El proceso de identificar y clasificar cada respuesta con una clasificación numérica u otros símbolos se conoce como codificación. La asignación de símbolos numéricos permite la transferencia de los datos de los cuestionarios a la computadora. Los códigos permiten que los datos se procesen en la computadora. Los investigadores organizan los datos codificados en campos, registros y archivos.
Un campo es un conjunto de caracteres. Un carácter es un solo número, letra o símbolo especial, como un signo de interrogación, que presenta un solo tipo de datos. Un registro es un conjunto de campos relacionados, y un archivo es un conjunto de registros relacionados. Los archivos, registros y campos se almacenan en cintas, discos o discos duros. Cada estudio de investigación se graba en un archivo, quizá almacenado en un disco, de todos los cuestionarios terminados.
El archivo contiene un registro de cada cuestionario. Cada registro tiene un campo para diversos tipos de información de cada entrevistado y para las respuestas codificadas que dieron los entrevistados a cada pregunta.