Concepto
El instructivo es un medio de comunicación que dirige la organización a sus empleados. En él se establecen, paso por paso, los procedimientos a seguir, indicando los objetivos que persigue cada secuencia del procedimiento, las formas a utilizar, el trámite a seguir, etc.
El instructivo como instrumento de los procedimientos y programas
En el Departamento de recursos humanos existen labores que afectan directamente a todo el personal de una empresa. Ejemplifiquemos con reclutamiento y selección de elementos: cuando en un departamento se presenta una vacante, resulta evidente que el jefe de esa dependencia debe saber qué hacer para cubrirla. ¿Una requisición de personal? ¿Quién la autoriza? ¿Cuánto debe pagarse en ese puesto? etc.
En una adecuada planeación de esta área deben establecerse los procedimientos que contesten todas las interrogantes de dicho jefe, de manera que se eviten no solo pérdida de tiempo en la solicitud del personal, sino, lo que es más importante, las confusiones y molestias que esto ocasiona. Resulta pues de suma importancia tener un instructivo que exponga con claridad qué debe hacerse.
Contenido y forma
Un instructivo debe ser elaborado para todas y cada una de las funciones que afecten a la mayor parte del personal, pues esta es la forma más segura de que la comunicación resulte efectiva, de que se consiga fluidez en las operaciones. En los instructivos se indica la forma de resolver muchos de los problemas a los cuales los supervisores se enfrentan dentro de la administración de recursos humanos.
En los instructivos, los niveles superiores tienen un medio de influencia muy poderoso para normar las relaciones con los miembros de la organización. Recuérdese que cada supervisor es representante de la organización desde el punto de vista legal (Art. 11 de la Ley Federal del Trabajo). Un instructivo debe ser concreto y preciso, claro, sencillo, entendible, de modo que no se pierda tiempo en estar descifrando lo que se quiso decir.