Contenido: Introducción. Fase uno: planificación estratégica / marco estratégico. Fase dos: Planificación empresarial, funcional y de acción.
Objetivo: Al finalizar la competencia describirá los momentos ideales para planificar, sin error.
Introducción
No existen reglas rígidas que regulen cuándo planificar en una organización, aquí se ofrecen algunas directrices:
- Antes de empezar algo nuevo (proyectos), se necesita un proceso de planificación a gran escala.
- La puesta en práctica requiere un seguimiento constante, de modo que, la planificación de acción pueda revisarse y alterarse en caso de requerirse.
- La planificación anual (revisión de la estrategia cada dos años y evaluación de las actividades como base para una planificación en detalle de actividades anuales), con frecuencia, debería tener lugar a finales, para que diera tiempo a poner en marcha planes en el nuevo año venidero. Un «año» no corresponde en todos los casos a un año natural. Los años pueden estar determinados, o bien por ejercicios fiscales, o bien por el período cíclico del proyecto.
- La planificación estratégica a gran escala debería realizarse dentro de un período comprendido de uno a tres años, a no ser que el entorno cambie rápida y bruscamente.
Fase uno: planificación estratégica / marco estratégico
Una estrategia requiere tanto un enfoque general, que se fundamenta en la comprensión del gran contexto funcional, como las fuerzas y debilidades y problemas a los que se desea enfrentarse. Una estrategia ofrece un marco en el que trabajar, aclara aquello que intentas alcanzar y el enfoque que hay que usar.
La planificación estratégica le permite a una organización:
- analizar la situación o contexto en el que funciona (social, político y económico), de modo que se entienda el contexto y se pueda formular una visión;
- identificar el problema o problemas, dentro de una situación en la que la organización cree que está bien ubicada para tratarlo;
- reflexionar sobre su sistema de valores para crear parámetros para sus actividades;
- establecer metas por sí misma;
- formular o reformular una declaración sobre la visión y la misión, basada en un análisis e identificación de sus problemas;
- analizar puntos fuertes y débiles a la hora de enfrentarse a los problemas identificados;
- identificar oportunidades y amenazas del entorno que pudieran afectar a su trabajo;
- dar prioridad a las necesidades;
- revisar opciones estratégicas para alcanzar las metas y seleccionar las más adecuadas;
- estructurar adecuadamente la organización
Hecho esto, la organización está preparada para pasar a la siguiente fase de planificación que consiste en la planificación empresarial, funcional y de acción, que convierte una estrategia en una puesta en práctica. Sin la fase de planificación estratégica es probable acabando realizando actividades que no siempre tiene como resultado un esfuerzo coordinado. El plan estratégico mantiene el camino y proporciona una base para encontrar respuestas a preguntas tales como:
- ¿Es éste el tipo de trabajo que hay que estar desempeñando?
- ¿Alcanzaremos los objetivos con estas actividades?
- Considerando que se cuentan con recursos limitados, ¿es ésta la manera más estratégica de actuar?, ¿tendrá el máximo impacto para la inversión de recursos realizada?
- ¿Es ésta la mejor manera de conseguir los objetivos?
Toda nueva organización, proyecto o programa necesita una planificación estratégica para desarrollar un marco estratégico sobre el cual trabajar. Sin embargo, otras organizaciones, proyectos o programas ya existentes necesitan revisar su proceso de planificación estratégica de vez en cuando, pues las situaciones cambian, las estrategias no funcionan y aparecen otras oportunidades disponibles.
Fase dos: Planificación empresarial, funcional y de acción
En esta fase se centra en desarrollar un plan de aplicación para conseguir las metas y objetivos. Por motivos de simplificación, en general nos referimos a este proceso como planificación de acción y al propio plan como plan de acción. Una vez se tiene el plan estratégico, el plan de acción responde a las siguientes preguntas:
- ¿Qué hace falta hacer?
- ¿Cómo se va a hacer?
- ¿Quién lo va a hacer?
- ¿Cuándo tiene que estar acabado?
- ¿Qué recurso se necesita para hacerlo?
Las respuestas a estas preguntas son la base para planificar un presupuesto y así recaudar fondos o ingresos. Todo esto se podría resumir de la siguiente forma:
- Un plan de producción para el proyecto: resume aquello que va ser producido, por ejemplo, 100 talleres, 500 participantes formados, 25 formadores con preparación, etc.
- Un plan de recursos humanos para el proyecto: proporciona detalles sobre cómo se afrontarán los requisitos en cuestión de recursos humanos del proyecto, por ejemplo; dos formadores del personal actual de la organización; 10 formadores con preparación que serán capacitados para llevar a cabo los procesos de formación y que serán seleccionados desde las organizaciones comunitarias en cada región, etc.
- Un plan de duración para el proyecto, muestra la relación existente entre las actividades y aquello que ha de realizarse en primer lugar.
- Un presupuesto sintetizado o un plan financiero para el proyecto, incluye las principales categorías de elementos junto con un plan para hacer circular el dinero.
Realizada la planificación estratégica y de acción, se estará en condiciones para realizar la aplicación.