Un diagrama de flujo del plano geográfico o físico analiza el flujo físico de las actividades. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la producción resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades.
Un diagrama de flujo geográfico referente a la forma cómo un nuevo colaborador ocupa su primer día en la empresa HJH.
Este comienza con un plan geográfico de los edificios en las oficinas principales de HJH. El movimiento del nuevo subalterno, en su primer día de trabajo, aparece trazado sobre el plan geográfico utilizando líneas punteadas.
Para ayudarle a entender la forma de usar éste programa, seguiremos el recorrido del nuevo empleado durante su primer día:
1. El nuevo colaborador firma su entrada en la recepción, y le pide a la recepcionista que llame al departamento de personal.
2. El encargado de personal lo saluda conduciéndolo a su oficina para revisar los procedimientos pertinentes.
3. El encargado lleva al nuevo empleado al departamento médico con el fin de diligenciar los formularios médicos y acuerda una cita con la enfermera para los exámenes requeridos.
4. El subalterno regresa al departamento de personal para completar los formularios de la nómina.
5. El nuevo empleado y el encargado van al área de seguridad para la toma de fotografías y el distintivo provisional de identificación.
6. El funcionario regresa a la recepción para esperar la cita con la enfermera.. Ahora puede moverse sin acompañante, por cuanto ya tiene el distintivo provisional de identificación.
7. El nuevo empleado se dirige al departamento médico para las pruebas de sangre y pide una cita con el médico para el examen físico.
8. El nuevo colaborador regresa al departamento de personal para recibir instrucciones.
9. El encargado lo invita a almorzar.
10. La persona encargada presenta al nuevo empleado a su nuevo jefe y recorren el departamento.
11. El nuevo funcionario va al departamento de personal para enterarse de sus prestaciones sociales.
12. El colaborador revisa el conjunto de prestaciones y elige el plan correspondiente.
13. El nuevo empleado va a la recepción para esperar la reunión de orientación a los nuevos colaboradores.
14. El funcionario asiste a la reunión de orientación.
15. El nuevo empleado regresa a la recepción para esperar la cita con el médico.
16. El nuevo subalterno va al departamento médico para su cita y regresa al departamento de personal.
17. El departamento de personal revisa la lista de nuevos empleados y llama al departamento médico para averiguar si los resultados de los exámenes fueron favorables.
18. El nuevo empleado regresa a la recepción, devuelve el distintivo provisional y firma la salida.
Las primeras impresiones tienen gran importancia. ¿Qué creen ustedes que piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa después de un día de «apúrese y espere»? Probablemente se preguntarán si hicieron bien en ingresar a la empresa.
El análisis rápido de este diagrama de flujo revela el desperdicio de desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una sala especial de espera en el departamento de personal, se reduciría en gran parte la cantidad de tiempo que los empleados gastarían durante el día.
Si el departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona encargada no tendría que acompañar a los empleados a otros departamentos.
Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del departamento de personal.
1. ¿Debe realizarse el examen físico antes que el empleado se presente al trabajo?, ¿no es ésta una parte del proceso de investigación, no un proceso de adoctrinamiento? Si el nuevo colaborador hubiese dejado otro empleo para ingresar a su empresa y, luego, hubiese fracasado en el examen físico, ¿cuál sería la obligación de su empresa para con esa persona?, ¿cuánto tiempo se retrasaría el proceso para incorporar a un nuevo funcionario? Lógicamente, el examen físico ha debido hacerse con anterioridad al primer día del nuevo empleado.
2. Haga que el empleado se presente primero a una pequeña sala de espera en personal. En ese momento el responsable puede proporcionarle una identificación provisional.
3. Desde el departamento de personal, el nuevo funcionario debe ir directamente al área de prestaciones sociales.
4. La reunión sobre adiestramiento del empleado debe realizarse inmediatamente después de la reunión con el departamento de prestaciones sociales.
5. El jefe del nuevo empleado debe reunirse con él al finalizar la reunión de adoctrinamiento y dirigirse luego a seguridad. Debe tomarse una fotografía del nuevo colaborador para el distintivo permanente de seguridad.
6. En seguida, el jefe debe llevar al nuevo empleado a almorzar.
7. El jefe debe acompañar al subalterno al área de trabajo y proceder con el entrenamiento para el cargo.
8. El nuevo empleado debe conservar el distintivo provisional hasta cuando se le entregue uno permanente. Esto le permite salir sin problema de las instalaciones de la empresa.
Cuando se tenga el distintivo permanente para el empleado, el jefe debe devolver a personal el distintivo provisional.
Fuente: Apuntes de Introducción de Sistemas de Producción de la Unideg