar los objetivos propuesto de la organización, mientras que las tecnologías de la información representan esas tácticas o aspectos de naturaleza operativa a corto plazo que se conjugan para dar una solución inmediata.
Evolución de los sistemas y el valor para la organización
Según Hernández, A. (2010), Los Sistemas de información han ido evolucionando durante los últimos años hasta constituir los denominados sistemas de información estratégicos. Primeramente, los Sistemas de Información empresariales eran considerados como un instrumento simplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual se facilitaban los tramites y reducía la burocracia. Su finalidad era básicamente llevar la contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo.
Posteriormente el desarrollo de la informática y las telecomunicaciones permitieron incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de información en el menor espacio posible, lo cual aumentó en las organizaciones el interés en los sistemas de información. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las tecnologías y sistemas de información permitían a la empresa obtener mejores resultados que sus competidores, constituyéndose por si mismas como una fuente de ventaja competitiva y una poderosa arma que permitía diferenciarse de sus competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de información se constituyeron como una de las cuestiones estratégicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificación empresarial.
Dada la clasificación de K y J Laudon, los primeros sistemas de información en desarrollarse fueron los sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de información para la administración y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones, así como los sistemas estratégicos.
Significado básico de un sistema de información y su grado de formalidad
Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.
A la hora de clasificar los sistemas de información existen varios criterios, los cuales tienen que ver directamente con su enfoque y aplicabilidad. Uno de los criterios de clasificación es el grado de formalidad el cual conlleva a que su clasificación se pueda definir como formales e informales. Los sistemas formales de información son aquellos que se apoyan en definiciones fijas y aceptadas de datos y procedimientos y que operan en conformidad con reglas predefinidas, mientras que los sistemas informales de información se basan en reglas de comportamiento no establecidas.
Nivel de automatización y administración de los sistemas de información
En el desarrollo de las organizaciones ha permitido la posibilidad de transcender en la evolución de los sistemas
de información a tal punto que el nivel de automatización y administración de estos ha requerido una participación activa y fundamental incluso para el proceso de toma de decisiones. El nivel de automatización de los sistemas de información ha llevado a la posibilidad de contar hoy con diferentes tipos de sistemas de información los cuales beneficien a cada una de las áreas funcionales de la empresa. A continuación, se detalla los diferentes niveles de automatización de los sistemas de información y su administración efectiva.
| Sistema de soporte general | (SSG) |
| Sistema de información administrativa | (SIA) |
| Sistema de procesamiento de datos | (SPO) |
| Sistema de trabajo del conocimiento | (STC) |
| Sistema de apoyo a las decisiones | (SAD) |
| Sistema de automatización de oficina | (SAO) |
Relación con la toma de decisiones
Hoy los sistemas de información (SI) en las organizaciones tienen directa relación en el proceso de toma de decisiones, precisamente porque su diseño e implementación se enfoca directamente para satisfacer esta necesidad; cada tipo de SI está direccionado a automatizar los procesos de una o varias áreas pero al mismo tiempo se implementa para apoyar el proceso de toma de decisiones de cualquier empresa, generando informe, estadísticas, presupuestos o cifras que permitan observar la situación real de una organización, los sistemas de soporte gerencial se han convertido en los aliados principales de los gerentes, socios, inversionistas, lideres, entre otros, debido a que con la facilidad de obtener información efectiva y actualizada se puede llegar a tomar decisiones importantes y definitivas para la organización.
Los sistemas de información en el mundo de hoy están teniendo un proceso de desarrollo con mayor grado de aceleración que en otros tiempos, debido a que los mercados cada vez se vuelven más competitivos y con mayores exigencias orientadas a la productividad, para lo cual dentro de las estrategias para el efectivo manejo de la empresa, se hace necesario la implementación de un sistema de información completamente contextualizado y orientado hacia las necesidades propia de cada entorno organizacional, el tener información y datos de forma oportuna y además actualizada es una fortaleza competitiva frente a sus competidores.
Los sistemas de información deben estar direccionados no solo a la automatización de procesos netamente operativos, además como valor agregado deben suministrar información importante como resultados de la integración de las áreas funcionales y además permitir la posibilidad de tomar decisiones importantes para el correcto y buen desarrollo de la organización.
Estructura de los problemas
En el contexto empresarial la tecnología ha incursionado de tal forma que no es fácil concebir una empresa exitosa, sin el apoyo de un grupo de herramientas tecnológicas respaldando su sistema de información. Es importante entonces conocer como hoy las empresas u organizaciones, con respecto al proceso de toma de decisiones se apoyan en los sistemas de información gerenciales, con el fin de hacer más eficientes y efectivos cada uno de los procesos y procedimientos que desde cada uno de los subsistemas alimentan al sistema general, y de esta forma poder abordar de forma oportuna las oportunidades de mejora que pueden hacer que el logro de los objetivos se convierta en un proceso efectivo.
Estructurar los problemas tiene relación directa con el proceso de planeación y sobre todo desde el punto de vista de la toma de decisiones. Koontz y Weihrich definen la toma de decisiones “como la selección de un curso de acción entre alternativas”, el cual se encuentra en el núcleo de la planeación. Es decir; que para ellos la toma de decisiones es parte de un proceso denominado «planeación».
