Introducción
Depende del tamaño de la organización y del ambiente. Un sistema social es complejo cuando un elemento cualquiera no puede relacionarse directamente con cada uno de los demás elementos de dicho sistema.
Complejidad
Los elementos de complejidad comúnmente identificados son los siguientes: Tamaño, estructura, grado de especialización de las tareas y de las personas, la tecnología, la formalización y el entorno en que interactúa. Cuanto más compleja sea una organización, más serios serán los problemas de coordinación y control de los elementos.
Enfoque clásico y científico
El enfoque clásico, concibe a la organización como un sistema cerrado, regulado por principios enunciados en la teoría clásica, por Henry Fayol (1916), que interactúa en una estructura formal que no considera la influencia del entorno ni los comportamientos humanos. Se enfoca principalmente en la estructura, la división de niveles y funciones y los principios que rigen la organización.
Fayol, reconoce la existencia de áreas funcionales que en la organización se encargan de tareas específicas:
- Funciones Técnicas o de producción, se encargan de la fabricación y transformación de bienes.
- Funciones Comerciales o de mercadotecnia, se encargan de compras, ventas y todo lo relacionado con el producto.
- Funciones financieras o de tesorería, administran el capital y las inversiones.
- Funciones de seguridad, se encargan de la protección de bienes y de personas.
- Funciones contables o de registros, llevan Inventario, balance, precios de costo, estadística y registros.
- Funciones administrativas, que según Fayol definen el acto de administrar en actividades como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
El enfoque científico se le atribuye principalmente a Taylor (1884 – 1906) y se basa principalmente en la búsqueda de la eficiencia, se enfoca en la tarea, en la reducción de tiempos en la línea de producción, en el establecimiento de indicadores y controles de las funciones.
Enfoque Burocrático: Formalización, Normas y comunicación
El enfoque burocrático se basa en la jerarquía de autoridad, para que el mando pueda conducirse mejor y el control sea más seguro, Está asentado en normas y reglamentos para asegurar la disciplina, por esta razón bajo este enfoque, se acentuó la formalización. Todo debía hacerse por escrito, debidamente documentado.
Se llama formalización al establecimiento de las normas y procedimientos que van a regular las relaciones, las dinámicas, la comunicación dentro de la organización y los medios para asegurarse que éstas sean cumplidas.
La formalización no implica necesariamente solo norma escrita, existen comportamientos o valores organizacionales con la fuerza de normas formalizadas, no escritas pero adoptadas y cumplidas de forma estricta.
Sus orígenes se encuentran en la teoría burocrática, según Max Weber, conocido representante de esta teoría, la formalización de las tareas incrementa la eficacia de la organización. Hall, Haas y Johnson, afirman que “la dimensión estructural de formalización incluye el establecimiento de roles, la jerarquía de las relaciones de autoridad, la delimitación de las comunicaciones, normas, sanciones, procedimientos y todo elemento que permita la regulación y control de las dinámicas que se verifican dentro de la organización”. Son muchos los aspectos de la organización que pueden ser formalizados y estandarizados.
La formalización hace referencia al establecimiento de reglas y procedimientos que la organización utiliza para hacer cumplir las normas y la Estandarización, hace referencia a la regulación de esos aspectos, mediante indicadores fijos de lo que se considera ideal o idóneo en cada circunstancia. Podemos distinguir dos niveles de formalización en la organización, uno de carácter operativo que hace referencia a la formalización de reglas y procedimientos relativos al trabajo y otro de carácter regulativo, que hace referencia a la formalización del funcionamiento interno de la propia organización su conjunto.
De igual manera podemos distinguir dos tipos de procedimiento de evaluación del grado de formalización de una organización, uno subjetivo, trata de determinar el grado de formalización de una organización a partir de las percepciones subjetivas de sus miembros y otro objetivo, que utiliza información de registros oficiales.
En las organizaciones muy profesionales, sus miembros suelen rechazar la formalización operativa, es decir, las normas, reglas y procedimientos de la organización, ya que generalmente los profesionales manejan recursos y tecnologías lo suficientemente complejas, que los convierten en expertos y alcanzan habilidades para resolver por sí mismos las diversas situaciones complejas que se les presentan y no quieren estar sometidos o limitados por normas estrictas.
Relaciones organizacionales
Comunicación horizontal y vertical
Son las formas en que se expresan las dinámicas según la división de tareas y la subdivisión de sus miembros dentro de la estructura organizacional.