Factores de formulación
De esa forma, la toma de decisiones es una parte clave del proceso de planeación, ya que es la parte que decreta y anuncia como se realizará una acción para alcanzar un objetivo o meta. Tomando en cuenta que la misma planeación es también un proceso de decisión. Así mismo, los autores proponen cuatro pasos a seguir, que se deben contemplar, los cuales conducen a la toma de decisiones:
Elaboración de premisas
Según los autores, este paso debe basarse en la “racionalidad”. Es decir, por grande o complejo que pueda ser el problema, y sin embargo no se detecta. Las decisiones para solucionarse deben ser con aras de solucionar el problema que se percibe y los que pueden venir en un futuro. La aplicación de la racionalidad limitada o circunscrita, no es basar el problema en lo que a simple vista se encontró, sino también en lo puede haber (y no se evidencia) y ocasionará en un futuro. En este caso, la racionalidad está basada en aceptar el problema, pero aplicando la decisión satisfactoria. Tomando en cuenta las metas u objetivos que se quieren alcanzar para y en el futuro.
Identificación de alternativas
Este paso se basa en la búsqueda de alternativas. En este punto, los autores afirman que puede existir una variedad de alternativas; pero que todas no se pueden analizar. En ese sentido, ellos abogan a que “a menudo el ingenio, la investigación y el sentido común descubrirán tantas posibilidades que no será posible evaluarlas todas”, lo cual ese hecho llevará a seleccionar la mejor alternativa. Entiendo que existe un factor limitante o estratégico. Es decir, si “se reconocen los factores limitantes de una situación determinada es posible reducir la búsqueda de alternativas a aquellas que superen estos factores”.
Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada
Este punto se basa en evaluar las alternativas apropiadas; de esa cuenta, se seleccionará aquella alternativa que contribuirá a lograr la meta. Sin embargo, en este punto no se debe obviar la toma de decisiones sobre los otros pasos de la planeación (selección de las metas, premisas críticas e incluso con respecto a la selección de las alternativas). Asimismo, para la evaluación de las alternativas y la posterior selección de una de ellas; se debe tomar en cuenta dos factores: los cuantitativos y los cualitativos.
Elección de una alternativa (tomar una decisión)
Es la toma de la decisión final, es decir: la selección de una alternativa, la cual se usará para lograr la meta u objetivo deseado.
Tipo de problemas
Hay coincidencia entre los especialistas en clasificar los problemas y las decisiones en dos grupos: los problemas y decisiones “estructurados” y los (as) “no estructurados”. Las Decisiones Estructuradas (Programadas) son las que se toman para resolver problemas y situaciones que se producen de manera rutinaria, sistemática, por ejemplo: el sueldo a pagar a un trabajador, cómo proceder ante la devolución de mercancías por los clientes, los procedimientos para extraer mercancías del almacén. Se establecen mediante la definición de políticas, procedimientos, sistemas de trabajo, definición de la autoridad para aprobar documentos, excepciones, entre otros. Una tarea del dirigente, en esta esfera, es identificar las actividades y situaciones que se presentan de manera repetitiva y definir los instrumentos que le permitirán decidir “por una sola vez” cómo deben resolverse esos problemas. Las Decisiones No Estructuradas son las que se toman para resolver problemas que no se presentan constantemente y que requieren soluciones únicas, como pueden ser:
- Adquisición de una nueva tecnología
- Aprobación de un plan de mercadotecnia
- Asignación de recursos
- Cómo mejorar las relaciones con la comunidad
Según los especialistas, este es el tipo de decisiones que, con mayor frecuencia, tienen que tomar los dirigentes. Estas situaciones exigen soluciones innovadoras, que no pueden seguir políticas trazadas. Para este tipo de decisiones se utilizan procesos de análisis de problemas, grupos de expertos, contratación de estudios especiales, entre otros.
Fuente de los problemas
El primer paso en la toma de decisiones es identificar el (los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir. Para Drucker, una de las habilidades principales de un dirigente es su capacidad para identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más importantes que deben mejorarse en su organización. Existe un problema cuando:
- Existe una discrepancia entre lo que ocurre y lo que debería estar ocurriendo
- Quiero hacer algo al respecto
- Hay algo que yo pueda hacer
Lo primero que se destaca es que, para resolver un problema, es decir, tomar una decisión, usted tiene que estar dispuesto a enfrentarlo y, por tanto, asumir las consecuencias. Lo segundo, es que usted tenga alguna certeza de que pueda hacer algo para resolverlo, de lo contrario, no tiene sentido que dedique tiempo y energías a enfrentar “ese problema” que, como dicen los especialistas está “fuera de su área de influencia”. Estos son criterios que se aplican para determinar las prioridades sobre los problemas de que se ocupará el dirigente. Las principales fuentes de información a las que puede acudir un dirigente para identificar problemas son:
- Incumplimiento de planes.
- Desviación (disminución, deterioro) de resultados anteriores.
- Quejas de clientes.
- Desempeño de competidores, que pueden ocasionar pérdidas de clientes y mercados a la empresa.
- Preocupaciones sobre el desempeño y resultados de su entidad que le planteen sus superiores, colegas, inclusive subordinados.
- Cambios en el entorno que modifican tecnologías, tendencias en el mercado, expectativas de clientes, entre otros factores.
Varios especialistas proponen que la identificación de problemas se asuma como una búsqueda de oportunidades. Stoner plantea: “No siempre está claro si la situación que enfrenta un administrador presenta un problema o una oportunidad. Así, las oportunidades no aprovechadas crean problemas a las organizaciones, y a menudo se encuentran oportunidades mientras se explora un problema”.