Comunicación horizontal
Se origina en la división de funciones entre los distintos departamentos, división del trabajo entre sus miembros por razón de la naturaleza o razón de contribución al objetivo, división por áreas de conocimiento necesario para la realización de tareas. La dinámica de comunicación horizontal no implica línea de autoridad entre los individuos según los modelos de estructura clásica.
Comunicación vertical
Se desprende de la jerarquía propia de la división del trabajo, no sólo por las funciones que cumplen cada uno de ellos, sino también, en función del rango. La dinámica de comunicación vertical, es esencialmente formal e implica línea de autoridad y subordinación entre los individuos según su nivel y rango.
La mayoría de las organizaciones concentran el poder en el nivel más alto, dejando prácticamente sin poder los escalones intermedios. Estas dos diferenciaciones son en ocasiones las fuentes más significativas de problemas de control, de comunicación y de coordinación en las organizaciones.
Comportamiento organizacional
El comportamiento se define como el conjunto de respuestas motoras frente a estímulos tanto internos como externos. Dentro del comportamiento, está la conducta y el contexto de las ciencias sociales el comportamiento incluye además de aspectos psicológicos, aspectos genéticos, culturales, sociológicos y económicos.
A una persona, incluso a un grupo social, como suma de personas, se les define y clasifica por sus comportamientos, quizás más que por sus ideas, y esto ya sirve para fijar las expectativas al respecto.
El estudio de los comportamientos humanos ha sido objeto de especial interés en las organizaciones, porque como estructura social es el patrón de las relaciones, posiciones y número de personas que conforman la organización.
La organización implica normas y reglas que son impuestas para garantizar que se funcione acorde a las expectativas del rol social y organizacional, y se imponen sanciones positivas o negativas para asegurar que se cumplan. Estas normas y reglas son la expresión observable de los valores del sistema, es decir, de la organización en particular. Los roles, normas y valores deben integrarse en un sistema y socializarse para que se conviertan en cultura y sea completamente funcional.
Cultura y clima organizacional
Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Edgar Schein considerado un clásico en este tema plantea:
La cultura es un fenómeno profundo (….) complejo y de difícil comprensión, pero que vale la pena esforzarse por entenderla, dado que mucho de lo que hay de misterioso e irracional en las empresas, se esclarece una vez que alcanzamos este objetivo”
La cultura organizacional según Shein (citado por Armstrong, 1991) es aprendida por los miembros de la organización; establece que dicho aprendizaje se da de dos formas:
- Modelo de Trauma: en el que los miembros de la organización aprenden hacerle frente a una amenaza mediante el levantamiento de un mecanismo de defensa y
- Modelo de Refuerzo positivo: en el cual las cosas que parecen funcionar se asimilan y preservan.
El aprendizaje tiene lugar en la medida en que la gente se adapta y hace frente a las presiones externas y a medida que desarrolla métodos y mecanismos satisfactorios para manejar la tecnología de su organización.
Este factor tan importante dentro de las organizaciones influye en tres áreas de la conducta de los empleados ellas son:
- Valores organizacionales: conceptos de lo que es mejor o bueno para la organización y lo que sucederá y debería suceder. Se refiere a los fines y metas como a los medios;
- Clima organizacional: atmósfera de trabajo de la organización tal y como es percibida y experimentada por los integrantes de la organización. Este aspecto abarca el sentir y la manera de reaccionar de las personas frente a las características y la calidad de la cultura organizacional y de sus valores; y
- Estilo gerencial: la forma en que los gerentes se comportan y ejercen su autoridad. Considerando que ese estilo gerencial puede ser autocrático o democrático. El estilo gerencial está determinado por la cultura y los valores de la organización.
La cultura puede ser transformada; pero el éxito dependerá de la constancia, perseverancia y sobre todo del grado de madurez que tenga la organización. El clima organizacional según Hall (1996) se define como un conjunto de propiedades del ambiente laboral, percibidas directamente o indirectamente por los empleados que se supone son una fuerza que influye en la conducta del empleado.
Brow y Moberg (1990) manifiestan que el clima se refiere a una serie de características del medio ambiente interno organizacional tal y como o perciben los miembros de esta. El clima se refiere al ambiente de trabajo propio de la organización, el cual ejerce influencia directa en la conducta y el comportamiento de sus miembros. En tal sentido se puede afirmar que el clima organizacional es el reflejo de la cultura más profunda de la organización.
El clima determina la forma en que el trabajador percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad y satisfacción en la labor que desempeñan. Una organización tiende a atraer y conservar a las personas que se adaptan a su clima, de modo que sus patrones se perpetúen.